Comment les biens cotés affectent-ils les impôts des entreprises?

La propriété répertoriée est un type spécifique de bien personnel dans une entreprise. Les règles de déduction des frais associés à l'achat et à l'utilisation des biens inscrits pour vous et vos employés à des fins commerciales sont différentes des règles applicables aux autres types de biens.

Essayer de garder une trace de l'utilisation commerciale et personnelle de la propriété listée est difficile. Jusqu'à ce que l'IRS trouve une meilleure façon de le faire, vous devriez continuer à tenir des registres détaillés de l'utilisation des ordinateurs, des voitures fournies par l'entreprise et d'autres biens énumérés, si vous voulez déduire ces coûts comme dépenses d'entreprise.

Qu'est-ce qu'une propriété répertoriée?

La propriété répertoriée est une propriété qui est utilisée par les employés ou les propriétaires d'une entreprise et qui peut également être utilisée à des fins personnelles. Les types de propriété énumérés incluent:

• Voitures de passagers pesant 6 000 livres ou moins
• Autre propriété utilisée pour le transport, comme une moto ou un bateau
• Propriété généralement utilisée pour le divertissement, récréation ou amusement, y compris les appareils photo numériques et matériel d 'enregistrement vidéo
• Ordinateurs et périphériques associés

Depuis le 1er janvier 2010, les téléphones cellulaires et autres appareils de télécommunication personnels similaires ne sont plus considérés comme des «biens inscrits».

Quels éléments de preuve sont nécessaires pour déduire les biens inscrits comme frais d'entreprise?

L'IRS dit que les coûts associés à l'utilisation des biens répertoriés ne sont pas déductibles en tant que dépenses d'entreprise à moins que le contribuable dispose de preuves suffisantes pour prouver le montant de la dépense et son utilisation dans l'entreprise. Autrement dit, vous devez prouver la date de la dépense ou de l'utilisation de l'élément de propriété répertorié et de son objectif commercial.

De plus, vous devez être en mesure de prouver que la personne qui utilise la propriété a une relation d'affaires avec vous en tant que propriétaire de l'entreprise. Autrement dit, la personne qui utilise la propriété doit être votre employé ou un travailleur contractuel.

De plus, vous devez prouver chaque élément d'utilisation séparément pour chaque utilisation de la propriété de l'entreprise, en particulier:

• Le montant de "chaque dépense séparée par rapport à un bien listé" (par l'IRS), tel que le coût d'achat, et
• le montant de chaque utilisation commerciale "en fonction de la mesure appropriée (c'est-à-dire, le temps) et du montant de l'utilisation totale de la propriété répertoriée pour la période imposable." En d'autres termes, combien de l'utilisation était pour les affaires et combien pour le personnel.

Test d'utilisation prédominante

Étant donné que les biens répertoriés peuvent être utilisés à des fins personnelles, vous devez justifier l'utilisation commerciale de la propriété si vous souhaitez amortir cette propriété ou déduire des frais d'utilisation de la propriété.

Le critère d'utilisation prédominante indique que l'actif doit être utilisé principalement (plus de 50%) à des fins commerciales.Si plus de 50% de l'utilisation totale de l'actif est liée à votre métier ou à votre entreprise, l'actif est considéré comme un actif commercial et l'utilisation commerciale de cet actif peut être amortie. Si l'actif satisfait au «test d'utilisation prédominante», les dépenses liées à l'utilisation de l'actif liées à l'utilisation commerciale peuvent être déduites.

Propriété répertoriée dans une entreprise à domicile

L'IRS suppose que l'équipement professionnel d'une entreprise non résidentielle est principalement utilisé à des fins commerciales. Mais un tel équipement dans une entreprise à domicile - ordinateurs et périphériques et téléphones cellulaires, par exemple - peut être utilisé pour des affaires personnelles.

Dans une entreprise à domicile, il est plus important de conserver de bons dossiers sur toutes les propriétés répertoriées et de vous assurer que vous pouvez prouver l'utilisation commerciale pour cette propriété.

Utilisation par l'employé d'une propriété répertoriée

Nous examinerons deux circonstances ici: (a) Si l'entreprise achète des biens énumérés utilisés par des employés, et (b) si un employé utilise sa propriété listée pour votre entreprise .

A. Si vous payez pour la propriété utilisée par un employé et que l'utilisation est à des fins commerciales, l'IRS considère que cette charge est un «avantage accessoire». En tant que tel, il n'est pas imposable pour l'employé et il est déductible par vous en tant que dépense d'entreprise.

Si vous payez pour la propriété et l'utilisation est pour une dépense personnelle, la charge est considérée comme personnelle. Il n'est pas déductible par vous en tant que dépense d'entreprise et il est imposable pour l'employé. L'IRS stipule spécifiquement: "la juste valeur marchande d'une telle utilisation est incluse dans le revenu brut de l'employé."

B. Si l'employé utilise sa propre propriété listée (ou la propriété listée louée par un employé) pour exécuter des services en tant qu'employé, cette utilisation n'est pas commerciale si elle répond à ces deux critères:

• Déduction pour les employés > Les employés peuvent déduire les biens inscrits dans leurs déclarations de revenus personnelles seulement si (1) ils sont pour la commodité de l'employeur, ou (2) ils sont requis comme condition d'emploi. Si vous voulez prendre cette déduction, assurez-vous de pouvoir justifier l'un de ces deux critères.
  Besoin d'affaires
• La propriété doit être principalement (plus de 50%) utilisée à des fins commerciales admissibles. Encore une fois, vous devrez peut-être prouver cette exigence.
  Utiliser pour la commodité de l'employeur.

L'utilisation des biens énumérés est-elle, pour la commodité de l'employeur, déterminée par tous les faits? L'utilisation est pour la commodité de l'employeur si c'est pour une raison commerciale importante de l'employeur. L'utilisation de la propriété inscrite pendant les heures normales de travail de l'employé pour mener à bien l'entreprise de l'employeur est généralement pour la commodité de l'employeur. Utilisation requise comme condition d'emploi.

La question de savoir si l'utilisation des biens inscrits est une condition d'emploi dépend de tous les faits et circonstances. L'utilisation de la propriété doit être nécessaire pour l'employé à effectuer correctement les tâches. L'employeur n'a pas besoin d'exiger explicitement que l'employé utilise la propriété. Une simple déclaration de l'employeur que l'utilisation de la propriété est une condition d'emploi n'est pas suffisante. Dépréciation et déduction des biens inscrits

Les biens inscrits qui ne satisfont pas au critère d'utilisation prédominante ne sont pas admissibles à l'amortissement en vertu de l'article 179 ni à d'autres méthodes d'amortissement accéléré. Les dépenses pour les biens inscrits qui ne satisfont pas au critère d'utilisation prédominante sont limitées.

Pour plus d'informations sur l'IRS

Pour plus d'informations sur les propriétés cotées et la dépréciation, voir Publication IRS 946: Comment déprécier une propriété.

Avis de non-responsabilité: L'auteur n'est pas un CPA, un agent inscrit ou un spécialiste en déclarations. Les informations contenues dans cet article sont à des fins générales et ne sont pas destinées à être des conseils fiscaux ou juridiques. Chaque situation d'entreprise est unique, et les réglementations fiscales et les lois changent fréquemment. Assurez-vous de consulter votre conseiller fiscal ou juridique avant de prendre toute décision susceptible d'affecter votre statut fiscal ou juridique.

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