Planification < < Principes de base de la création d'un budget d'événement

En tant qu'organisateur d'événements, rester dans le budget de votre client est la clé. Et pour ce faire, vous avez besoin d'un budget d'événement détaillé sur lequel vous et votre client êtes d'accord.

Que vous soyez débutant en planification d'événements ou un professionnel chevronné, le fait de tenir un budget vous aidera à rester organisé et préparé pour toute demande de renseignements de la part des clients et vous évitera de dépasser votre budget.

Pour un événement de base, tel qu'un séminaire ou un dîner, Excel ou d'autres tableurs peuvent être utiles.

Listez les quatre catégories suivantes en haut:

• Article
• Dépense projetée
• Dépense réelle
• Détails

Ensuite, catégorisez et suivez les postes de dépenses.

Gestion d'un budget d'événement

1. Suivre les coûts de location d'un site. Lorsque vous planifiez l'événement lui-même et que vous rencontrez votre directeur des ventes, suivez tous les frais de location prévus pour l'événement et l'espace de fonction, l'entretien ménager, la manutention des bagages et les dépenses connexes.

2. Estimer les coûts de restauration. Cela inclut tous les frais de nourriture et de boisson, y compris les pourboires et les pourboires, qui peuvent représenter jusqu'à 30%.

3. Frais de transport de documents. Comprend les navettes, les autocars, les transferts d'événements et toutes les dépenses connexes.

4. Ajouter les frais de décors. La plupart des événements comprennent des dépenses pour la décoration, comme les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C'est ici que vous faites la liste de ces coûts.

5. Frais de divertissement et d'équipement pour les documents. Les dépenses courantes dans cette catégorie incluent l'équipement A / V, mais c'est aussi un bon endroit pour lister les honoraires des conférenciers ou si vous embauchez des artistes.

6. Résumer les frais d'impression. Plusieurs charges de petit objet se combinent pour constituer un élément de dépense plus important. Ceux-ci incluent des invitations, des insignes de nom, des livrets de programme, la signalisation d'événement, et des bannières.

7. Élément de campagne pour les cadeaux. Une astuce commune est de ne jamais permettre à un invité de partir les mains vides. Ainsi, quel que soit le cadeau ou les cadeaux que vous fournissez, suivez le coût pour eux séparément; vous seriez étonné de voir combien ces articles peuvent coûter.

8. Identifiez les dépenses d'activités. Si votre événement inclut des activités telles que le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d'autres activités, vous voudrez noter le coût de ces frais séparément. Envisagez de récapituler le coût total dans votre feuille de calcul et de joindre une ventilation.

9. Afficher d'autres dépenses. Si une dépense n'appartient à aucune des catégories ci-dessus, indiquez-la ici comme dépense divers.

10. Donnez-vous une catégorie de fonds de prévoyance. Selon la taille ou la complexité d'un événement, vous pouvez vous donner jusqu'à 20% du budget de l'événement ici. Malgré la meilleure planification, les frais vont dépasser les projets prévus avec des dépenses que vous ne considérez jamais. Cela vous évitera de dépasser le budget à chaque fois.

11. Résumer les dépenses prévues. Au fur et à mesure que vous construisez votre programme d'événements, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. Ce sont les informations que vous partagerez avec le client de l'événement pour vous assurer qu'il connaît le budget de l'événement afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard.

12. Résumer les dépenses réelles. Cela se produit après la fin de l'événement. Sous-total des factures dans les 10 catégories ci-dessus et documenter le budget réel. Si c'est extrêmement favorable, identifiez les économies dans le budget réel par rapport au budget projeté, démontrant ainsi la valeur que vous avez apportée au rôle.