Publicitaires d'un événement média réussi

L'un des moyens les plus faciles pour votre entreprise de bénéficier d'une couverture médiatique gratuite (souvent appelée «média gagné») est de participer à des événements médiatiques. Que vous fassiez équipe avec plusieurs sponsors pour aider les moins fortunés ou que vous organisiez une conférence de presse pour annoncer la sortie d'un produit, vous devez suivre certaines étapes afin d'organiser un événement médiatique réussi.

Commencer avec un communiqué de presse

L'envoi de votre communiqué de presse aidera les médias à décider si votre reportage est suffisamment digne de couverture.

C'est pourquoi il est utile de garder votre communiqué de presse simple et de ne jamais utiliser de battage médiatique. Les stations et les journaux sont à la recherche de nouvelles, ils ne cherchent pas à vendre leurs produits.

Vous avez une fenêtre pour envoyer votre communiqué de presse. Vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt et puis il est oublié ou enterré et vous ne voulez pas l'envoyer trop tard quand d'autres histoires ont déjà été attribuées et ne peuvent tout simplement pas s'adapter à votre événement. , 2-3 jours avant votre événement suffit d'un préavis.

Vous devez également vous assurer d'inclure des instructions et des instructions spéciales dans votre communiqué de presse. Si le siège de votre entreprise se trouve à un endroit, mais que votre événement se trouve à votre usine à 30 miles, vous devez le préciser dans votre communiqué.

Regarder les appels téléphoniques

Après avoir envoyé votre communiqué de presse, vous pouvez appeler les éditeurs des journaux ou des producteurs des stations de télévision pour vérifier qu'ils les reçoivent.

C'est tout ce que vous avez à demander.

Cela va souvent ouvrir la conversation pour qu'ils vous disent s'ils pensent qu'ils pourront venir ou non. Mais même si ce n'est pas le cas, vous ne voulez pas demander s'ils arrivent. Ils seront là s'ils le peuvent mais ne feront aucune promesse.

Ne perdez pas de vue que les nouvelles de dernière heure ou les jours de grande actualité peuvent les empêcher de venir à la dernière minute.

Vous ne voulez pas les harceler pour voir s'ils arrivent, même le jour de l'événement où vous attendez que les journalistes se présentent.

Vous souhaitez également regarder l'heure à laquelle vous passez votre appel téléphonique. Appel à 10 minutes avant 5 p. m. peut sembler être la fin de la journée pour vous, mais pour un producteur qui a 10 minutes jusqu'à un bulletin de nouvelles tous les soirs. Les meilleurs moments pour appeler sont généralement autour de 10 a. m. , et entre 1 et 2: 30 p. m.

Planifiez minutieusement l'heure de votre événement

Tout le monde travaille sur les délais. Les journaux ont fixé des temps pour mettre au lit le problème du lendemain. Cela signifie qu'ils viennent à votre événement à 5 p. m. jeudi, la couverture peut ne pas apparaître jusqu'à samedi.

Les chaînes de télévision ont généralement un matin, midi, 5, 6, 10 et / ou 11 p. m. bulletins de nouvelles pendant la semaine, en fonction de votre marché de la télévision. Obtenir une couverture si votre événement média commence à 4 p.m. pourrait être très difficile. Ils vont non seulement sauter dans leur voiture de nouvelles et conduire comme des fous pour obtenir votre bande sur l'air par 5. Il y a un script qui doit être écrit et une bande qui doit être éditée.

Planifiez l'heure de votre événement de façon à ce que ce soit non seulement pratique pour les journalistes, mais augmente également vos chances d'obtenir une exposition plus immédiate.

N'essayez pas et ne faites pas tout

Aussi tentant que cela puisse être de devenir réalisateur, ne dites pas au journaliste, aux photographes ou aux vidéographes ce que vous voulez qu'ils obtiennent.

Vous voulez établir un certain rapport avec eux et commencer une relation avec le journal ou la chaîne de télévision. Vous ne gagnerez aucun ami en leur disant comment faire leur travail.

