Se préparer à un audit d'indemnisation des accidents du travail

Votre entreprise est sur le point de subir une vérification de la rémunération des travailleurs? La préparation d'un audit peut sembler décourageante, surtout si votre assureur prévoit d'effectuer un audit physique dans vos locaux. Cet article présente certaines étapes que vous pouvez suivre pour faciliter et accélérer le processus.

Planification de la vérification

Votre assureur en matière d'indemnisation des accidents du travail entamera probablement le processus de vérification peu après l'expiration de la politique de rémunération des travailleurs.

Vous pouvez recevoir une lettre de votre assureur ou un appel téléphonique de la personne désignée pour effectuer votre audit. Votre auditeur assigné doit planifier l'audit à un moment qui vous convient. La date devrait être suffisamment éloignée pour que vous ayez suffisamment de temps pour recueillir l'information dont l'auditeur aura besoin. Demandez à l'auditeur de vous fournir un résumé des données dont il aura besoin pour effectuer l'audit.

Notez que votre auditeur désigné peut être ou ne pas être un employé de l'assureur. Certains assureurs ont un département d'audit interne composé de leurs propres employés. D'autres externalisent la fonction d'audit à un cabinet d'audit indépendant. Le processus devrait être le même, que la vérification soit effectuée par un employé de l'assureur ou un entrepreneur.

Enregistrements dont vous aurez besoin

L'auditeur aura besoin de diverses informations financières pour la période couverte par la politique auditée. Voici le type d'information que l'on peut vous demander de fournir:

Grand livre des comptes
Formulaires fiscaux, en particulier les formulaires 941 et 944, Déclaration fédérale des employeurs (trimestrielle et annuelle, respectivement)
Relevés des décaissements
Paiements pour services rendus par des prestataires indépendants entrepreneurs. L'auditeur devra vérifier que ces travailleurs ne sont pas vos employés.
Paiements pour les services fournis par des sous-traitants
Certificat d'assurance pour chaque sous-traitant que vous avez embauché
Formulaires W-2 et 1099
Description du poste pour chaque travailleur. Assurez-vous qu'il décrit avec précision les fonctions du travailleur.
Description de vos opérations commerciales
Enregistrements de paie pour la durée de la police. L'auditeur devra vérifier toutes les sources de rémunération fournies à chaque travailleur (salaire, primes, etc.).
Limites de la masse salariale applicables aux cadres supérieurs, associés, propriétaires uniques etc. couverts par la politique
Votre feuille de calcul de l'expérience

Une fois que vous avez collecté les données nécessaires, vous devez les organiser. Mettez tous vos dossiers de paie (tels que les formulaires W-2, talons de paie, et les heures supplémentaires) ensemble de sorte que l'information est facilement accessible. De même, placer toutes les informations relatives aux sous-traitants, y compris les montants des paiements et les certificats d'assurance, en un seul endroit. Vos efforts seront récompensés, ce qui rendra l'audit plus facile et plus rapide.

Qu'est-ce qui est inclus dans la paie?

La prime d'indemnisation de votre travailleur est calculée en multipliant un taux multiplié par votre masse salariale, puis en divisant le résultat par 100. Le NCCI et la plupart des autorités d'indemnisation des travailleurs de l'Etat considèrent la masse salariale comme . Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Les deux signifient la valeur monétaire des services que vos employés fournissent à votre organisation. Les coûts inclus dans la rémunération varient quelque peu d'un État à l'autre. Cependant, ils comprennent généralement ce qui suit:

Salaires et traitements bruts, y compris les salaires et traitements rétroactifs

Commissions. Cela comprend le total des commissions reçues par un travailleur et tout tirage contre des commissions.
Primes, y compris les plans de primes en actions
Congés annuels, jours fériés et congés de maladie
Rémunération des heures supplémentaires. Dans tous les États, sauf quelques États, la rémunération comprend les heures supplémentaires calculées au taux normal. Par exemple, supposons que le taux horaire normal d'un travailleur est de 20 $ l'heure. Si le travailleur a été payé 600 $ pour 20 heures supplémentaires, vous n'incluez que 400 $ de la rémunération des heures supplémentaires.
Paiements effectués par vous qui auraient autrement été retenus sur le salaire des employés comme requis par la loi pour la sécurité sociale, Medicare ou un régime de retraite
Paiement aux travailleurs sur une base autre que le temps travaillé. Les exemples sont le travail à la pièce, le partage des bénéfices ou les plans d'incitation.
Paiement ou allocations pour les outils à main ou les outils électriques portatifs que les travailleurs utilisent pour effectuer leur travail
Valeur locative d'un appartement ou d'une maison fournie à un employé. De plus, la valeur des autres frais d'hébergement et de repas reçus par un travailleur dans le cadre de sa paye
Paiements déduits du salaire brut des employés pour la retraite, la cafétéria ou les régimes d'épargne
Paie des employés des sous-traitants non assurés ci-dessous)
Qu'est-ce qui est exclu de la paie?

Un certain nombre de coûts sont généralement exclus lorsque la masse salariale est calculée aux fins de l'évaluation de l'assurance contre les accidents du travail. Bien que ceux-ci varient d'un État à l'autre, ils comprennent souvent:

Pourboires et autres gratifications reçus par les employés

Indemnité de départ (autre que pour le temps travaillé)
Rabais sur les biens achetés à l'employeur
Payer pour le service militaire actif
Indemnités uniformes
Classifications

L'une des tâches principales d'un auditeur est de s'assurer que l'entreprise assurée est correctement classée. Les systèmes de classification de la rémunération des travailleurs sont conçus pour catégoriser

entreprises , et non les employés individuels. L'auditeur examinera les opérations de votre entreprise afin de déterminer si la classification de base indiquée dans votre police est correcte. La classification de base est la classification qui décrit le mieux votre activité globale. C'est souvent la même chose que la classification en vigueur (la classification ayant le plus d'états de paie). Par exemple, supposons que vous exploitez un atelier d'usinage. Certains de vos employés travaillent avec des tours tandis que d'autres utilisent des perceuses à colonne ou des machines à estamper. Les activités spécifiques exercées par vos employés peuvent varier d'un travailleur à l'autre.Pourtant, ils correspondent tous à votre classification de base, Machine Shop.

