Expert Conseils sur la planification d'un conférencier professionnel

La sélection d'un conférencier principal, d'un animateur ou d'un animateur pour un événement d'entreprise ou organisationnel nécessite une planification minutieuse et une compréhension des objectifs de la réunion. C'est pourquoi les planificateurs d'événements s'appuient sur l'expertise d'un bureau de conférenciers.

Dans la première partie de cette série, j'ai parlé avec Diane Goodman, présidente de Goodman Speakers Bureau, Inc., des étapes fondamentales de la sélection et de l'embauche d'un conférencier professionnel.

Diane aide les organisations à obtenir des conférenciers depuis 1979. Elle est reconnue comme chef de file dans cette industrie et collabore avec des congrès et des réunions d'entreprises nationales et internationales, entre autres.

Diane a poursuivi sa conversation avec moi pour partager certaines de ses perspectives et expériences concernant l'embauche d'un conférencier professionnel.

À propos de la planification de l'embauche d'un conférencier professionnel

Q: Diane, vous recommandez aux planificateurs d'événements de commencer par travailler avec leurs cadres internes afin d'établir des objectifs et des échéanciers clairs et de planifier le plus tôt possible pour obtenir les meilleurs conférenciers - en particulier les conférenciers principaux. Pouvez-vous partager vos réflexions sur les raisons pour lesquelles cela est important?

R: Comme tout le monde, nous voulons nous assurer que notre temps est utilisé de la manière la plus significative. Nous ne voulons pas prendre le mauvais chemin avec un client ou un orateur - et ensuite ne pas être en mesure d'obtenir le calendrier de l'orateur que le client choisit ultimement.

Pour éviter ce scénario, nous recommandons fortement aux planificateurs de placer leurs cadres sur la même page dès le début du processus de sélection. Cela peut être facilement accompli en passant 15 ou 20 minutes avec les décideurs au début du processus de sélection, à suivre par écrit pour confirmer la direction que vous prenez.

En fin de compte, cela augmentera la valeur des planificateurs pour l'équipe de direction en présentant des conférenciers qui correspondent aux buts et aux objectifs de la réunion, ainsi qu'à la mission stratégique globale et à la vision de l'organisation. Des mises à jour écrites en cours de route peuvent également vous aider, selon la culture et le style de votre entreprise.

Q: Pouvez-vous identifier trois ou cinq types de locuteurs les plus courants et pourquoi?

A: Absolument. Voici cinq types de conférenciers que tout planificateur doit savoir:

Motivation:

1. Peu importe que ce soit bon ou mauvais, les gens ont toujours besoin d'un peu de motivation dans leur travail et leur vie. Les réunions à contenu élevé, éducatives ou axées sur la formation ont besoin de légèreté. C'est à ce moment que le conférencier humoristique et motivateur ou le conférencier de type ludo-éducatif est utilisé et toujours bien reçu … le rire fait que les gens se sentent bien et est aussi un grand brise-glace. Team Building:
2. Lorsque les entreprises se réorganisent, fusionnent, acquièrent ou sont acquises, elles doivent reconstruire ou renforcer leurs relations internes.Des programmes interactifs de création d'équipes aident à atteindre ces objectifs. Aventurier:
3. Leurs histoires de courage et de détermination sont parmi les plus inspirantes. Le public est à l'écoute de ces personnes incroyables.

Leadership / Management:

1. Quelles caractéristiques font d'un bon leader? Quelles sont les dernières tendances en matière de développement de la gestion? Comment les entreprises peuvent-elles reconnaître et récompenser les employés pour augmenter la rétention des employés? Comment les entreprises peuvent-elles être plus innovantes pour rester compétitives? Ce ne sont que quelques-unes des choses que les cadres veulent entendre. Générationnel:
2. Bien que ce sujet ne soit pas nouveau, il gagne en popularité à mesure que de plus en plus de générations entrent sur le marché du travail. Il affecte tous les types de groupe, des ventes et du marketing à la gestion et aux RH.

Q: Qu'en est-il de l'embauche d'artistes pour servir comme animateurs? Quels types d'organisations font cela et pour quels types de réunions?

