Comment Améliorer le Processus de Demande d'Information (RFI)

Faites-vous une demande d'information? Ou est-ce quelqu'un d'autre qui vous demande des informations? Le terme «demande d'information» (RFI) peut être appliqué de toute façon, mais il y a quelques différences fondamentales dans le processus dans chaque cas. Découvrez ci-dessous comment améliorer votre processus RFI, que vous demandiez ou que l'on vous demande des informations.

Partie A. Des informations vous sont demandées

Les demandes de renseignements constituent une étape préliminaire fréquente dans la définition et l'exécution des travaux de construction.

Souvent, c'est une question de taille: les grands projets ont plus de variables et plus d'inconnues qui doivent être résolues ou au moins réduites avant de demander des propositions formelles, donc une RFI peut aider.

1. Votre processus doit être suffisamment rapide pour comprendre et répondre sans retard injustifié. Une RFI d'un client potentiel est une chance pour vous d'arriver tôt. Cela, à son tour, signifie être assez bien organisé pour répondre rapidement et correctement.

2. Si la DDR indique un travail que vous préférez ne pas effectuer, ou qui entraînerait des conflits de ressources avec les projets d'autres clients, vous pouvez poliment refuser. Une réponse négative, mais en temps opportun, peut encore laisser une bonne impression et une chance d'être contacté pour d'autres projets plus tard.

3. Assurez-vous que la RFI contient suffisamment de détails pour que vous puissiez répondre correctement. Vérifiez au minimum que vous avez assez d'informations pour répondre aux questions suivantes:

   1. Pouvez-vous participer? Avez-vous les compétences et les ressources pour fournir une bonne solution?

   2. Pouvez-vous gagner un tel projet? Êtes-vous meilleur que les concurrents pour ce travail de construction?

   3. Voulez-vous gagner un tel projet? Vérifiez les antécédents du client pour le paiement à temps, avant de répondre à cette question.

4. Si la RFI reste trop floue, votre processus peut définir les choix suivants.

   1. Vous pouvez refuser et poursuivre d'autres projets.

   2. Vous pouvez aider le client à mieux définir les besoins de construction.

   3. Vous pouvez proposer des services de conseil rémunérés pour créer une nouvelle RFI.

Chaque option a ses avantages et ses inconvénients. Votre décision sur l'option à choisir sera en fonction du projet et du client concerné.

Partie B. Vous demandez l'information

Une fois qu'un projet de construction a commencé, il n'est pas inhabituel pour un entrepreneur ou un sous-traitant d'exiger des informations supplémentaires pour s'assurer que le travail est effectué correctement.

1. Commencez votre processus RFI s'il est nécessaire de:

   • Modification de la spécification du projet, par exemple, pour remplacer un matériau de construction par un autre (peut-être impossible à obtenir).

   • Clarification d'une tâche ou d'un certains matériaux doivent être utilisés, mis en forme, appliqués, etc.

   • Résolution d'un «déficit de construction» dans lequel une partie du projet n'a pas été réalisée conformément aux spécifications du projet.

   • Correction des spécifications s'il y a de bonnes raisons de remettre en question une omission, une mauvaise application ou un manque de qualité concernant les matériaux ou les tâches spécifiées.

2. Vérifiez si le client ou l'entrepreneur général a un formulaire RFI standard à utiliser. De bons formulaires et modèles vous aident à inclure les bonnes informations afin d'obtenir des réponses judicieuses et utiles à votre RFI. Enregistrez votre RFI nouvellement ouverte par exemple dans une application logicielle centralisée pour gérer les RFI.

3. Analysez la réponse que vous obtenez pour vous assurer qu'elle est à la fois claire et réaliste. Confirmez ou clarifiez tout effet sur le budget et le calendrier du projet. Mettez à jour votre propre planification de projet de manière appropriée.

4. Marquez votre RFI comme fermée ou résolue, si la réponse que vous obtenez justifie cela. Vérifiez votre liste des RFI non résolues. Chassez les parties concernées pour les réponses!