Guide du prix des forfaits conférence et réunion

Contrairement aux États-Unis, les hôtels européens proposent souvent des forfaits de conférence et de réunion d'entreprise pour les organisateurs d'événements qui organisent des séminaires, des conférences et d'autres réunions à l'hôtel. L'idée d'offrir des services de salles d'événements corporatifs emballés consiste à combiner tous les différents éléments de l'espace de la salle de réunion, de la nourriture et des boissons et des besoins audiovisuels dans un forfait de réunion pour un tarif journalier fixe par participant.

Non seulement cette pratique peut-elle être plus efficace pour ceux qui participent à la planification de l'événement, mais elle rend la gestion et la prévision des coûts associés au lieu beaucoup plus simples.

Aux États-Unis, en revanche, il est beaucoup plus courant pour les hôtels de construire des éléments de ligne par poste, en fonction des besoins détaillés et personnalisés de chaque réunion ou événement. Bien que la pratique permette au planificateur d'événements d'avoir un plus grand contrôle sur chaque détail de l'événement, il crée également fréquemment des ordres compliqués d'événements de banquet et plus de difficulté à gérer les coûts et le budget global de l'événement.

Bien que les acteurs majeurs de l'industrie continuent à changer leur façon de faire des affaires, le modèle européen et le modèle américain tendent encore à refléter ces différences dans leur approche des événements de conférence et d'entreprise. Pour une plongée plus approfondie, jetons un coup d'œil à deux exemples d'événements corporatifs et de conférences: l'un de l'ancien Palais Fira à Barcelone (exemple européen) et l'autre à Wynn Resorts à Las Vegas (exemple américain).

Exemples de forfaits de conférences et de réunions européennes

Les tarifs quotidiens des forfaits sont populaires au Royaume-Uni et ont également fait leur chemin vers l'Europe continentale. "Le marché britannique a été le premier à demander ce type de package, et nous essayons toujours d'adapter nos propositions pour répondre aux besoins de nos clients", explique l'ancien directeur général du Fira Palace à Barcelone (aujourd'hui le Crowne Plaza Barcelona). hôtel qui est populaire parmi les organisateurs d'événements corporatifs et de réunions qui organisent des réunions internationales.

European Hotel Clientele

À l'époque où le Crowne Plaza Barcelona opérait encore sous le nom de Fira Palace, environ 20% des clients de l'hôtel venaient d'Espagne. Le reste de la clientèle annuelle provenait du Royaume-Uni (19%), des États-Unis (17%), de la France (7%), de l'Italie (6%), du Japon (4%) et de l'Allemagne (4%). De plus, environ la moitié des événements d'affaires qui s'y sont déroulés provenaient de l'industrie pharmaceutique, le reste comprenant des clients dans les domaines de la technologie, de l'alimentation et des boissons, de la banque et de l'industrie automobile.

Demande européenne de prix pour les forfaits de conférences

Pendant cette période, le forfait de réunion quotidienne au Fira Palace comprenait l'utilisation de la salle de réunion, de la pause café, du déjeuner, de l'écran et plus encore.Le (s) forfait (s) de réunion disponible (s) comprenaient essentiellement tout ce qu'un planificateur pourrait avoir besoin d'inclure dans une réunion.

À mesure que l'industrie évoluait, les demandes de forfaits de conférences et de réunions ont continué de changer avec le temps. Initialement, les planificateurs d'événements corporatifs demandaient des prix de conférence à plat pour les salles de réunion et la nourriture et les boissons. Au fil du temps, ces demandes ont été étendues pour inclure d'autres éléments, tels que des écrans, un accès Internet, des tableaux à feuilles mobiles et des systèmes audio. Mais la demande était toujours pour des prix forfaitaires et forfaitaires.

Pour ceux qui exigeaient des chambres d'une nuit, ils demandaient également un tarif spécial / négocié pour l'hébergement dans les tarifs globaux de la conférence.

Bien que ces forfaits couvriraient la majorité des besoins de l'événement, les planificateurs négocieraient toujours pour d'autres exigences de l'événement, comme la zone d'exposition, les dîners de gala, les cocktails et autres points de l'ordre du jour.

Avantages et inconvénients de l'approche européenne

Il est clair que l'approche essentiellement européenne de la planification et de la tarification des conférences peut être utile aux planificateurs d'événements pour plusieurs raisons, notamment la perception des économies, la prévisibilité des coûts et la facilité de Présentation du client et approbations.

Cela dit, une telle approche oblige définitivement l'hôtel à prédire les besoins de ses clients tout en gérant ses propres résultats. "De notre point de vue, il est beaucoup plus facile de faire des événements à la carte. En fait, l'opération est beaucoup plus compliquée, mais l'avantage pour nous est la satisfaction du client », explique l'ancien directeur général de Fira Palace.

Exemples de conférences et de réunions américaines

Alors que le marché européen est relativement mature l'acceptation et l'utilisation de forfaits de conférences ou de réunions, les hôtels américains pourraient envisager de modifier la façon dont ils organisent et évaluent les conférences et les réunions, ce qui est particulièrement important lorsque les planificateurs d'événements sont tenus de prendre des décisions plus rapidement et plus rapidement. plus fréquemment. En mai 2009, Wynn Las Vegas a pris l'initiative d'introduire trois types de ce qu'ils appellent des forfaits de conférence et de réunion tout compris pour le marché des petites réunions, ce qui signifie avec moins de 80 participants. Aujourd'hui, ils offrent toujours ces paquets. Ils comprennent:

Forfait délégué journée complète

• Forfait délégué journée conférence «AM»
• Forfait délégué journée conférence «PM»
• Tout comme les planificateurs d'événements européens sont attendus, les options packagées de Wynn sont: tarifé par participant (c.-à-d. participant), y compris la salle de réunion, la nourriture et les boissons, les collations pour les pauses, le projecteur à écran ACL et l'écran.

L'idée pour Wynn de développer ses options de paquets de conférence est née de l'approche du marché européen. En fait, André Link, l'ancien directeur national des ventes de Wynn, venait d'Europe. "La plupart du temps en Europe, c'est la seule façon de vendre des réunions … Il était très rare que nous préparions des propositions à la carte qui énuméraient les coûts F & B, la location de salles, les charges audiovisuelles, etc."Lien explique.

Un changement dans l'industrie américaine des événements et des conférences

Avec le lancement de leur petit programme de réunions, Wynn Resorts s'attendait à ce que les tarifs des conférences soient plus populaires auprès de leurs clients corporatifs. . Ils avaient raison. Depuis lors, plusieurs chaînes d'hôtels américaines de premier plan ont commencé à offrir des forfaits de réunions et de conférences d'entreprise qui reflètent mieux le modèle européen de planification d'événements corporatifs.

Bien sûr, les tarifs des forfaits de réunion et de conférence ne répondront pas aux besoins de chaque événement. En fait, la plupart des planificateurs reconnaissent qu'ils renonceront à certaines préférences détaillées pour leur programme ou exigeront que le lieu adapte le forfait pour inclure des éléments supplémentaires. Il est toujours prudent de se fier aux tarifs des forfaits si les planificateurs prévoient que leurs programmes pourraient durer plus longtemps que prévu initialement, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. Mais pour ces planificateurs de réunions et d'événements qui regardent de près leur budget, ces forfaits de réunion et de conférence offrent une prévisibilité claire pour le budget de la conférence.