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Chaque organisation et entreprise (des cabinets d'avocats aux entreprises manufacturières) a besoin d'une politique qui s'adresse aux visiteurs sur le lieu de travail. Ces politiques sur le lieu de travail protègent les visiteurs, les employés et l'entreprise dans son ensemble. Les visiteurs peuvent se blesser, blesser les autres ou causer des dommages à la propriété. Il y a aussi le risque de vol (intellectuel ou physique), de sabotage et même de terrorisme. Alors que chaque organisation a besoin de quelque chose de différent (un bureau de Fortune 50 reçoit beaucoup plus de visiteurs qu'un petit atelier de fabrication d'électronique), l'exemple ci-dessous couvre les points principaux.
Les politiques d'accès des visiteurs sont élaborées par le département des ressources humaines et la plupart des professionnels des ressources humaines ont une politique ou savent comment en rédiger une. Sinon, ils peuvent en obtenir un auprès d'une organisation professionnelle comme SHRM (Société de gestion des ressources humaines).
Un exemple de cas
Zipline International (une société fictive) connaît du succès car elle embauche des professionnels talentueux et fabrique des produits de pointe dans son secteur. Parce que les visiteurs non autorisés peuvent voler la propriété intellectuelle, se blesser dans des zones de fabrication dangereuses ou causer du tort aux employés, Zipline a mis en place une politique stricte d'accès des visiteurs. La politique va loin pour protéger les secrets commerciaux et protéger les visiteurs et les employés.
Arrivée et retrait
Tous les visiteurs doivent être enregistrés dans le système de gestion des visiteurs géré par la réceptionniste. Le système enregistre le nom et l'affiliation de chaque visiteur, ainsi que l'objectif et la durée de sa visite.
Badge visiteur
Lors de l'enregistrement, chaque visiteur se fait photographier et reçoit un badge d'identification avec photo. Avec leur photo, le badge affiche le nom du visiteur et la durée de sa visite. L'insigne du visiteur doit être porté en tout temps.
Les visiteurs doivent être accompagnés par un employé parrain à tout moment
Tous les visiteurs doivent être accompagnés par le ou les employés qu'ils visitent pendant la durée de leur séjour.
Cette exigence ne s'applique pas aux visiteurs des succursales de Zipline. Des dispositions spéciales peuvent être prises pour accommoder les entrepreneurs embauchés pour des affectations à long terme, mais ces arrangements doivent être approuvés par le directeur de la sécurité.
Photographies
Aucune photographie ne peut être prise sans l'accord préalable du service juridique ou du directeur de la sécurité. De plus, la photographie autorisée ne peut être publiée sans l'approbation préalable du directeur du marketing.
Non-divulgation
Tous les visiteurs doivent signer un accord de non-divulgation (NDA) lors de l'enregistrement.
Accès au réseau invité
Les visiteurs nécessitant un accès à Internet disposent d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour le réseau sans fil de Zipline.À aucun moment, un invité n'est autorisé à accéder au programme intranet de l'entreprise avec son ordinateur portable ou un autre appareil mobile.
Le rôle du maréchal-sol
Tout employé qui remarque un visiteur sans badge doit immédiatement le porter à l'attention du commissaire de piste désigné pour sa zone. Le commissaire de piste est le premier responsable de l'application de la politique de gestion des visiteurs. En cas d'évacuation d'urgence, la réceptionniste imprime une liste de tous les visiteurs et délivre la liste au commissaire de l'étage dans la zone d'évacuation.
Les commissaires d'étage sont responsables de la comptabilisation de tous les visiteurs lors d'une évacuation.
Avertissement: Ceci est un exemple de politique, et ne constitue pas un avis juridique. Il est seulement destiné à être un point de départ dans la création d'une politique adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Zipline International est une société fictive (au meilleur de ma connaissance) et le nom n'a été utilisé que comme un exemple dans la rédaction de cette politique.
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