Comment préparer votre organisme à but non lucratif pour les bénévoles

Vous ne recruteriez jamais d'employés rémunérés tant que vous n'auriez pas d'emploi pour eux, les descriptions d'emploi, vous ne savez pas comment les superviser et clarifiez vos attentes à leur égard.

Mais, parfois, les organismes sans but lucratif commencent à recruter des bénévoles avant que l'organisation ne soit prête.

Mauvais mouvement. Même si un seul bénévole a une expérience moche, cela pourrait retarder vos efforts pendant des années. Mieux vaut mettre en place un plan de «ressources humaines» pour les bénévoles, semblable à ce que vous avez pour le personnel rémunéré.

Avant de commencer à chercher des volontaires, assurez-vous de suivre ces étapes pour préparer votre organisation.

Comprendre la culture et l'environnement de travail de votre organisme à but non lucratif

Chaque organisation à but non lucratif a une personnalité.

Par exemple, votre organisation est-elle formelle dans la façon dont elle établit les frontières et les chaînes de commandement? Ou est-ce ouvert, amical, créatif et axé sur la valeur?

Peut-être que c'est chaotique et fluide. Les employés sont-ils sérieux ou détendus, humoristiques et amicaux, ou rigides et froids? La situation est-elle stable, le personnel se sentant en sécurité dans son travail ou est-il anxieux et instable avec tout le monde soucieux de son avenir?

Est-ce un endroit que vous recommanderiez à vos amis ou à votre famille comme lieu de travail ou de bénévolat?

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Faites le lien entre la culture et le bénévolat

Nous espérons que votre organisation est agréable et amicale, mais qu'elle a des processus et des attentes clairement structurés.

Dans tous les cas, la culture de votre organisation déterminera le type de bénévole que vous recrutez. Si votre bureau est hiérarchique, vous voudrez peut-être trouver des personnes à l'aise avec les procédures et les politiques.

Si votre organisation est peu organisée ou entrepreneuriale, vous voudrez peut-être rechercher des personnes qui sont autonomes et qui aiment travailler avec moins de structure et de direction.

Analysez votre lieu de travail avant de recruter des volontaires, vous serez ainsi en mesure de faire une meilleure correspondance entre les volontaires et l'organisation.

Préparez votre organisation pour les volontaires

La direction encourage-t-elle le travail bénévole et apprécie-t-elle la valeur que les volontaires peuvent apporter? Le personnel est-il prêt et disposé à aider à interviewer, orienter, former et superviser les bénévoles? Le conseil d'administration apprécie-t-il les bénévoles?

Avez-vous réfléchi au genre de travail que vous pouvez donner aux bénévoles? Y a-t-il des descriptions de postes bénévoles? Avez-vous préparé du matériel de recrutement comme des brochures, des dépliants et un manuel de bénévolat?

Y a-t-il un endroit où les volontaires peuvent travailler, avec les fournitures nécessaires et l'équipement disponible? Y a-t-il des politiques, des procédures et des systèmes de tenue de dossiers?

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Identifier et résoudre les problèmes juridiques

Avez-vous repéré des problèmes juridiques et de responsabilité concernant la participation bénévole?Y a-t-il des systèmes en place pour exécuter les vérifications d'arrière-plan? Pour évaluer le rendement des bénévoles et mesurer les résultats auxquels vous vous attendez? Votre assurance est-elle à jour et protège-t-elle les bénévoles et l'organisation?

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Former et préparer votre personnel

Votre équipe est-elle prête à répondre lorsque des bénévoles potentiels vous contactent? Peuvent-ils parler de manière informée et enthousiaste de la mission et du travail de l'organisation?

Votre site Web contient-il des informations sur la manière de faire du bénévolat, sur les personnes à contacter et sur les photos de volontaires?

Même si aucun recrutement spécifique n'a été fait, votre organisation peut entendre des volontaires potentiels. Assurez-vous que tout le monde dans le bureau qui reçoit des appels de gens qui manifestent un intérêt pour le bénévolat sait qui est responsable de la gestion des bénévoles et est prêt à transférer l'appel ou à transmettre un message.

Ne demandez jamais à un volontaire de rappeler! Le moyen le plus rapide de passer à côté d'un bénévole est de le laisser tranquille.

Un bénévole ne fera probablement pas une seconde tentative pour vous joindre. Elle ira au prochain but non lucratif sur sa liste.

Éduquez le personnel sur le recrutement de volontaires

De nombreux employés de votre organisation voient des bénévoles potentiels tous les jours. Connaissent-ils l'éventail des possibilités de service disponibles dans votre organisation et où référer les personnes qui manifestent un intérêt pour le bénévolat? Êtes-vous des ambassadeurs membres du personnel de votre organisation?

Une fois que vous avez compris votre culture organisationnelle et que vous avez mis en place tous vos systèmes, il est temps de poursuivre vos plans de recrutement. Découvrez 3 façons de recruter des bénévoles pour votre organisme à but non lucratif