Comment les CFO externalisés tirent parti des services de comptabilité en ligne

Les solutions de comptabilité en ligne utilisent l'environnement de cloud computing pour rassembler et corréler les informations dont une entreprise a besoin pour gérer ses finances. Ces plates-formes logicielles simplifient le processus de comptabilité, minimisent le temps consacré à la saisie des données et augmentent l'efficacité à tous les niveaux. De nombreux propriétaires d'entreprise et directeurs financiers profitent de ces avantages en suivant des processus de mise en œuvre intelligents pour créer l'environnement idéal pour gérer les finances quotidiennes.

Trouver le meilleur logiciel

La première étape de la mise en place d'un environnement de comptabilité en ligne idéal consiste à déterminer quelle plate-forme logicielle a les bons outils pour l'entreprise. Les directeurs financiers doivent se familiariser avec les options les plus utiles et développer une liste des plates-formes qui offrent les meilleures fonctionnalités. La taille, la portée et les besoins des petites entreprises varient. Il est donc important de consulter au préalable les dirigeants de l'entreprise afin de déterminer exactement quels outils sont nécessaires pour gérer les fluctuations constantes de leurs données financières.

Les considérations sont nombreuses à ce stade, mais tout, des caractéristiques et des avantages aux services de soutien offerts par la plate-forme comptable, devrait être évalué. De nombreuses entreprises exigent beaucoup de personnalisation ou peuvent avoir besoin du logiciel pour évoluer et offrir un reporting plus complet sur la route. Les besoins de comptabilité pour aujourd'hui ainsi que dans le futur doivent être analysés avant de signer sur la ligne pointillée.

Simplifier la masse salariale

La masse salariale devient de plus en plus compliquée à mesure que les petites entreprises prennent de l'expansion et embauchent des employés supplémentaires. Les informations de suivi du temps doivent être transférées au département de la paie pour générer les rapports nécessaires pour donner aux employés une compensation précise. Les outils de comptabilité en ligne peuvent prendre les données saisies dans un logiciel de suivi et de paye et les traduire dans un format qui peut être utilisé pour préparer des chèques directement à partir du programme.

Cela augmente la précision et garantit que tous les employés sont payés à temps, chaque fois que le service de comptabilité doit passer des heures sur la paie chaque semaine.

De nombreuses applications de suivi du temps intègrent également la vaste gamme d'options et d'avantages offerts par la connectivité mobile. Il existe des programmes de suivi du temps qui permettent aux utilisateurs de saisir l'heure depuis le terrain, via l'application mobile et même via des SMS. Les directeurs financiers peuvent mettre en place plusieurs processus d'approbation pour différents membres, contribuant ainsi à améliorer les données et les détails dans les délais soumis pour la paie.

Gérer les données sur les ventes

Les petites entreprises font face à un afflux constant de données sur les ventes. Les factures entrantes et sortantes, les paiements, les commandes d'achat, la gestion des commandes et les informations d'expédition contiennent toutes des données financières essentielles qui forment une grande partie de l'image quand il s'agit de flux de trésorerie.Le fait de ne pas suivre ces chiffres correctement et en temps opportun peut entraîner une confusion qui étouffe la capacité d'une entreprise à prendre des décisions concernant la croissance future.

Le logiciel de comptabilité en ligne gère toutes ces données essentielles au fur et à mesure qu'elles arrivent afin que les dirigeants de l'entreprise aient toujours une idée claire de la quantité d'argent disponible à un moment donné.

En fournissant un moyen rapide et précis de déterminer l'état des commandes et des factures individuelles, ces plateformes gagnent du temps à chaque étape de l'entonnoir des ventes. Certaines solutions logicielles offrent la possibilité de générer automatiquement des factures et de les envoyer aux clients pour décharger encore plus le service commercial.

