Comment faire une réclamation d'assurance entreprise

Savez-vous comment déposer une réclamation d'assurance commerciale? Votre entreprise peut profiter de nombreuses années sans réclamation, puis une perte survient soudainement. Comment allez-vous répondre? Savez-vous comment éviter les erreurs de dépôt de réclamation? La gestion des réclamations d'assurance des entreprises comporte trois étapes: la planification, le reporting et le suivi.

Planification

La planification est un élément essentiel de la gestion des risques. Les propriétaires d'entreprise devraient avoir un plan de désastre en place.

Les employés devraient être formés sur la manière de signaler correctement une réclamation. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à planifier:

• Caméras Les caméras numériques fournissent un enregistrement d'un événement. Une photo ou une vidéo peut aider à étayer les faits dans votre demande écrite. Pensez à placer un appareil photo numérique dans chacun des véhicules de votre entreprise. Vous devriez également envisager de fournir des caméras aux commis, aux gestionnaires et aux contremaîtres de votre service d'expédition et de réception. Dites à vos employés comment et quand les utiliser. Des caméras de surveillance placées dans les entrées, les sorties et les aires de stationnement peuvent documenter les actes commis par des vandales ou des voleurs. Choisissez des caméras qui conservent les enregistrements numériques pendant au moins trente jours.
• Formulaires de déclaration écrite uniformes Utilisez des documents uniformes pour signaler les accidents ou les incidents majeurs. Vous pouvez obtenir des formulaires standard auprès de votre agent ou de votre assureur. Mettez ces formulaires à la disposition de vos employés et expliquez-leur comment les utiliser.

• Mock Drills Testez votre plan de désastre en organisant des exercices de simulation de catastrophe.
• Conformité à la réglementation Assurez-vous que votre plan d'urgence est conforme aux règles de sécurité imposées par les organismes d'État ou fédéraux, y compris l'OSHA.

Rapports

En règle générale, vous devez informer votre assureur de tout accident ou réclamation dès que possible (le plus tôt possible) afin d'être admissible à une couverture en vertu d'une police d'assurance commerciale.

Ainsi, vous devez signaler immédiatement à votre assureur les incidents tels que les incendies, les accidents d'automobile, les vols, les dommages causés par les intempéries et les blessures subies par des tiers.

• Rapport à l'application de la loi Signalez les incidents de propriété impliquant des crimes aux forces de l'ordre. Beaucoup de polices qui couvrent la propriété commerciale ou les dommages physiques d'automobile déclarent que vous devez signaler les pertes de vol à la police.
• Communiquez avec votre professionnel de l'assurance Votre agent ou votre courtier devrait expliquer le processus de soumission de réclamation. Il ou elle recueillera des informations auprès de vous et préparera un formulaire de réclamation. Ce formulaire est envoyé à l'assureur. Demandez à votre agent un échéancier sur le processus de réclamation. Il ou elle doit également expliquer comment contacter le service des réclamations de l'assureur.
• Communiquez avec votre assureur Une fois que votre assureur aura reçu le formulaire de réclamation, il le cédera à un expert en sinistres. L'expert peut être un entrepreneur indépendant ou un employé de l'assureur.Essayez de contacter votre expert dans les 72 heures suivant le dépôt de votre demande. L'expert demandera une preuve de perte. Lorsque vous envoyez le formulaire complété à l'expert en sinistres, incluez toutes les photos ou vidéos pertinentes.
• Communiquez avec des professionnels pour évaluer et réparer les dommages De nombreuses entreprises retardent les réparations critiques. C'est une erreur. Vous pourriez être en mesure de faire fonctionner votre entreprise si vous faites des réparations rapidement. Obtenez des estimations des coûts de réparation auprès d'entrepreneurs réputés aussi rapidement que possible. Essayez d'obtenir deux ou trois estimations.
• Communiquez avec un conseiller juridique compétent Envisagez d'embaucher un avocat compétent en assurance pour préparer un dossier de réclamation à présenter à votre assureur. Un avocat ayant de l'expérience en matière d'assurance pourrait être en mesure de faciliter le processus de réclamation. Un avocat peut vous aider dans les différends avec votre assureur.
• Communiquez avec un comptable compétent Envisagez de retenir les services d'un expert-comptable si vous présentez une demande de revenu d'entreprise. Un comptable peut préparer les documents dont vous avez besoin pour déposer votre demande.

Suivi

Une fois que vous avez déclaré une perte à votre assureur, assurez-vous de faire un suivi régulier auprès de l'expert en sinistres affecté à votre réclamation. L'expert en sinistres devrait vous tenir au courant de l'évolution de votre demande. Si les semaines passent sans que votre expert en sinistres vous le dise, demandez-lui un rapport de situation. Marquez votre calendrier pour contacter l'expert en sinistres à des dates précises et respectez votre calendrier.

Soyez poli, mais autoritaire quand vous avez affaire à votre expert. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse de l'expert, demandez de l'aide à votre agent ou courtier. Il ou elle devrait jouer un rôle actif dans la résolution de votre réclamation.

Article édité par Marianne Bonner