5 éTapes vers un système de gestion des dossiers qui fonctionne

Vous avez probablement entendu l'expression "Garbage In, Garbage Out". Cette phrase, à l'origine appliquée au matériel informatique et aux logiciels, fonctionne également pour le côté financier de votre entreprise. Si vous voulez réussir, vous aurez besoin de créer un système financier qui efface la poubelle et qui vous donne des informations précises et utiles pour voir comment vous allez et ainsi vous savez quand agir sur cette information.

Voici cinq étapes faciles à suivre pour créer un système simple de tenue de dossiers financiers: Capture, Vérification, Enregistrement, Révision, Agir.

Premièrement, CAPTURE les informations.

S'il n'y est pas, il n'existe pas. Lorsque vous démarrez votre entreprise, prenez l'habitude de tout capturer, de sorte qu'il devienne automatique. "Capture" est la partie la plus difficile et la plus importante du processus; il s'agit de prendre l'habitude de recueillir des informations. Gardez une trace de chaque montant que vous dépensez pour votre entreprise et chaque montant que vous prenez en tant que ventes. Ne vous inquiétez pas à ce stade de faire quoi que ce soit avec l'information. Assurez-vous simplement que tout ce que vous saisissez comprend (a) une description de l'article, (b) le montant et (c) la date.

Deuxièmement, VÉRIFIER que l'information est complète et correcte.

Toutes les deux semaines, passez une heure à tout examiner et à le vérifier. Vérifiez que toutes les informations que vous avez sont prêtes pour l'enregistrement.

Assurez-vous d'avoir inclus la date et le montant, et suffisamment de détails sur la dépense pour que vous puissiez l'enregistrer correctement. Par exemple, une note pour "papier, 3 $. 55, 7/12 "peut ne pas être assez d'informations. À quoi servait le papier? Était-ce un journal que vous avez acheté pour le bureau? Ou avez-vous acheté une rame de papier pour l'ordinateur?

Fixez une heure spécifique pour un rendez-vous avec vous-même à la fin d'une semaine sur deux (tous les deux vendredis, par exemple) pour tout vérifier. N'attends pas trop longtemps; plus vous attendez pour faire cela, plus il sera difficile de se souvenir et de collecter des informations.

Troisièmement, ENREGISTREZ l'information pour l'enregistrer.

Enregistrer signifie mettre vos informations financières sous une forme utilisable. Une fois que tout est vérifié, remettez-le à votre aide-comptable pour l'enregistrer, ou enregistrez-le vous-même. Faites-le tous les mois. Entrez l'information dans une feuille de calcul ou un logiciel de comptabilité. Vous pouvez également trouver que le logiciel en ligne fonctionne pour vous, ainsi vous et votre comptable pouvez à la fois voir l'information et en discuter. Assurez-vous simplement d'avoir tout enregistré chaque mois, afin que vous puissiez l'examiner.

Quatrièmement, consolider et examiner l'information.

Une fois vos informations financières enregistrées chaque mois, imprimez quatre rapports:

• bilan
• compte de résultat (p & l)
• rapport sur le vieillissement des comptes clients et
• compte fournisseurs.

Pour chaque rapport, incluez une comparaison avec les mêmes informations de rapport du mois dernier. Portez une attention particulière aux informations spécifiques contenues dans ces rapports.

Enfin, ACT, d'après ce que vous savez.

Dans la plupart des cas, "ACT" peut signifier ne rien faire, si tout va bien.

Dans d'autres cas, cela pourrait signifier faire un changement. Créer des «points de déclenchement» où l'information vous oblige à agir. Voici quelques points de déclenchement suggérés:

1. Bilan . Si vous constatez que le passif augmente chaque mois pendant trois mois (ce qui signifie probablement que les actifs et / ou les dépenses augmentent également), réduisez les dépenses.
2. État des résultats . Si vous constatez qu'une dépense particulière augmente en pourcentage des ventes, demandez-vous pourquoi elle augmente. Si l'augmentation est nécessaire, vous pourriez vouloir réduire les dépenses sur d'autres dépenses, pour maintenir votre niveau de profit.
3. Vieillissement des comptes clients . Soyez assertif en allant après les payeurs lents. Plus vous laissez la dette non payée, moins il est probable que vous recevrez l'argent. Mettre en place un système de recouvrement, comme je l'ai discuté ci-dessus, pour s'assurer que vous êtes payé rapidement et que les payeurs lents ne sont pas laissés pour supposer que vous ne voulez pas votre argent.
4. Comptes fournisseurs . Payer ce que vous pouvez le plus rapidement possible. Essayez de payer tôt pour obtenir des réductions. Si vous ne pouvez pas payer toutes vos factures, payez celles qui vous feront encourir des pénalités, ou qui affecteront votre cote de crédit. Même si quelqu'un d'autre est responsable de payer les factures, vous êtes la personne qui est responsable de s'assurer que les dettes de votre entreprise sont payées.

Même si vous n'êtes pas familier avec les systèmes financiers, vous devriez être capable de mettre celui-ci en marche et de le faire tourner. La partie la plus difficile est la collecte de l'information. Une fois que vous avez formé «l'habitude de collection», vous trouverez le reste viendra avec elle.

Rappelez-vous, CCRRA - Capturez des informations financières pour votre entreprise, Vérifiez toutes les deux semaines, Enregistrez et consultez les informations mensuelles , puis Agir selon vos besoins pour maintenir votre situation financière en douceur. Si vous suivez ce système simple en cinq étapes, vous minimiserez les «déchets» et les problèmes qui en découlent et vous maximiserez votre situation financière.

Un système financier bien organisé assurera la viabilité financière de votre entreprise pendant de nombreuses années à venir.