Certains employés peuvent effectuer des tâches nécessitant des classifications distinctes. Par exemple, votre atelier d'usinage emploie un employé de bureau qui effectue son travail dans un bureau fermé à l'écart des autres travailleurs. Cet employé serait probablement assigné à la classification Clerical Office Employee plutôt que Machine Shop.

Les systèmes de classification de la rémunération des travailleurs sont extrêmement complexes. Votre auditeur peut reclasser votre entreprise d'une manière que vous ne comprenez pas ou qui n'a pas de sens pour vous. Dans ce cas, demandez à l'auditeur une explication. Si vous êtes toujours confus au sujet des changements, demandez de l'aide à votre agent ou courtier.

Rencontre avec l'auditeur

Pour mener l'audit, l'auditeur devra vous rencontrer ou un représentant de confiance de votre société. Si vous déléguez cette tâche à quelqu'un d'autre, assurez-vous qu'elle

connaît bien votre entreprise

comprend toutes les phases des opérations de votre entreprise
sait quelles tâches sont effectuées par chaque employé
comprend votre entreprise la politique de rémunération des travailleurs, y compris les classifications qu'elle contient
comprend les dossiers financiers de votre entreprise, y compris les données de paie, afin qu'il puisse répondre aux questions du vérificateur
. répondez aux questions de l'auditeur aussi bien que vous le pouvez. N'offrez pas d'informations qui n'ont pas été demandées.

Comme beaucoup d'entreprises, votre entreprise peut engager une société de comptabilité hors site pour gérer vos fonctions de comptabilité et de paie. Votre comptable devrait-il se présenter à la vérification en votre nom? La réponse est non. Votre comptable peut fournir à l'auditeur les documents financiers dont il a besoin pour effectuer l'audit. Cependant, l'auditeur devra se rendre dans vos locaux pour effectuer un audit physique.

Sous-traitants

De nombreux États ont des lois qui imposent une responsabilité aux entrepreneurs qui engagent des sous-traitants non assurés. Ces lois s'appliqueront à vous si votre entreprise fonctionne comme un entrepreneur et qu'elle sous-traite le travail à d'autres.

Par exemple, supposons que votre entreprise, ABC Construction, engage un sous-traitant appelé P & J Plumbing pour effectuer des travaux de tuyauterie dans un bâtiment que vous êtes en train de rénover. Un employé de P & J est blessé au travail et tente de déposer une réclamation d'indemnisation des travailleurs. Cependant, P & J n'a pas acheté de couverture d'indemnisation des travailleurs. Dans la plupart des États, le travailleur blessé peut demander des prestations en vertu de votre politique d'indemnisation des travailleurs.

Les assureurs sont tenus par la loi de fournir des avantages aux employés des sous-traitants non assurés. Ainsi, votre auditeur examinera vos documents fiscaux et recherchera 1099 formulaires délivrés aux sous-traitants. Il vérifiera si vous avez obtenu un certificat d'assurance de chaque sous-traitant que vous avez embauché. Si un sous-traitant que vous avez embauché n'a pas fourni de preuve d'assurance contre les accidents du travail, le vérificateur vous facturera une prime supplémentaire pour la couverture d'assurance de cet entrepreneur.

Le taux facturé pour un sous-traitant non assuré dépend du type de travail effectué par le sous-traitant.Par exemple, si le sous-traitant a effectué des travaux de toiture, le taux applicable à la classification de toiture applicable sera utilisé. Le taux s'appliquera à tout ou partie du coût du travail sous-traité. Si l'argent que vous avez payé au sous-traitant était pour la main-d'œuvre seulement, alors le coût total (divisé par 100) sera utilisé comme base de la prime.

Entrepreneur ou sous-traitant

Si votre entreprise n'est pas un entrepreneur, êtes-vous responsable des blessures subies par les employés des entrepreneurs indépendants que vous embauchez? La réponse est généralement non. L'entrepreneur exploite une entreprise indépendante de la vôtre. Ainsi, l'entrepreneur est responsable de fournir des prestations d'indemnisation des travailleurs à ses propres employés blessés.

Supposons par exemple que vous possédiez un magasin de vente au détail. Vous engagez Fabulous Flooring, un entrepreneur en revêtement de sol, pour arracher un vieux plancher de linoléum dans votre magasin et le remplacer par un nouveau. Vous définissez le résultat que vous voulez (un nouveau plancher) et Fabulous fait le travail. Un superviseur Fabulous supervise les travailleurs du plancher. Le superviseur établit les horaires de travail et dicte comment les employés effectuent leur travail. Si un employé Fabulous est blessé lors de l'installation de votre nouveau plancher, Fabulous (pas votre entreprise) devrait être responsable envers le travailleur.

Dans certaines situations, une entreprise pourrait être tenue responsable des blessures subies par les employés d'un entrepreneur indépendant. Ainsi, vous devriez insister pour que tous les entrepreneurs indépendants que vous embauchez fournissent la preuve qu'ils ont souscrit une assurance contre les accidents du travail.