ÉLéments à prendre en compte avant d'acheter le logiciel comptable

Un logiciel de comptabilité est indispensable pour les petites entreprises afin de suivre les revenus, les dépenses, les informations clients et toutes les autres données financières. C'est également un excellent outil de prise de décision puisque les rapports et les outils d'analyse budgétaire fournis avec la plupart des logiciels comptables permettent aux propriétaires d'entreprises de prendre du recul et d'avoir une compréhension globale des finances de l'entreprise. Mais dans un océan de programmes et de marques de logiciels, comment choisissez-vous le bon logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise?

Ce qu'il faut considérer avant d'acheter un logiciel comptable

Étant donné que le logiciel comptable est essentiel à votre petite entreprise, il est important de faire des recherches avant d'acheter un type particulier de gestion financière. ou un logiciel de comptabilité. En regardant de près les besoins de votre entreprise, vous pourrez évaluer les exigences de la fonctionnalité quotidienne dont vous avez besoin. Voici quelques-unes des choses à faire et à garder à l'esprit avant de vous engager à acheter un logiciel de comptabilité.

1. Effectuer une analyse des besoins

Avant de décider d'un programme de comptabilité particulier, vous devez effectuer une analyse des besoins pour évaluer les fonctionnalités, les fonctions et les rapports dont vous aurez besoin. Prenez le temps de réfléchir à ce que les transactions comptables sont importantes pour votre entreprise afin que vous puissiez choisir un programme qui peut les gérer efficacement. Tous les rapports que vous devrez générer, les contrôles dont vous avez besoin ou l'intégration que vous souhaitez avec des applications tierces doivent être répertoriés.

Cette analyse des besoins sera la base pour laquelle vous commencez le processus de sélection.

2. Lire les avis sur les logiciels de comptabilité

Lire d'autres avis sur le produit vous donnera une meilleure idée de ce que vous achetez. De nombreux sites Web grand public, tels qu'Amazon, proposent d'innombrables commentaires sur la facilité d'utilisation, les rapports, le support, la compatibilité des systèmes d'exploitation et le prix.

3. Trouvez ce qui convient à vos besoins

La plupart des petites entreprises peuvent utiliser des logiciels de comptabilité pour petites entreprises tels que QuickBooks directement prêts à l'emploi. La plupart des fournisseurs définissent des fonctionnalités et des modèles de création de rapports afin que vous puissiez facilement créer presque tous les rapports dont vous avez besoin. Cependant, vous pouvez trouver que vous avez besoin de logiciels spécifiques à l'industrie, comme un logiciel de comptabilité à but non lucratif, un logiciel de comptabilité de construction ou un logiciel de comptabilité au point de vente pour répondre aux besoins uniques de votre secteur.

4. Pensez à la facilité d'utilisation

Vous ou votre personnel devrez apprendre à utiliser le logiciel de comptabilité que vous achetez. Il est probable que vous aurez un roulement de personnel au fil des ans. Par conséquent, vous devriez envisager de choisir un logiciel de comptabilité qui répond non seulement à vos besoins, mais qui est facile à apprendre étant donné le temps et les ressources que vous pouvez consacrer à la formation des employés sur la façon d'utiliser le logiciel.Si vous avez peu de ressources pour faire fonctionner vos employés dans votre programme quand il y a du roulement, alors choisir un logiciel de comptabilité simple et facile à utiliser tel que QuickBooks ou Peachtree peut être la voie à suivre pour votre petite entreprise. Bien qu'il existe peut-être de meilleurs logiciels de comptabilité sur le marché, votre petite entreprise ne verra pas les avantages de ces programmes si votre personnel ne sait pas comment les utiliser correctement.

5. Pensez au support

Vous devrez décider du type de support que vous souhaitez utiliser pour vous aider à utiliser le produit. La plupart des fournisseurs offrent une gamme complète d'options d'aide à votre disposition: courrier électronique, téléphone et assistance en ligne. Certains fournisseurs offriront une assistance gratuite si vous achetez le programme, tandis que la plupart offriront des plans de support technique que vous pouvez acheter en plus du logiciel de comptabilité. Vous devriez lire tous les forums sur l'expérience d'autres utilisateurs avec le soutien à la clientèle du fournisseur de logiciels que vous choisissez parce qu'ils ne sont pas tous créés égaux. Certains fournisseurs de logiciels de comptabilité offrent un soutien adéquat, tandis que d'autres ne le font pas.

6. Envisager l'évolutivité

Quelle croissance prévoyez-vous pour votre entreprise à court terme? Après avoir fait vos projections sur la croissance de votre entreprise, vous voudrez ensuite voir à quel point vous avez besoin de votre logiciel de comptabilité pour s'adapter à cette croissance.

Avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité pour fonctionner sur les ordinateurs portables et de bureau ou sur les appareils mobiles? Avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité capable de fonctionner sur un réseau? Combien cela coûte-t-il d'ajouter des utilisateurs supplémentaires à votre logiciel de comptabilité? Vous voudrez examiner ces questions, et si votre petite entreprise fonctionnera sur un réseau, c'est une bonne idée de contacter un professionnel de l'informatique pour s'assurer que le logiciel de comptabilité que vous choisissez est compatible avec votre matériel. Un professionnel de l'informatique devrait pouvoir s'assurer que vous répondez aux spécifications matérielles / logicielles, tout en faisant d'autres suggestions de réseautage qui amélioreront les opérations de votre entreprise.

7. Avez-vous besoin de gestion de documents?

Certaines petites entreprises veulent travailler dans un environnement sans papier, tandis que d'autres préfèrent être un peu démodées. Quel que soit le processus que vous choisissez, vous devez vous assurer que le logiciel est conçu pour répondre à vos besoins. Par exemple, si vous voulez un bureau sans papier, vous devez vérifier les fonctionnalités de gestion de documents de votre logiciel de comptabilité. Alternativement, vous pouvez acheter un outil de gestion de documents tiers, et vous pouvez voir s'il existe des logiciels de comptabilité qui s'intègrent à votre système de gestion de documents pour aider à rationaliser les processus de flux de travail de votre entreprise.

8. Pourriez-vous utiliser la gestion de workflow?

Si vous optez pour un environnement de bureau sans papier, vous devrez choisir un logiciel de comptabilité qui intègre des processus de workflow ou vous permet de les intégrer à vos processus métier. Étant donné que vous n'avez pas de copies papier circulant autour de votre bureau pour examen et approbation, vous devez avoir la possibilité de concevoir les processus d'approbation pour les tâches simples et complexes telles que l'approbation des feuilles de temps, des fournisseurs ou des chèques.

9. Tenir compte des besoins de sécurité des données

La sécurité des données comptables est toujours importante, car vous souhaitez vous assurer que vos informations personnelles, les informations personnelles de votre employé et les informations de vos clients sont protégées. Cependant, vous pouvez opérer dans une industrie, comme les soins de santé, où vous avez des exigences de conformité supplémentaires telles que HIPPA. Les pénalités pour ces violations peuvent paralyser votre entreprise, atteignant jusqu'à 500 000 $ dans certains cas. Quel que soit le niveau de sécurité requis, vous devez vous assurer que les conceptions sont intégrées dans votre logiciel de comptabilité ou que vous pouvez implanter les fonctions de sécurité nécessaires dans un plan informatique pour répondre à ces besoins.