R: Il s'agit vraiment du type de réunion que l'entreprise essaie de créer, plutôt que du type de société qui tient la réunion. Habituellement, les groupes qui utilisent des MC cherchent à présenter une réunion très unifiée avec un excellent flux et une continuité - parfois avec un oeil vers un thème.

Souvent, les réunions axées sur le contenu intensif utilisent des animateurs comme animateurs pour alléger l'atmosphère et rendre une réunion autrement décourageante plutôt agréable. Nous voyons une variété de différents types de réunions en utilisant des animateurs comme MCs.

À propos des tendances en expression professionnelle

Q: Constatez-vous de nouvelles tendances dans la sélection des enceintes? Par exemple, y a-t-il une tendance à ce que les experts de l'industrie servent plus souvent de conférenciers principaux?

Les auteurs d'affaires les plus vendus sont très souvent demandés. Il semble que de nombreux auteurs - mais pas tous - frappent le circuit de la parole dès que leur livre commence à recevoir de la notoriété. En outre, il semble y avoir beaucoup plus d'intérêt à entendre des dirigeants d'entreprise prospères et ce que nous appelons les «gourous» des affaires, ceux qui ont été là, l'ont fait, et en parlent maintenant.

Nous travaillons en effet avec des experts de l'industrie, qui peuvent être des universitaires ou des spécialistes dans un domaine donné. Bien qu'ils servent un but merveilleux, gardez à l'esprit que les «experts» de l'industrie ne sont pas nécessairement des conférenciers professionnels chevronnés. Votre bureau de conférenciers devrait connaître le style, la force et la faiblesse de chaque expert de l'industrie comme ils le feraient pour tout autre expert afin de fournir des conseils appropriés.

Q: Quels types d'organisations choisissent des experts plutôt que des célébrités ou des personnalités sportives reconnues et dans quelles circonstances?

R: Cela dépend davantage du type de réunion que l'entreprise essaie de créer. Les réunions d'incitation, ou les réunions pour les personnes qui ont eu le droit de participer, utiliseront plus de types de célébrités pour récompenser les participants avec une expérience «inoubliable». Plus de contenu ou de réunions orientées vers l'éducation se pencheront vers plus d'experts de l'industrie et de conférenciers.

Nous voyons maintenant une très belle tendance vers la fusion des types d'enceintes que les entreprises utiliseront lors de leurs différentes réunions.Plus de planificateurs regardent l'image globale et utilisent le contenu ou les conférenciers de l'industrie ainsi que des conférenciers motivateurs - et parfois des artistes - à un plus large éventail de types de réunions.

À propos de l'embauche d'un conférencier professionnel

Q: Les conférenciers ont-ils habituellement des exigences particulières (autres que le paiement de leurs frais d'élocution) que les planificateurs d'événements devraient connaître?

A: Les exigences spécifiques de chaque locuteur sont différentes. Au minimum, un planificateur devrait s'attendre à être responsable de payer le prix du billet d'avion, l'hébergement, le transport terrestre, les repas et les exigences AV. Parfois, un conférencier peut avoir un forfait pour le voyage ou exiger un per diem spécifique pour couvrir les repas et les frais accessoires. Il peut également y avoir des frais pour des documents spécifiques ou le droit d'enregistrer l'adresse ou le discours.

Les bureaux des conférenciers doivent fournir au planificateur toutes les exigences importantes avant qu'une décision finale ne soit prise, afin qu'il n'y ait pas de surprises.

À propos des frais d'un conférencier professionnel

Q: Quels types de frais les planificateurs d'événements devraient-ils prévoir pour un conférencier professionnel? Existe-t-il un moyen de catégoriser les fourchettes de frais pour les différents types de conférenciers?

A: Bonne question. Les honoraires vont de quelques milliers de dollars à plus de cent mille dollars. Les conférenciers fixent leurs honoraires et il n'y a pas de critères ou de normes spécifiques pour ce faire.

Décrivons trois des différents types de conférenciers: professionnels, experts et célébrités.

