Gestion plus efficace des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont non seulement l'une des dépenses les plus importantes pour la plupart des entreprises, mais la gestion correcte (ou incorrecte) des heures supplémentaires peut faire la différence entre des poursuites coûteuses, un moral bas et une vulnérabilité aux changements dans les règlements sur les heures supplémentaires.

Au cours des dernières années de conjoncture économique précaire, de nombreux employés se sont montrés désireux de faire leurs preuves en tant que travailleurs acharnés qui ne se plaignent pas de travailler un peu plus longtemps sans nécessairement inclure tout ou partie de leurs feuilles de temps.

De nombreux employeurs ont tacitement (ou explicitement) approuvé cette attitude. Ashley Dinsdale, un acheteur pour Macy's qui travaille plus de 50 heures par semaine, dit: «Des licenciements sont survenus au bureau de mon employeur précédent. Maintenant, j'arrive tôt et j'envoie des courriels pour qu'ils sachent que je suis là. "

Cependant, les entreprises ne devraient pas considérer ce type de comportement comme une bonne chose. Le fait de fermer les yeux ou d'encourager ce type de comportement en amont peut avoir des répercussions financières désastreuses si ces mêmes employés décident d'intenter une action en justice pour mauvaise classification ou temps travaillé sans rémunération. Selon la National Employment Lawyers Association, les conflits de travail et les salaires ont augmenté de 77% depuis 2004 (ce n'est pas une coïncidence si 2004 a été la dernière révision par le DOL de la Fair Labor Standards Act). voir une autre vague de conflits de salaires et de travail.

Rien qu'en 2014, le ministère du Travail a ordonné aux entreprises du pays de payer près de 241 millions de dollars en arriérés de salaires en raison d'erreurs de classification des employés (pour éviter les heures supplémentaires), demandant ou encourageant les employés à travailler plus de 40 heures par semaine sans salaire ou en encourageant les employés à répondre aux courriels, aux textes et aux appels téléphoniques en dehors des heures d'ouverture - sans rémunération.

Des employés d'EMS à Charleston aux travailleurs de la santé à Santa Barbara, en passant par les directeurs des magasins d'articles de sport, de nouveaux procès surgissent chaque jour.

Que pouvez-vous faire pour gérer plus efficacement les heures supplémentaires afin de protéger votre entreprise et vos employés? Ces quatre conseils d'experts vous aideront à éviter les pièges et les surprises majeurs en matière de gestion des heures supplémentaires.

1. Suivre l'heure des employés. Le travailleur américain moyen, selon le Bureau of Labor Statistics, travaille un peu plus de quatre heures supplémentaires par semaine. C'est 208 heures par année. Estimant un salaire moyen de 21 dollars par heure et demie de salaire, le total général s'élève à 6 552 dollars par employé et par an. Avec un effectif de 20 employés, cela représente 131 040 $ de dépenses en heures supplémentaires seulement.

Que pouvez-vous faire pour éviter les surprises en ce qui concerne les heures supplémentaires? L'une des plus grandes ressources disponibles est le suivi du temps mobile qui comprend des alertes pour informer les employés et les gestionnaires lorsque les seuils d'heures supplémentaires empiètent.Le suivi du temps des employés permet également aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise de voir et d'aborder les tendances à l'échelle de l'entreprise et au niveau des employés individuels en ce qui concerne les heures supplémentaires. Un employé accumule-t-il régulièrement des heures supplémentaires chaque semaine? Est-ce dû à des pénuries de personnel, à des charges de travail importantes ou à un employé qui a plus de temps libre et qui profite de la hausse de salaire? Avec une vue d'ensemble du temps passé (et de la façon dont il est affecté à différents projets), les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées en ce qui concerne les ressources et les heures supplémentaires. Et ne pas hésiter à suivre les heures seulement pour les employés à l'heure.

Savoir exactement combien d'heures chacun contribue est essentiel pour faire des choix intelligents et rouler avec les prochaines modifications à la réglementation fédérale sur les heures supplémentaires.

Le suivi du temps évite également l'arrondissement des feuilles de temps (ce qui arrive généralement de façon assez innocente mais tombe généralement à l'avantage de l'employé.) L'American Payroll Association estime à 10 minutes par quart par employé). Assurez-vous que le système que vous choisissez vous aide avec la conformité DCAA et DOL, pour vous protéger avec des dossiers faciles à trouver en cas de vérifications gouvernementales ou de conflits de travail.

2. Jetez un coup d'œil à la classification des employés. Vous devez savoir que si votre employé est salarié mais gagne moins de 23 660 par an, vous devez quand même payer des heures supplémentaires - et que ce seuil est sur le point d'augmenter brusquement. Sans compter que classer un employé comme exonéré avec un salaire inférieur à 23 660 $ par année ou dans un poste qui n'est pas admissible au statut d'exemption simplement pour éviter de devoir payer des heures supplémentaires n'est pas une bonne stratégie.