Surveiller les comptes créditeurs et débiteurs

Il est possible qu'une entreprise ait l'air rentable sur le papier, mais qu'elle soit en difficulté ou en panne dans la réalité. C'est un problème commun rencontré par les entreprises avec des processus de comptabilité inefficaces qui ne montrent pas la véritable histoire derrière les flux de trésorerie. L'utilisation d'un outil en ligne pour garder une trace de l'état des comptes créditeurs et des comptes débiteurs élimine la confusion et montre où des mesures doivent être prises pour améliorer la santé des finances de l'entreprise.

La mise en place de rappels et d'alertes par e-mail accélère le processus de recouvrement des créances et rappelle aux propriétaires d'entreprise et aux dirigeants les échéances à payer.

Cela facilite la création d'un calendrier de paiement équilibré qui maintient l'entreprise dans le rouge plutôt que de démolir son budget.

Encourager l'utilisation mobile

L'accès à distance est une grande partie de ce qui rend la comptabilité en ligne si efficace. Tout le monde, du directeur financier au personnel mobile, peut accéder au logiciel et saisir les données essentielles de n'importe quel appareil, quel que soit son emplacement actuel. Lorsque tout le monde dans l'entreprise s'investit dans l'enregistrement des ventes et des dépenses au fur et à mesure, cela devrait augmenter considérablement la précision à tous les niveaux. Les employés faisant des affaires loin du bureau n'ont plus à attendre pour retourner à leurs ordinateurs pour enregistrer des données de transaction. Au lieu de cela, ils peuvent entrer tous les numéros en utilisant une application sur leurs appareils mobiles qui s'intègre au logiciel principal de comptabilité et fournit l'information directement dans le nuage.

Synchronisation avec les banques

Il est trop facile d'oublier d'inscrire un dépôt ou un retrait dans un chéquier d'affaires et d'avoir une surprise désagréable lorsque le relevé mensuel arrive. Ce problème peut être évité en mettant en place un logiciel de comptabilité en ligne pour recevoir automatiquement les données financières au moment où les transactions bancaires se produisent. Les montants exacts sont instantanément enregistrés et accessibles à partir du tableau de bord, une méthode qui non seulement améliore la précision, mais rend également inutile de passer du temps chaque mois à trier les relevés papier pour s'assurer que les livres sont équilibrés.

Keep Communication Open

Une solution de comptabilité en ligne fiable devrait permettre aux administrateurs de créer différentes autorisations de connexion afin que les chefs de service, les superviseurs et les employés d'une entreprise puissent accéder et modifier les informations. Les outils de surveillance permettent aux directeurs financiers de vérifier que tout fonctionne correctement et de répondre à toutes les questions en utilisant les options de collaboration au sein de l'application.Cela permet de garder le flux d'informations libre entre toutes les parties impliquées dans les décisions financières d'une entreprise et élimine les obstacles qui s'opposent à une exploitation efficace. Si les besoins de l'entreprise changent, le directeur financier et le fournisseur de services sont toujours disponibles pour apporter des améliorations.

Tirer parti des rapports

La création de rapports à partir de données financières sans l'aide d'un logiciel est un processus ardu qui rassemble les employés des petites entreprises qui pourraient être plus productifs ailleurs. Le délai entre la collecte des données et la compilation de ces rapports manuels crée le risque que l'information soit obsolète au moment où le rapport est terminé. Les plates-formes de comptabilité en ligne comprennent des outils de reporting pour plusieurs des métriques les plus importantes:

• Ventes projetées
• Revenus et dépenses
• Flux de trésorerie
• Profit et perte

Toutes les données entrées dans le système sont corrélées immédiatement , chaque nouveau rapport reflète les derniers changements dans les finances de l'entreprise. La synchronisation multiplateforme est l'un des principaux avantages des systèmes de reporting en ligne, mais ce n'est pas la seule. Des tableaux de bord complets peuvent agréger des données, améliorer les rapports et permettre aux directeurs financiers d'accéder aux indicateurs de performance clés de l'entreprise sans même démarrer leur ordinateur. La connectivité mobile dans les applications de comptabilité est omniprésente et permet aux utilisateurs de visualiser, mais aussi d'éditer, de manipuler et d'analyser toutes les données importantes où et quand cela est nécessaire.