Les conférenciers professionnels sont ceux qui ont choisi de parler pour vivre. Il y a des milliers de ces types de haut-parleurs sur le marché. J'aime penser qu'ils basent leurs frais sur leur expérience, leurs connaissances et leurs compétences en expression orale, mais souvent c'est ce qu'ils perçoivent comme leur valeur.

1. Les experts sont ceux qui s'expriment par leur expertise dans un domaine donné. Ce n'est pas leur vocation première.
2. Les célébrités ne sont que ça: des célébrités. Souvent, vous allez payer beaucoup d'argent juste pour avoir une célébrité sur la plate-forme.
3. Le planificateur doit déterminer la valeur de cela! Q: Les frais pour un bureau de conférenciers sont-ils inclus dans les honoraires du conférencier? Un planificateur d'événements devrait-il prévoir des frais supplémentaires? Si oui, dans quelle (s) circonstance (s)?

A: Généralement, l'orateur paie une commission au bureau. Ils le font parce que le bureau a assuré l'engagement pour eux et assume toutes les obligations logistiques et contractuelles. Il existe des exceptions, comme dans toute entreprise, et il peut arriver qu'un bureau facture ses propres frais lorsqu'il fournit des services tels que des recherches approfondies ou une planification stratégique pour des entreprises ou des organisations.

À propos des annulations d'engagements de conversation et des bureaux de haut-parleurs

Q: De nombreuses situations peuvent survenir et nécessiter l'intervention d'un haut-parleur pour annuler un engagement. Quelles mesures un planificateur d'événements peut-il prendre pour remédier à cette situation lorsqu'il contracte un conférencier?

A: C'est ici que la relation bureau / conférencier peut vraiment faire la différence, car nous pouvons «rallier» des conférenciers pour nous aider dans des situations d'urgence.

Il est à espérer qu'une annulation aura lieu avec suffisamment de temps pour trouver un remplaçant comparable. Mais le temps n'est généralement pas de notre côté lorsque des annulations surviennent.

Ainsi, lorsqu'un planificateur apprend une annulation, il doit immédiatement appeler son bureau pour un plan de «sauvegarde», même si ce n'est que quelques heures avant le discours. S'il s'agit d'un grand événement avec plus d'un conférencier, nous pourrions demander à l'un de nos conférenciers déjà présent à l'événement de faire le «double devoir». "Ou, si nous savons qu'un autre orateur est géographiquement proche, nous pouvons lui demander de faire un détour par notre événement et de sauver la journée.

Il y a toujours des solutions. j'espère que vous travaillez avec un bureau qui connaît suffisamment bien leurs conférenciers pour surmonter ces défis frustrants.

Q: Un tel scénario est probablement l'un des moments les plus importants pour travailler avec un bureau de conférenciers. Pouvez-vous partager un exemple de la façon dont vous avez sécurisé quelqu'un d'autre à la dernière minute?

R: Nous étions sur place pour gérer les conférenciers d'un important client de l'assurance qui tenait une réunion de motivation. À environ 5 a. m. Un dimanche matin, mon employé a reçu un appel paniqué du client. Le seul interlocuteur qu'ils ont réservé sans notre aide ne s'est pas présenté. Apparemment, il y avait un problème avec le transport du locuteur, mais personne ne savait vraiment ce qui s'était passé.

Le client se retrouvait maintenant avec un trou béant dans son agenda où le keynoter d'ouverture appartenait! Donc, nous devons travailler tout de suite pour réfléchir à des idées de remplacement.

Nous connaissions bien ce client et son public, et nous avons déterminé que nous avions le candidat idéal à distance de conduite. Nous avons appelé son bureau, son téléphone portable, sa maison

et sa femme! Lorsque nous l'avons trouvé, nous avons expliqué la situation et il a accepté de venir immédiatement à la réunion. Une fois qu'il est arrivé, nous avons eu une brève réunion avec le client et nous avons discuté des objectifs, et sans plus tarder, l'orateur a pris la scène. À la fin, l'orateur a reçu une ovation debout de la part du public! En fait, il était probablement un choix

meilleur que celui de la non-présentation. Les relations comptent vraiment!