Un système de gestion du temps qui fonctionne vraiment

Beaucoup de gens confondent le suivi du temps pour la gestion du temps. Ils gardent religieusement tout ce qu'ils font chaque jour, pendant des semaines ou même des mois.

Et ensuite ils arrêtent de le faire parce qu'ils n'ont réalisé aucun changement positif. Bien sûr, ils ont éliminé quelques événements et donné la priorité à d'autres. Mais ils n'ont vraiment rien réussi. ils l'ont juste réarrangé. À la fin de leur journée, ils sont toujours énervés et frustrés.

Mais le suivi de la façon dont vous passez votre temps n'est pas la gestion du temps. La gestion du temps consiste à apporter des changements à la façon dont vous passez votre temps.

Pour une gestion efficace du temps, vous devez appliquer un système de gestion du temps qui vous aidera à voir où les changements peuvent et doivent être faits … ce qui signifie que la première étape de la gestion du temps consiste à analyser votre temps réel. déterminez les changements que vous voulez faire.

Catégorisez pour une gestion efficace du temps

Comment gérez-vous réellement le temps? Le secret est dans les catégories. Regardez votre calendrier pour demain. Il est probablement déjà plein d'événements et d'activités que vous espérez accomplir. Pendant que vous travaillez ou après, vous remplissez les espaces vides avec des détails sur ce que vous avez réellement fait.

À la fin de la journée, regardez la liste et étiquetez chaque tâche et / ou événement avec l'une des catégories suivantes. Combien de temps avez-vous réellement passé pendant votre journée de travail:

1) Éteindre les incendies. Un appel téléphonique inattendu. Un rapport nécessaire pour une réunion qui aurait dû être imprimée hier. Un fichier manquant devrait être sur votre bureau. Combien de jours avez-vous réellement passé en mode crise? Pour la plupart des gens, c'est une catégorie négative qui draine leur énergie et interfère avec leur productivité.

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2) Gestion des interruptions. Les appels téléphoniques et les personnes qui passent par votre bureau seront probablement en tête de liste lorsque vous attribuez des événements à cette catégorie. Encore une fois, pour la plupart des gens, c'est une catégorie négative car elle interfère avec (et tue parfois) la productivité.

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3) Effectuer des tâches planifiées. C'est l'utilisation la plus positive du temps pendant votre journée de travail. Vous contrôlez et accomplissez ce que vous avez l'intention d'accomplir. Tâches planifiées peuvent inclure des appels téléphoniques, des réunions avec le personnel, même répondre par courriel - si ce sont des tâches que vous avez mis sur votre agenda.

4) Travailler sans interruption. Vous ne travaillez peut-être pas sur une tâche que vous aviez prévu de faire, mais vous arrivez à accomplir quelque chose, et pour la plupart des gens, c'est un mode de travail très productif et positif.

5) Temps d'arrêt ininterrompu. Ces moments pendant la journée de travail qui sont utilisés pour redynamiser et regrouper. Le déjeuner ou une pause en milieu de matinée peut compter si ils sont ininterrompus.

Si vous avez la chance de travailler avec une entreprise qui offre des installations d'entraînement sur place ou des salles de sieste (Fortune), cela compterait aussi. Tout le monde a besoin d'un certain temps d'arrêt ininterrompu construit dans leur journée pour être productif pendant leur temps de travail.

Une semaine de votre passé est la clé de l'avenir

Maintenant que vous comprenez les catégories de ce système de gestion du temps, il est temps de les utiliser pour analyser votre semaine de travail «typique». En utilisant le système de calendrier que vous utilisez pour lister les rendez-vous et les activités dans votre vie quotidienne, revenez en arrière et sélectionnez une semaine typique récente. Parcourez les entrées de chaque jour de travail et catégorisez-les en fonction des catégories de gestion du temps ci-dessus si ce n'est déjà fait. En gardant un total cumulé au bas de chaque journée, il vous sera facile de voir comment vous avez passé votre temps de travail chaque jour.

Vous disposez maintenant des données dont vous avez besoin pour modifier votre façon de travailler. Passez-vous trop de temps à éteindre les incendies? Ensuite, vous devez faire les changements organisationnels ou physiques pour prévenir ou différer ces crises constantes. Nettoyez et réorganisez votre bureau, par exemple, afin de trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin et installez une routine consistant à placer les fichiers dont vous avez besoin pour le lendemain sur votre bureau avant de partir pour la journée.

Vous n'avez pas suffisamment de temps d'arrêt ininterrompu pendant votre journée de travail? Ensuite, vous devez planifier le temps pour vous. Par exemple, arrêtez de déjeuner à votre bureau et quittez physiquement le bâtiment pour l'heure de votre déjeuner.

En appliquant mes catégories de gestion du temps de travail, et en effectuant les changements que vous devez faire pour passer plus de temps dans les catégories positives et moins de temps dans les catégories négatives, vous serez vraiment capable de Gérez votre temps et réalisez le véritable objectif de la gestion du temps pour vous sentir mieux.