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Le Formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, est le formulaire exigé par le Department of Homeland Security des États-Unis (USCIS) pour documenter l'admissibilité à un emploi aux États-Unis. En tant qu'employeur, vous devez remplir un formulaire I-9 pour chaque employé que vous embauchez.
Tous les employés, citoyens et non-citoyens, embauchés après le 6 novembre 1986, doivent remplir la section 1 du formulaire I-9 au moment de l'embauche.
L'employeur est responsable de s'assurer que la section 1 du formulaire I-9 est remplie en temps et en heure par l'employé.
L'employeur doit vérifier la vérification de l'emploi et s'assurer que les sections 2 et 3 du formulaire I-9 sont correctement remplies. Les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 en examinant des preuves de première main (documents originaux, non expirés) d'identité et d'admissibilité à l'emploi dans les trois (3) jours ouvrables suivant le début de l'emploi.
L'employé doit être physiquement présent et ses documents originaux doivent être examinés en personne. L'employé qui examine les documents originaux doit signer la section 2 de l'I-9.
Le formulaire vérifie que vous avez vérifié deux pièces d'identité approuvées qui prouvent que l'employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis.
Les employeurs ou leur représentant autorisé doivent remplir l'article 3 lorsqu'ils revérifient qu'un employé est admissible à travailler aux États-Unis.
Lors de la réembauche d'un employé dans les trois ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 a été rempli à l'origine, les employeurs peuvent remplir un nouveau formulaire I-9 ou remplir l'article 3.
Périodiquement besoin de vérifier les formulaires I-9 pour vous assurer que vous avez un formulaire rempli pour chaque employé. Vous devez vérifier la véracité et l'exhaustivité et conserver les preuves de l'audit et de toute formation reçue par les membres du personnel qui remplissent ou stockent les I-9.
Emplacement des formulaires I-9 remplis
Vous devez conserver tous les formulaires I-9 et les documents d'accompagnement dans un fichier personnel distinct pour ces raisons.
Le gouvernement peut inspecter ces formulaires. Si les employés du gouvernement inspectent vos formulaires I-9, vous ne voulez pas leur permettre d'accéder aux fichiers personnels de vos employés et aux informations confidentielles qu'ils contiennent.
Donc, dans l'intérêt de la confidentialité des employés et de l'accès restreint, vous voulez isoler vos employés I-9 dans un dossier spécifiquement dédié au stockage I-9.
Cela protège la vie privée de vos employés et évite également à l'employeur de devoir répondre à d'autres questions soulevées par le contenu du dossier du personnel. Vous pourriez involontairement ouvrir votre entreprise à une enquête accrue par les employés d'USCIS.Evite ça.
Enquête actuelle sur le fichier I-9
Selon l'ICE (Immigration and Customs Enforcement) des États-Unis, le gouvernement peut inspecter vos I-9: «Le processus d'inspection administrative est initié par un avis d'inspection. lorsqu'un employeur contraint la production des formulaires I-9.
«En vertu de la loi, les employeurs disposent d'au moins trois jours ouvrables pour produire les formulaires I-9.
Souvent, ICE demandera à l'employeur de fournir des documents à l'appui, notamment une copie de la liste de paie, la liste des employés actuels, les statuts constitutifs et les licences commerciales. »
La tendance actuelle est à l'augmentation Les employeurs ont de plus en plus fait face à des accusations criminelles contre les gestionnaires, les propriétaires et les membres du personnel des RH pour avoir omis de remplir et de conserver correctement les formulaires I-9 pour chaque employé. I-9 Formule sérieusement, sérieusement, dois-je en dire plus?
Voir le formulaire I-9 actuel et les instructions complètes pour sa mise en œuvre au Département de la Sécurité intérieure - US Citizenship and Immigration Services (USCIS). En tant que:
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Documents supplémentaires relatifs aux dossiers personnels disponibles Aperçu du fichier personnel
Politique d'accès aux fichiers personnels
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