Facilitez l'entrée (et la sortie)

Si vous tenez l'événement dans votre usine de 50 000 pieds carrés et que la zone dans laquelle vous autorisez les médias se trouve à l'arrière du bâtiment, leur donner un accès aussi facile que possible. Ne les laissez pas stationner à l'avant de l'immeuble, puis trimballez leur équipement jusqu'à l'arrière si vous pouvez l'aider. S'il y a un moyen de conduire à l'arrière, informez les médias des directives de conduite dans votre communiqué de presse et indiquez clairement le chemin à suivre lorsqu'ils arriveront.

Vous souhaitez également déterminer quelle zone de votre établissement est strictement interdite. Par exemple, si vous ne pouvez pas éviter une longue marche, voulez-vous vraiment que les médias traversent l'ensemble de votre bâtiment avec des caméras?

Cela ne veut pas dire qu'ils vont commencer à tirer ce qu'ils veulent. Mais de nombreuses entreprises ont des politiques strictes sur les endroits où les caméras et les non-employés peuvent aller pour des raisons exclusives.

Considérez les visuels

Pensez à vos visuels avec soin. Donner aux médias autant d'expérience pratique que possible. Parler d'un produit pendant une demi-heure, puis se référer à l'image dans la brochure est quelque chose que les médias n'ont même pas besoin de montrer. Rappelez-vous, ils transmettent les visuels à vos clients potentiels (leurs téléspectateurs ou lecteurs), il est donc important de garder votre public à l'esprit afin que vous puissiez obtenir la couverture dont vous avez besoin.

N'oubliez pas un dossier de presse

Incluez les informations sur votre événement et distribuez-le aux médias. Cette information les aidera à écrire l'histoire mais vous aidera également à avoir plus de contrôle sur les nouvelles puisque vous leur fournissez les informations cruciales.

Assurez-vous que votre contact média est disponible

N'oubliez pas de mettre votre contact média à votre disposition pour toute question. Si un journaliste a d'autres questions, il doit être en mesure de contacter rapidement votre contact média.

Assurez-vous d'inclure le numéro de téléphone du contact média et toute autre information de contact dans votre dossier de presse.

Utilisez des employés expérimentés

Vous n'avez pas à limiter les porte-parole de votre événement à votre propre contact média. Si un employé peut donner une meilleure prise de parole parce qu'il a plus d'expérience dans le développement et l'utilisation d'un certain produit, par tous les moyens, le rendre disponible pour des questions.

Préparez votre déclaration avant

Si vous envisagez de parler à huis clos ou à un journaliste, réfléchissez à ce que vous voulez dire à l'avance.Il peut être utile de demander à un ami qui ne connaît pas votre entreprise de relire votre dossier de presse et de poser des questions. À partir de ces questions et de vos idées, trouvez une liste de réponses. Vous ne voulez pas avoir l'air répété, mais vous ne voulez pas paraître mal préparé ou dire "Umm …" beaucoup non plus.

Vous voulez également considérer les différents types de médiums.

Le journal a des besoins différents de la télévision et vice versa. Un journaliste peut vous poser des questions très différentes de celles d'un journaliste de télévision. Chaque média a différentes manières de présenter vos nouvelles, il aura donc besoin du type qui convient le mieux à son public.

Que faire si le journaliste ne montre pas?

La station ou le journal peut très bien envoyer un photographe ou vidéaste à la place d'un journaliste.

Cela ne veut pas dire que votre histoire n'est pas importante pour eux. Ils ne seraient pas là s'ils n'avaient pas l'intention de donner votre couverture de l'histoire, donc traiter ceux qui se présentent très bien.

Si un vidéaste transporte son équipement, ne lui donnez pas un dossier de presse à ce moment-là. Proposez-lui de le porter jusqu'à ce qu'il ait pu obtenir les vaccins dont il a besoin. Le traiter comme un citoyen de deuxième classe le fera revenir à la station et pourrait nuire à vos chances de couverture future.