Intégrer tous les programmes

La comptabilité en ligne est particulièrement utile lorsqu'elle est liée aux autres applications utilisées par une entreprise pour gérer les opérations. La combinaison du suivi du temps, de la paie, de la gestion des stocks et d'autres logiciels utilisant une plate-forme d'intégration sécurisée simplifie le flux de données et garantit que les informations accessibles via le programme de comptabilité en ligne sont toujours exactes.

Comme dans le cas de l'automatisation, l'intégration facilite l'efficacité et permet à l'entreprise d'économiser beaucoup d'argent en réduisant le temps consacré à la recherche d'informations auparavant dispersées dans plusieurs départements. L'intégration supprime également beaucoup de tâches de saisie de données répétitives, diminue le taux d'erreur et permet aux entreprises d'optimiser les rapports afin de contenir le plus de détails possible.

Un élément essentiel de l'intégration de la plate-forme comptable consiste à comprendre d'abord quel est le résultat souhaité avant d'aligner les systèmes. En sachant quelles sont les exigences comptables, les directeurs financiers peuvent évaluer avec plus de précision la pertinence des nombreuses caractéristiques et avantages des différents programmes pour s'assurer qu'ils répondent réellement aux besoins de l'entreprise. Par exemple, le calcul des coûts de travail nécessite que plusieurs systèmes se parlent entre les systèmes de paie, de suivi du temps et de grand livre. Si le calcul du coût du travail est un principe majeur de la création de rapports, la question de savoir si l'application de suivi du temps synchronise ses données avec les services de traitement de la paie est une considération spécifique et importante.

Personnaliser l'environnement de travail

Les entreprises qui proposent des solutions d'intégration incluent souvent la personnalisation dans le cadre de leurs services.Les directeurs financiers peuvent en profiter pour créer une plate-forme centrale spécialement conçue pour répondre aux besoins de toute entreprise. Chaque entreprise nécessite une configuration particulière en termes de flux de travail, de formulaires de saisie de données et de connexions entre les applications logicielles. La plate-forme elle-même devrait être assez facile à utiliser pour tout le monde sans nécessiter une formation approfondie. La comptabilité en ligne peut être intégrée de façon transparente dans cet environnement de sorte qu'elle devienne un outil régulier dans la gestion du flux de données.

Gardez à l'esprit que les personnalisations peuvent nécessiter l'intervention de services informatiques qualifiés pour configurer la connectivité, garantir la synchronisation des données et la précision des rapports. Ce soutien devrait être budgétisé en tenant compte du coût de mise en œuvre de nouvelles solutions comptables et de services de comptabilité en ligne car il sera nécessaire non seulement pendant l'installation, mais aussi pendant les périodes de changement et de croissance. Les entreprises abordent cela de diverses façons.

Les petites entreprises avec un budget limité et un CFO fractionnaire à la tête de la comptabilité peuvent préférer garder une relation avec un propriétaire unique qui peut être flexible et sur appel si nécessaire. À moins que les besoins ne soient importants, la facturation des heures travaillées serait plus susceptible de profiter aux budgets des petites entreprises qu'une provision mensuelle. Inversement, les grandes entreprises ou les entreprises ayant des besoins en comptabilité complexes peuvent tirer avantage de garder une entreprise de TI sur honoraires pour répondre à leurs besoins courants. Dans des situations limitées, certaines entreprises sont plus à même d'avoir une personne de soutien informatique interne au sein du personnel. C'est généralement la solution la mieux adaptée aux entreprises disposant déjà d'un informaticien capable d'assumer des responsabilités système supplémentaires.

En offrant aux directeurs financiers, aux propriétaires d'entreprise et aux employés un environnement partagé pour le suivi et la gestion des finances, la tenue de livres en ligne répond à de nombreux problèmes d'exactitude et de communication pouvant entraîner des erreurs préjudiciables. Une implémentation correcte crée une plate-forme qui transforme la façon dont les entreprises gèrent les finances et offre l'environnement idéal pour la productivité et la croissance.