Conseils sur la préparation d'une facture Proforma

Une facture proforma a tous les éléments familiers d'une facture domestique ordinaire - une description du produit, une liste détaillée des frais et des conditions de vente - sauf qu'elle indique clairement "Facture proforma. " Dans cet article, je parle de ce qu'est une facture pro forma, pourquoi vous devriez en utiliser une, et comment la préparer.

Qu'est-ce qu'une facture proforma?

Une facture proforma est considérée comme un document de pré-conseil et sert de guide à l'action sur ce que les attentes sont sur une vente à l'exportation.

Il prépare également le terrain pour le processus de négociation. Il y a une explication détaillée de ce sujet dans le livre "Exporter: le Guide définitif de la vente à l'étranger de manière rentable."

Pourquoi utiliser une facture proforma?

Une facture pro forma aide à renforcer la vente à l'exportation. Voici quelques façons dont une facture proforma est utile:

Minimise les erreurs.
Sert d'accord légal et contraignant.
Présente toutes les informations pertinentes relatives à la transaction d'exportation.
Est la forme largement acceptée de structure de document de vente dans l'industrie d'exportation.
Permet aux banques d'établir un mode de paiement pour le compte de l'importateur.

Supposons que vous souhaitiez que votre client reçoive un devis pour un envoi de brosses à cheveux à son port d'entrée, dans ce cas, CNF (coût et fret) Rotterdam. Voici comment vous préparez la facture.

Comment préparer une facture pro forma

Exemple:

Facture proforma
U. S. A. Widgets à Rotterdam par l'océan - Calcul du prix à l'atterrissage par unité

Vous avez 100 caisses de brosses à cheveux, emballées 12 unités à un cas. Chaque cas est évalué à 120 $ ou 12 $ par unité. Le coût total de la commande est de 12 000 $.

Prix de vente: 12 000 $ - FOB porte d'usine aux États-Unis
Transport intérieur: 700 $
Transport maritime: 1 500 $
Droits: 300 $ > CAF: 1 250 $
Documentation: 125 $
Prix total débarqué (ou CNF Rotterdam total)

Le prix de vente est le coût d'achat du produit auprès du fabricant, plus votre majoration.

Ajoutez ce chiffre au total des frais d'expédition et divisez ce total par le nombre de cas. Cela vous obtient votre prix au débarquement par cas. Divisez ce chiffre par le nombre d'unités dans un cas. Cela vous obtient votre prix au débarquement par unité. En face du mot "facture", tapez "proforma".

Vous avez maintenant finalisé votre offre de prix et créé une facture pro forma. N'oubliez pas de spécifier une période précise au cours de laquelle votre devis est valide, et ajoutez le numéro de référence du devis du transitaire (spécialiste de la logistique).

Y a-t-il une différence entre un devis et une facture proforma? Il y a très peu de différence entre les deux. La facture pro forma sert de devis dans un formulaire de facture. Un devis est rédigé plus comme une lettre d'affaires ou un email détaillé décrivant une offre d'accord qui est généralement écrite, tandis qu'une facture pro forma apparaît exactement comme une facture, sauf pour la déclaration de "Proforma Facture" en haut.

Une fois que votre client aura approuvé la facture proforma, celle-ci deviendra votre facture réelle pour la commande. Le client utilisera également la facture proforma pour obtenir le financement nécessaire ou les licences d'importation. Votre client doit communiquer l'acceptation dans une courte phrase écrite ou deux tels que les suivants (généralement par e-mail ou par fax), avec une signature: "Nous acceptons votre facture pro forma No.

1234 contre notre P. O. No. ABCD." Vous répondrez alors: "Reconnaissez et confirmez votre P. O. No. ABCD contre notre facture pro forma No. 1234."

C'est tout. Vous avez une vente. Vous êtes en affaires! À partir de ce moment, aucune modification supplémentaire ne doit être apportée à la transaction par vous ou votre client avant la date d'expiration indiquée sur le formulaire. Cependant, avant de valider la commande, vous et votre client devez négocier les conditions de paiement. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix d'une méthode de paiement à l'exportation. Assurez-vous de les examiner avant de finaliser votre transaction.