Comment gérer les chèques de paie non réclamés dans votre entreprise

Comment renvoyer les chèques de paie non réclamés à l'État?

Vous avez probablement entendu l'expression, "L'ignorance de la loi n'est pas une excuse." Eh bien, voici une de ces affaires qui illustre la règle: vous ne pouvez pas garder les salaires non encaissés; vous devez les retourner à votre état. Si vous n'êtes pas au courant de cette règle, vous serez après avoir lu cet article.

Les chèques de paie non réclamés sont un type particulier de biens non réclamés.

Si vous êtes assis sur des chèques de paie non réclamés, vous (l'employeur) êtes légalement tenu par la loi de l'État de retourner tout chèque de paie non encaissé à l'état où la personne a travaillé pour la dernière fois. Vous pouvez être condamné à une amende ou pénalisé si vous ne retournez pas le chèque, même si la personne ne peut pas être trouvée.

Pourquoi les chèques de paie non réclamés doivent-ils être remis à l'État?

Le principe derrière cette loi est appelé "escheat" (il est prononcé comme il ressemble, en deux syllabes: es-triche.) Escheat signifie "reddition", et il est basé sur une doctrine de common law qui exige que les biens non réclamés soient restitués à l'État, non conservés par la personne qui les possède.

Quelles sont les règles pour le retour des chèques de paie des employés?

Les lois sur les déshérences varient d'un État à l'autre, mais la plupart exigent que l'entreprise qui émet le chèque de paie s'efforce de trouver l'ex-employé et remette le chèque de paie dans un certain délai (un an limite à partir du moment où le salaire a été émis est commun).

Comment avertir l'ex-employé?

Envoyez d'abord une lettre certifiée à la dernière adresse connue de la personne (c'est pourquoi vous gardez de bons états de paie, n'est-ce pas?). Le délai entre la notification et le dépôt varie selon l'état, mais il ne dépasse généralement pas 180 jours (environ 6 mois). Autrement dit, vous devez informer la personne, puis attendre au plus tard le délai indiqué avant de remettre le chèque de paie à l'état.

L'envoi d'une lettre certifiée signifie que vous avez un enregistrement si la lettre n'est pas livrable; Cela vous aidera à montrer à l'État que vous avez fait preuve de diligence raisonnable en essayant de trouver l'ex-employé.

Comment soumettre des chèques de paie non encaissés?

Chaque état a une exigence différente. Dans l'Iowa, par exemple, vous devez essayer de localiser les ex-employés de juillet à septembre et envoyer votre rapport au plus tard le 1er novembre.

Comment puis-je connaître les lois sur l'esclavage pour mon État?

Commencez par faire une recherche sur "escheat" et votre nom d'état. Ou vous pouvez regarder sur le site Web de votre trésorier d'état, département de revenu, ou agence fiscale pour trouver l'information. Bizfilings a une liste de lois sur les biens non réclamés par état. Rappelez-vous, chaque état a des exigences différentes.

Établir une procédure pour traiter les chèques de paie non réclamés

• Définissez une note «à faire» dans votre calendrier de paie pour la fin de chaque année et exécutez un rapport qui affiche les informations pour chaque chèque de paie.Marquer les chèques de paie qui n'ont pas été encaissés.
• Ensuite, envoyez les lettres certifiées.
• Enfin, suivez les exigences de votre état pour renvoyer les chèques de paie non réclamés pour les anciens employés qui n'ont pas encaissé les chèques.