Comment sélectionner le conférencier parfait

L'un des éléments de divertissement les plus importants d'un événement est la sélection d'un conférencier d'honneur et d'autres présentateurs pour l'ordre du jour. Lors de l'embauche d'un conférencier externe pour remplir le rôle, les planificateurs d'événements peuvent soit contracter directement avec un conférencier professionnel ou ils peuvent compter sur l'expertise d'un bureau de conférenciers. Qu'il s'agisse d'un cadre interne, d'un leader de l'industrie ou d'un conférencier professionnel, un programme réussi identifiera les conférenciers au début du processus de planification.

Voici comment.

Conseils d'un expert

Diane Goodman, présidente de The Goodman Speakers Bureau, Inc. à Windsor, CT, est reconnue comme chef de file de l'industrie en offrant des conférenciers et des animateurs professionnels et reconnus à l'échelle nationale. Elle est l'auteure experte derrière survivre à la recherche: comment cibler et choisir le meilleur conférencier professionnel, un guide de 12 pages pour les planificateurs de réunions et d'événements.

Goodman a structuré le guide comme une liste de conseils et de questions utiles que les planificateurs de réunions débutants et expérimentés devraient aborder en interne avant de contacter un locataire ou de choisir un conférencier.

Que faire avant de choisir un conférencier principal

Tout d'abord, comme pour tout événement, la planification préalable est toujours utile, et parfois critique, pour obtenir le meilleur conférencier pour votre événement. Il est beaucoup plus facile de sécuriser les meilleurs conférenciers en prévoyant au moins six à douze mois avant l'événement.

En fait, la norme pour la réservation d'un conférencier professionnel ou connu était une année. Bien sûr, ce n'est pas toujours raisonnable ou réaliste, et aujourd'hui, on sait que les réservations ne sont faites que quelques mois à l'avance. Mais si vous pouvez l'aider, ne vous laissez pas dans la panique pendant le temps critique. Tu te remercieras plus tard.

Afin d'être suffisamment préparé pour commencer la recherche de conférencier principal, Goodman conseille de suivre les étapes suivantes pour chaque événement et liste de contrôle interne initiale du planificateur de réunions:

1. Déterminer la logistique des réunions
2. Comprendre le public
3. Capturez l'objectif de la réunion
4. Définissez les attentes du locuteur
5. Benchmark success

Une fois que vous avez réfléchi à ces tâches (et peut-être d'autres spécifiques à votre événement ou réunion), commencez la recherche. Un conférencier principal peut jouer plusieurs rôles différents pour une conférence ou une réunion. Votre réunion nécessite-t-elle un conférencier ou votre auditoire serait-il mieux servi par un conférencier inspirant ou motivateur? En parcourant cette liste de vérification, vous disposerez non seulement d'un meilleur cadre pour effectuer votre recherche de locuteur, mais vous gagnerez du temps sur le back-end en obtenant une approbation interne pour votre premier choix de conférencier.

Que faire pendant la conférence des conférenciers principaux

Une fois que vous connaissez l'orientation conceptuelle de la réunion, vous aurez une meilleure expérience pour trouver un conférencier d'honneur approprié. Là où la plupart des planificateurs d'événements sont coincés, ce n'est pas dans le processus de recherche et de sélection lui-même, mais plutôt dans la négociation des honoraires des conférenciers principaux.

Les conférenciers professionnels avec un livre publié peuvent gérer des entreprises de 10 000 $ à 20 000 $, sans compter les frais de déplacement pour un événement. D'un autre côté, un auteur à succès du New York Times peut toucher jusqu'à 40 000 dollars par intervention orale. Bien que ces chiffres peuvent sembler extraordinairement élevés pour les planificateurs d'événements nouveaux dans l'espace des conférenciers principaux, vous devez aborder les frais relativement. Comment comparer les frais du conférencier au coût du petit-déjeuner matinal ou au nombre de personnes attendues à la réunion?

The Bottom Line

Parce que les planificateurs d'événements servent de visage interne et externe à la réunion d'affaires, ce type d'approche structurée de sélection des conférenciers aidera à obtenir les approbations internes nécessaires pour un budget et à faire avancer un programme.

Lors de la planification d'une réunion, l'un des deux scénarios suivants a tendance à se produire: la date de la réunion d'affaires est approuvée sans contenu ou la date de la réunion d'affaires n'est pas approuvée sans contenu confirmé.

L'approche de Goodman recommande aux planificateurs d'événements de bien comprendre la réunion, les participants, les messages à communiquer, le type de conférencier requis et ce qui a fonctionné dans le passé.

Ces étapes, combinées à une certaine souplesse d'ordonnancement et à une planification préalable, aboutiront à un programme réussi.