Nouveau système IRS de suivi des paiements de taxe sur les salaires

En tant qu'employeur, vous percevez des charges sociales auprès des employés. Ensuite, vous êtes tenu de payer ces taxes à l'IRS. Mais de nombreux employeurs tardent à faire ces paiements pour diverses raisons.

Maintenant, l'IRS a mis en place un nouveau système de suivi des paiements de la taxe sur la masse salariale, et il a redoublé d'efforts pour s'assurer que les employeurs soumettent ces paiements à temps.

Le nouveau système de surveillance de l'impôt sur les salaires de l'IRS

C'est ce qu'on appelle l '«Initiative d'interaction précoce». N'aimes-tu pas ces euphémismes IRS?

Son but est «d'aider les employeurs à rester au courant de leurs charges sociales». Il aide également l'IRS à combler le «déficit fiscal», en apportant plus de revenus. L'IRS veut être sûr que ces taxes sont payées à temps, afin de minimiser le coût des collections pour l'IRS et le coût des amendes et des pénalités pour les employeurs.

Les cotisations sociales sont des taxes sur les fonds fiduciaires

Les entreprises avec employés doivent retenir les impôts fédéraux et les taxes FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) des employés et ajouter à ces retenues un montant égal à l'impôt FICA de l'employeur. Ces taxes doivent être mises de côté pour le paiement à l'IRS, pas utilisé à d'autres fins commerciales. On les appelle les impôts sur les fonds fiduciaires parce qu'ils sont détenus en fiducie.

Comment l'IRS surveillera le programme

L'IRS commencera par examiner les paiements de l'employeur pour les taxes sur la masse salariale, qui passent tous par le processus EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System). Ces dépôts d'impôt doivent être effectués par 8 p. m. le jour avant la date d'échéance, à compter comme à l'heure.

L'IRS affirme qu'il "surveillera les habitudes de dépôt et identifiera les employeurs dont les paiements ont diminué ou sont en retard".

Les employeurs qui n'ont pas payé les charges sociales peuvent recevoir un ou plusieurs de ces avis:

• Certains employeurs peuvent recevoir des lettres de l'IRS leur demandant de contacter le service.
• D'autres entreprises peuvent recevoir des appels téléphoniques automatisés avec des informations et des suggestions d'assistance.
• Et, "le cas échéant" et agent des recettes IRS peut venir à une entreprise personnellement.

Notez que l'IRS n'attendra pas jusqu'à ce que le rapport trimestriel d'impôt sur les salaires (sur le formulaire 941) soit reçu pour commencer ce processus. Une alerte peut être donnée par le système informatisé dans les quelques jours suivant le paiement de la taxe.

Le comptable Kenneth Reid signale que, si l'entreprise ne paie pas à temps après ces efforts initiaux, l'IRS peut demander des injonctions judiciaires pour exiger un paiement rapide.

Qui est responsable des charges sociales

Avoir une entreprise, même une société, ne vous décharge pas de la responsabilité personnelle du paiement des taxes sur la masse salariale. Votre responsabilité à l'égard des charges sociales en tant qu'employeur comprend tous les aspects du processus, y compris la collecte, la retenue des montants exacts et le dépôt des rapports de paie.

L'IRS se penche sur les parties responsables, essentiellement toute personne chargée de collecter, de comptabiliser ou de payer les taxes sur la masse salariale.

Pénalités pour retard de paiement des taxes sur la masse salariale

Les pénalités pour retard de paiement des charges sociales sont appelées pénalités de fonds de fiducie, en fonction de la taxe sur les fonds fiduciaires mentionnée ci-dessus. Les amendes et les pénalités peuvent s'accumuler rapidement. Les taux de pénalité sont de 2% à 10% du dépôt en retard, en fonction du retard du paiement.

En outre, une "Pénalité de Recouvrement de Fonds Fiduciaire" peut s'appliquer, imposée "à toutes les personnes qui sont déterminées par l'IRS pour être responsable de la collecte, de la comptabilité ou du paiement de ces taxes, et qui ont agi volontairement . "

Comment éviter l'IRS Avis de retards sur les retenues sur la paie

Le moyen le plus simple d'éviter que l'IRS ne vous contacte à propos des paiements de taxe sur les salaires manqués consiste à effectuer les paiements à temps.

Si vous n'êtes pas sûr de ce qui est dû et quand , voici quelques échéances:

• Lorsque vous devez faire des dépôts d'impôt sur la masse salariale dépend de la taille de votre masse salariale. Les petites entreprises ayant moins d'employés font des dépôts mensuels, tandis que les grands employeurs doivent effectuer des dépôts sur une base semi-hebdomadaire.
• Les impôts sur le chômage (qui font également partie de cette initiative) doivent être payés trimestriellement, pour tout trimestre au cours duquel vous devez payer 500 $ ou plus d'impôt sur le chômage.

Si vous faites votre propre paie, en utilisant un logiciel de comptabilité et de paie, vérifiez que votre logiciel peut vous fournir des avis lorsque ces taxes sont dues. Vous pouvez également configurer votre propre calendrier de taxe sur la masse salariale pour vous assurer de ne manquer aucun paiement.

Si vos taxes sur la masse salariale sont payées par le biais d'un service de paie , assurez-vous que votre service effectue des paiements en temps opportun ou vous avertit d'effectuer ces paiements. Même si le service fait les calculs et peut-être envoyer les paiements, vous en tant que propriétaire de l'entreprise sont en fin de compte responsables de cette tâche.

Plus d'informations sur l'IRS

• Dépôts d'impôt fédéral et pourquoi ils sont importants
• Comprendre les impôts sur l'emploi