Fournitures de bureau et frais de bureau sur les taxes d'affaires

Quelle est la différence entre les fournitures de bureau et les dépenses de bureau?

Avant de pouvoir discuter de la façon de déduire les fournitures de bureau et les frais de bureau, nous devons d'abord examiner ces deux termes et indiquer où ces catégories sont incluses dans votre déclaration de revenus.

Peu importe que vous placiez les frais de bureau sous les fournitures ou les dépenses. La plupart des fournitures sont incluses dans les dépenses courantes, tandis que les frais de bureau sont indiqués séparément.

Certaines dépenses de bureau deviennent en réalité du matériel de bureau, et elles sont classées comme des actifs et amorties sur une période de temps.

Vous trouverez des informations sur les nouvelles procédures de l'IRS relatives à l'imputation des actifs de bureau à petit prix comme les logiciels au lieu de devoir amortir ces actifs.

Les fournitures de bureau sont les articles de bureau classiques et tangibles, tels que les stylos, les agrafeuses, les trombones, les clés USB et les cartouches d'encre d'imprimante. L'IRS comprend également l'affranchissement dans les fournitures de bureau, mais de grandes quantités d'affranchissement pour les produits d'expédition sont classés différemment (voir ci-dessous). Vous pouvez également inclure de petits meubles (moins de 2500 $) dans cette catégorie, comme un bureau ou une bibliothèque usagés.

Certaines fournitures d'expédition ne sont pas considérées comme faisant partie des fournitures de bureau. Toutes les fournitures et les frais de port pour l'expédition des produits que vous vendez doivent faire l'objet d'un suivi dans le cadre du coût des marchandises vendues. Le calcul du coût des marchandises vendues est distinct de la liste des dépenses d'entreprise.

Les frais de bureau sont les autres dépenses liées à l'exploitation d'un bureau, y compris les services de site Web, les frais d'hébergement Internet, les noms de domaine et les coûts mensuels des applications (Dropbox). logiciels basés sur le Web comme les produits QuickBooks, les frais de compte marchand, et la plupart des logiciels et matériels. Vous pouvez également mettre les dépenses de téléphone cellulaire dans les dépenses de bureau (ou dans les services publics).

Certaines de ces dépenses peuvent être propriété répertoriée , et vous devrez conserver de bons enregistrements pour séparer l'utilisation professionnelle et personnelle, pour des éléments tels que les ordinateurs portables et les tablettes .

Fournitures et dépenses de bureau - Ce que vous pouvez déduire

Vous pouvez déduire le coût des fournitures et du matériel de bureau que vous avez utilisés au cours de l'année. Vous pouvez également déduire le coût des timbres et des frais d'affranchissement ainsi que les frais d'affranchissement utilisés dans les machines à affranchir au cours de l'année.

Déduire et réduire les dépenses de bureau - Nouvelles règles de l'IRS

Auparavant, tous les actifs de l'entreprise (utilisés pendant plus d'un an) dont le coût dépassait 500 dollars devaient être amortis sur la durée de vie de l'actif. Maintenant, l'IRS a une nouvelle méthode plus simple pour prendre des actifs de coûts plus petits comme dépenses au lieu de les amortir.

À compter de 2016, vous pouvez prendre en charge les actifs commerciaux (y compris les actifs de bureau) qui coûtent 2 500 $ ou moins.Cela comprend les logiciels et les suites logicielles, les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones intelligents et d'autres appareils électroniques plus petits. Le coût que vous pouvez dépenser comprend le coût d'acquisition de l'article.

Supposons que vous ayez besoin d'Adobe Acrobat X Professional pour votre travail. Le coût de cet article est généralement supérieur à 500 $. Avant la nouvelle règle IRS, vous auriez dû amortir le coût …

Maintenant, parce que le maximum pour la dépense est de 2500 $, vous pouvez dépenser l'article en un an.

Si des fournitures de bureau, des dépenses ou de l'équipement coûtent plus de 2 500 $, ceux-ci deviennent des biens amortissables et vous devez les amortir. Vous devrez parler à votre préparateur d'impôt des dossiers que vous devez conserver et obtenir de l'aide pour calculer la dépréciation, puisque chaque actif a une durée de vie utile différente.

Fournitures et matériaux utilisés pour produire ou expédier des produits

Veillez à faire la distinction entre les fournitures de bureau et l'équipement utilisé généralement dans votre entreprise pour gérer votre bureau et les fournitures et matériaux utilisés pour fabriquer des produits. Les fournitures et les matériaux que vous utilisez pour produire des produits sont inclus dans le coût des marchandises vendues.

De la même manière, vous ne pouvez pas déduire les frais de port et d'expédition pour les produits vendus; ceux-ci sont considérés comme faisant partie de votre coût des marchandises vendues.

Fournitures de bureau et équipement de bureau en frais de démarrage

Si vous faites le plein de fournitures de bureau et que vous achetez du matériel de bureau, des ordinateurs et des logiciels dans le cadre de votre démarrage, vous devrez conserver ces coûts séparés. Vous devrez peut-être étaler ces coûts de démarrage sur plusieurs années. Gardez une liste des coûts et discutez-en avec votre préparateur d'impôt.

Autres restrictions sur la déduction des fournitures de bureau et du matériel de bureau

Vous ne pouvez déduire les coûts des fournitures et matériaux utilisés pour l'année en cours. En d'autres termes, vous ne pouvez pas acheter une grande quantité de papier de copie à la fin de l'année et considérer cela comme une dépense pour cette année, car vous ne pouvez pas l'utiliser tout au long de l'année. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal comment déterminer le montant de cette dépense.

Où afficher les fournitures de bureau et les dépenses de bureau sur votre déclaration d'entreprise

Pour les entreprises individuelles et les sociétés unicontractuelles , affichez les fournitures de bureau dans catégorie «fournitures de bureau» de l'annexe C, ligne 22. Vous pouvez inclure les dépenses de bureau (y compris celles imputées à la nouvelle règle) dans cette catégorie ou vous pouvez séparer les dépenses de bureau et les inclure à la ligne 27a «Autres dépenses». Pour les «Autres dépenses», vous devez inscrire les différentes catégories à la partie V de votre annexe C, ce qui ramène le total à la ligne 27a.

Pour les sociétés de personnes et les sociétés à personnes multiples, affiche ces dépenses dans la section «Autres déductions» du formulaire 1065 (ligne 20). Vous devez joindre une déclaration distincte décrivant les différentes déductions incluses dans cette rubrique.

Pour les sociétés, affiche ces dépenses dans la section «Autres déductions» du formulaire 1120. Vous devez d'abord inclure une déclaration énumérant les retenues, puis inclure le total dans «Autres déductions», ligne 26.

Bottom Line Easy:

Si vous voulez garder les choses simples dans votre déclaration de revenus, regroupez toutes les fournitures de bureau et les frais de bureau comme des fournitures de bureau. Mais séparez les articles les plus chers de plus de 2500 $ et parlez à votre préparateur d'impôt sur la dépréciation de ces articles.