Idées intelligentes pour un tableau d'inscription efficace

L'inscription est le premier point de contact avec vos invités, et un processus d'enregistrement harmonieux maintient les niveaux d'excitation élevés et donne le ton pour un grand événement. D'un autre côté, une expérience désorganisée et chronophage peut laisser la foule gronder jusqu'à ce que votre événement commence. Avec tant de choses à faire sur la table d'inscription, vous voulez vraiment le faire correctement la première fois. Suivez cette liste de vérification essentielle pour vous assurer un bon départ.

Plus grand est mieux

Les mathématiques simples nous indiquent que les grandes foules auront besoin de plus de main-d'œuvre si vous voulez éviter les longues files d'attente. Je recommande un accompagnateur pour chaque cent invités, et un flotteur pour chaque deux cents invités. Pour ce qui est des besoins de la table, supposez deux préposés par table de huit pieds et ajoutez un tableau supplémentaire à ce calcul pour les fournitures et l'espace de travail.

Restez connecté

Vous ne voulez pas courir dans les couloirs à la recherche d'une prise de courant ou d'une connexion Internet, alors assurez-vous de faire parvenir ces lignes à votre table à l'avance. Vous voudrez également apporter un ordinateur portable même si vous n'envisagez pas de l'utiliser. L'accès en ligne peut être utile si vous avez besoin de consulter vos e-mails ou d'aider les invités perdus à trouver leur chemin vers et depuis le lieu. Last but not least, vérifiez la situation d'éclairage. Si le couloir est faiblement éclairé, vous pouvez ajouter quelques lampes de bureau pour vous aider à lire vos listes.

N'oubliez pas les fournitures de bureau

Chaque planificateur devrait avoir une boîte de matériel rempli de matériel de bureau comme du ruban adhésif, des ciseaux et un assortiment de marqueurs.

D'autres articles remarquables pour votre liste de colisage comprennent des étiquettes d'identification vierges, des numéros de table et des signes réservés à utiliser au besoin. Oui, votre site aura accès à la plupart de ces choses, mais le temps et la frustration que vous épargnez en les ayant à côté de vous n'a pas de prix.

Réponses rapides

L'un des plus grands perturbateurs de votre «rythme d'enregistrement» sera le barrage de questions simples venant à la fois des bénévoles et des participants.

Vous pouvez empêcher ces demandes de ralentir la ligne d'enregistrement en configurant une table d'aide. Vous serez étonné de constater à quel point la table d'enregistrement peut fonctionner plus efficacement lorsque vous avez une personne dédiée répondant à des questions telles que "Où est la salle de bain? "

Restez ouvert

Il est essentiel de garder au moins une personne à la table d'inscription tout au long de l'événement. Vous ne voulez pas qu'un problème relativement mineur fasse boule de neige dans quelque chose de plus grand parce que personne n'était disponible pour vous aider. Cela se produit généralement lorsque les invités sont forcés de chercher ailleurs lorsque votre équipe est introuvable. Il suffit d'une pause salle de bain mal fixée pour envoyer un participant impatient vers la cuisine pour demander une salade sans oignons!

Gardez vos amis à proximité

Il y a quelques contacts que vous voudrez bien récupérer avant le début de l'événement. Le premier est le numéro de portable de votre coordinateur de site. Il n'y aura pas de temps pour récurer le bâtiment lorsque les serviettes en papier sont épuisées dans la salle de bain, ce numéro est donc un must absolu. Un autre bon nombre à avoir pour les questions liées à la nourriture est celui du responsable de la restauration. Enfin, confirmez les meilleurs numéros d'urgence pour les services de police et les pompiers. Certains hôtels ont leur propre personnel de sécurité qui est souvent le meilleur point de contact dans ces situations.

Les tableaux d'inscription doivent fournir plus qu'un simple signe de bienvenue et une étiquette de nom. Du point de vue de l'invité, ils représentent le centre de service à la clientèle pour votre événement. Mais pour être à la hauteur de cette attente, vous devez être préparé. Après tout, si les invités ne peuvent pas s'inscrire, le reste de vos efforts de planification passeront inaperçus.