À Quelle fréquence votre organisme sans but lucratif devrait-il remercier les donateurs mensuels?

On me demande souvent: est-il important de remercier chaque mois un donneur récurrent? La réponse dépend de la façon dont ils ont donné en premier lieu.

Lorsque le don mensuel passe par des méthodes hors ligne.

Lorsque quelqu'un devient un donateur récurrent hors ligne , par exemple par publipostage, par télémarketing, en face à face ou à la télévision, je recommande toujours d'envoyer immédiatement une lettre de remerciement. Mais, après ce premier contact, n'envoyez pas un autre merci tous les mois.

C'est tout simplement trop et cela transformera probablement votre donneur d'amour en ennui.

En outre, il en coûte de l'argent pour envoyer un remerciement par courrier postal, ce qui va à l'encontre de l'objectif d'avoir quelqu'un comme donateur récurrent. Cependant, vous devriez envoyer un reçu aux fins de l'impôt en janvier de tous leurs dons , alors ils devraient l'avoir pour leurs dossiers et, bien sûr, vous devriez toujours remercier les donateurs mensuels dans votre lettre d'appel annuelle.

Recettes mensuelles de donateurs en ligne: faites-les personnelles et spéciales

Pour les donateurs mensuels de cartes de crédit en ligne, un courriel de remerciement est généralement généré automatiquement chaque fois que le don est fait.

Bien que votre donateur en ligne reçoive un reçu par e-mail, envoyez une lettre de courrier postal pour la remercier d'avoir rejoint votre programme de dons mensuels. Les donateurs en ligne apprécient d'avoir une lettre envoyée autant que n'importe qui d'autre. Et, d'ailleurs, cet email pourrait même ne pas être vu. Envoyez également le reçu aux fins de l'impôt de fin d'année par la poste (et par courriel) en janvier .

Maintenant, il est probable qu'un reçu par courriel sera émis chaque mois lorsque la contribution du donateur sera faite. Mais ne pas simplement envoyé le même reçu encore et encore. Faites un effort supplémentaire et programmez différents reçus de remerciement.

Si la programmation de 12 reçus différents est trop importante, au moins le programme six, puis les alterner.

Vous ne faites certainement pas de ces donateurs un don spécial si vous continuez à envoyer le même reçu standard mois après mois. De plus, ils s'inscriront à peine auprès de vos donateurs. Ils peuvent ne pas sentir qu'ils ont été remerciés du tout. Un reçu n'est certainement pas un merci.

Bien que j'apprécie énormément PayPal et Network for Good pour leur facilité d'utilisation pour les donateurs mensuels, leurs reçus par e-mail sont plutôt drôles. Dans les versions "standard" de ces services, vous ne pouvez même pas être en mesure de modifier les messages.

Voici un exemple de reçu électronique de PayPal, juste pour faire valoir mon point:

PayPal

Vous avez envoyé un paiement automatique

Bonjour e waasdorp,

Vous avez envoyé un paiement automatisé à Marstons Mills Public Library, Inc. Voici les détails:

Montant: 5 $. 00

À: Bibliothèque publique de Marston Mills, Inc

Pour:

URL du service à la clientèle: // www.xxxxx

E-mail du service clientèle: smartn @ xxxxxx. org

Téléphone du service client: xxx-xxx-xxxx

Détails du paiement automatique:

Réfléchissez bien avant de confier votre programme de dons mensuels à un processeur tiers. Lorsque cela est possible, achetez les plans premium afin de contrôler vos messages. Si vous ne pouvez pas faire cela, suivez ces suggestions.

Comment avoir une meilleure impression

Il existe une solution simple qui ne prend pas beaucoup de temps ni de ressources supplémentaires, et WILL fera toute la différence pour le donateur mensuel que vous essayez conserver et passer à des niveaux de contribution plus élevés.

Vous devriez avoir déjà codé ces donateurs mensuels dans votre liste de diffusion ou dans votre logiciel CRM en tant que segment particulier. Si non, commencez à le faire dès que possible! Vous en bénéficierez à court et à long terme.

Voici une recommandation simple pour traiter la question des reçus mensuels des donateurs qui ne prend pas trop de temps:

1. Créez une variation unique de votre bulletin électronique pour inclure un remerciement à votre donateur mensuel.

J'espère que vous envoyez un bulletin ou un message électronique à vos donateurs au moins une fois par mois. Si oui, je recommande de créer une légère variation de l'introduction par courriel qui dit:

Merci d'être un si grand membre du Cercle des Amis ( indiquez le nom de votre groupe de dons mensuels ). Vous faites une différence pour les nombreuses personnes (animaux) etc. que nous servons ( remplissez les détails) … Grâce à vous, nous pouvons avoir les fonds pour … ( remplir les détails ).

Puis continuez avec le reste de votre newsletter. Ne répétez pas le montant et la date de leur don dans cet e-mail , mais concentrez-vous sur le fait qu'ils sont un donateur si fidèle à votre organisation, et ils sont vraiment spéciaux! Vous devriez être capable de le faire dans les premières lignes de votre newsletter.

De cette façon, cela donne à votre donateur mensuel ce sentiment spécial. «Ce n'est pas beaucoup de travail supplémentaire de votre part, et c'est aussi moins important à quelle heure du mois vous envoyez ce courriel.

Vous venez de dire à votre donateur mensuel à quel point il est spécial pour votre organisation et la différence que font ses dons. Et, si vous recevez des commentaires et des témoignages de vos donateurs mensuels, n'ayez pas peur de les utiliser. Les gens aiment entendre d'autres donateurs confirmant qu'ils ont pris la bonne décision de se joindre à votre programme de dons mensuels.

2. Envoyez au moins quatre e-mails spéciaux merci.

Si vous n'envoyez pas encore régulièrement un bulletin électronique, je vous recommande vivement de faire au moins quatre courriels de remerciement différents à vos donateurs mensuels au cours de l'année. Rappelez-vous que le reçu mensuel sera à peine remarqué.

Mais vos donateurs mensuels feront probablement attention à ces remerciements spéciaux. Ils ne doivent pas être très longs ou élaborés, juste personnels et appréciatifs. Beaucoup d'organisations ont tendance à changer leurs lettres de remerciement une fois par trimestre, en fonction de leur calendrier annuel des fonds, alors faites une simple variation par courriel, et faites référence à un donateur mensuel.

Je suis tout à fait pour garder les choses simples et gérables, alors essayez d'utiliser ce que vous avez déjà en place et faites de petites modifications pour accommoder vos donateurs mensuels. Il est si important de traiter ce groupe particulier super spécial. Vous continuerez à bénéficier de ces donateurs, mois après mois, pendant de nombreuses années à venir.

Erica Waasdorp est ma ressource principale quand j'ai une question sur les dons mensuels. Elle est l'auteur de Monthly Giving: The Sleeping Giant.