Une partie importante des poursuites en matière de travail qui sont en augmentation depuis 2004 est attribuable à des erreurs de classification et à des réparations pour les paiements rétroactifs dus en heures supplémentaires pour des heures supplémentaires non travaillées.

Aux fins de la déclaration de culpabilité, peu importe que les tribunaux classifient délibérément ou classent innocemment les employés; C'est votre travail en tant qu'employeur de veiller à ce que la classification est correcte pour vos employés - et non finagled dans une tentative de réduire les coûts. Les pénalités pour mauvaise classification comprennent non seulement deux années de paiements rétroactifs pour les heures supplémentaires dues, mais si vous êtes réputé avoir mal classé l'employé intentionnellement, vous devrez trois ans. Pour vous assurer que vos classifications sont à la hauteur, évaluez régulièrement les tâches et les relations de vos employés avec l'entreprise et consultez un avocat dans les zones grises. Il pourrait être un peu pénible de payer les frais juridiques, mais c'est une petite pincée par rapport aux conséquences potentielles.

3. Communiquer les attentes. L'un des meilleurs moyens de maîtriser les heures supplémentaires est d'améliorer la communication autour du sujet. Rendez les attentes claires aux employés, formez explicitement les gestionnaires et les employés aux attentes et étouffez dans l'œuf toute pratique de quiconque n'étant pas en train d'enregistrer des heures supplémentaires «par bonté de cœur». «Il peut y avoir plus de règles tacites sur le moment d'enregistrer le travail pour les employés horaires que les gestionnaires ou les propriétaires d'entreprise peuvent réaliser, mais le travail sans rémunération est toujours un motif d'action légale même si l'approbation est tacite.Et peu importe à quel point le cœur de votre employé est bon, le travail sans salaire finit par miner le moral et la transparence au sein de l'entreprise.

Il est particulièrement important de clarifier vos attentes en matière de technologie. Le fait de vérifier le courrier électronique (et de s'attendre à ce que les employés répondent en dehors des heures de travail) peut sembler anodin, mais les minutes s'accumulent. De nombreuses entreprises s'attendent à ce que les employés soient disponibles en dehors des heures de bureau pour la communication par e-mail, mais cela a été confirmé en travail . Vous serez peut-être surpris de constater combien d'heures vos employés enregistrent hors heures sur cette seule tâche. Katharine C. Giovanni, présidente de Triangle Concierge, a déclaré: «Tout le monde essaye de passer de 36 heures à 24 heures sur 24. En fait, la technologie n'aide pas parce que vous pouvez emmener votre bureau avec vous, donc nous travaillons tout le temps. "Clarifiez vos attentes en matière de courrier électronique et assurez-vous que tout le monde, managers comme employés, respecte les normes que vous avez définies.

4. Accentuez Cross Training Dans certaines entreprises, les dépenses d'heures supplémentaires s'additionnent rapidement certaines personnes parce que personne d'autre ne peut faire leur travail: non seulement les heures supplémentaires s'additionnent, mais les goulots d'étranglement se développent et la bande passante de certains employés finit par atteindre un maximum tandis que d'autres finissent par être sous-utilisées. Cela permettrait aux différents employés de participer à des projets à mesure que la charge de travail augmenterait ou que des situations d'urgence se présenteraient.Une formation croisée efficace peut également améliorer le moral, permettre à plus de membres du personnel de contribuer à des projets clés et soulager de la charge imposée aux autres membres du personnel.

La formation croisée vous permettra également d'être plus flexible avec la planification. Trop souvent, les entreprises sont obligées de prévoir des horaires pour des personnes ayant des connaissances spécialisées au détriment d'heures supplémentaires importantes. Bien qu'il ne soit pas possible - ou idéal - de s'entraîner à toutes les tâches ou à tous les ensembles de compétences - l'identification des tâches qui peuvent facilement être apprises par plusieurs employés peut réduire considérablement les heures supplémentaires tout en augmentant la productivité et l'efficacité.

Les heures supplémentaires peuvent être pleines de dépenses et d'embûches, mais ce n'est pas obligatoire. Gérer vos heures supplémentaires de manière proactive, éviter les surprises et préparer l'avenir peut réduire vos dépenses, protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires et améliorer le moral de toute l'entreprise.

À propos d'Amy Bailey

Amy supervise toutes les opérations de financement, de ressources humaines et de construction de TSheets. Elle est une fière Idaho Vandal qui a passé huit ans en comptabilité publique chez Coopers & Lybrand, et plus de 20 ans dans des sociétés technologiques publiques et privées à forte croissance comme Extended Systems, ProClarity, Microsoft et Silverback. Elle a deux enfants et vit avec son mari et un Mastiff anglais nommé Scout.