Vidéo: Facturation automatisée de clients avec Excel 2025
C'est génial d'avoir des ventes de produits ou de services dans votre entreprise, mais c'est encore mieux de recevoir l'argent de ces Ventes.
Comment facturer mes clients?
Lorsque vous démarrez une entreprise, l'une de vos premières tâches consiste à décider comment vous collecter de l'argent auprès des clients.
La façon dont vous recevez l'argent des clients dépend de votre type d'entreprise.
- Si vous recevez de l'argent des clients via des cartes de crédit ou de débit, vous n'avez pas à vous préoccuper de la collecte.
- Certaines entreprises n'acceptent que des espèces, mais il y a des problèmes avec une entreprise en liquidités, y compris le fait de ne pas conserver de bons dossiers commerciaux.
- Si vous n'êtes pas payé au moment de la vente, vous devez facturer les clients (y compris les autres entreprises), ce qui signifie que vous devrez trouver un moyen de vous assurer que ces factures sont payées.
Règle n ° 1 pour être payé par les clients
La chose la plus importante à retenir de la facturation et de la collecte des clients est que plus la facture est impayée, moins il est probable que vous obtiendrez ton argent. Vous devrez donc configurer un processus de recouvrement spécifique et vous assurer de le suivre avec chaque client.
Un système de facturation des clients
Avant d'accorder du crédit aux clients, commencez par créer des règles concernant l'acceptation de crédits, les vérifications de crédit et la communication avec vos clients au sujet de votre processus de facturation et de recouvrement.
Configurez ensuite un système pour capturer l'information sur les clients - qui vous doit de l'argent, combien vous devez, et combien de temps vous avez dû.
La plupart des logiciels de comptabilité d'entreprise ont un module client qui vous permet d'entrer ces données.
Vous pouvez saisir les factures lorsque vous effectuez le travail ou que vous livrez le produit, et saisissez les paiements au fur et à mesure qu'ils entrent. Mais vous devez suivre cette paperasse pour garder une trace des comptes débiteurs (montants dus).
Un rapport sur le vieillissement des comptes clients est votre outil pour décider d'une stratégie de facturation pour les clients.
Envoyer des factures
N'oubliez pas Règle des collections # 1 lorsque vous envisagez d'envoyer des factures. De nombreuses entreprises envoient des factures aux clients une fois par mois, ce qui signifie qu'elles peuvent attendre jusqu'à six semaines pour être payées (un mois pour envoyer la facture, puis plusieurs semaines avant que le client paie).
Envoyer des factures plus souvent ou passer des coups de fil entre les deux, pour inciter les clients à payer. Certaines entreprises envoient des factures par lots, une partie des clients étant facturés chaque semaine. Cette facturation par lots aide à garder les liquidités sur une base plus continue.
Planifiez votre stratégie de lettre de facturation
Votre système de recouvrement peut inclure des appels téléphoniques, des lettres ou les deux, selon votre type de client. Une stratégie consiste à commencer à un niveau d'intensité et de préoccupation inférieur et à devenir progressivement plus assertif, puis agressif.Cette stratégie de niveau croissant peut fonctionner pour les rappels de facturation par téléphone ou par lettre ou par courriel.
- Niveau un - "Oops"
Cette lettre suppose que le client a oublié d'envoyer le paiement; C'est le "vous avez probablement envoyé ceci mais le paiement doit être dans le courrier. - Niveau deux - Ce qui est faux
Cette lettre suppose que le client veut payer mais les circonstances inhabituelles empêchent le paiement. , mais donne une date ferme pour le paiement. - Niveau 3 - L'Ultimatum
Ce niveau devrait être une lettre, il suppose que le client ne va pas payer et indique une date ferme à laquelle le paiement doit être effectué. N'envoyez PAS cette lettre à moins que vous n'ayez l'intention d'aller à des collections sur cette dette.
Si le client ne veut tout simplement pas payer, vous devrez faire le dernier pas - prendre la personne Pour en savoir plus sur vos solutions de rechange, si un client ne veut tout simplement pas payer.
Facturer les clients: tout rassembler
En conclusion, prenez une décision sur votre compte. stratégie de facturation. Voulez-vous envoyer des lettres? Utilisez le téléphone? Une combinaison? Voulez-vous envoyer des factures ou faire des appels téléphoniques?
Mettez en place un système général, avec des lettres et des scripts téléphoniques, puis demandez à votre avocat de vérifier que vous respectez la loi.
Utilisez ensuite votre rapport sur le vieillissement des comptes clients pour vous guider dans le traitement de ces comptes clients et décider des stratégies de facturation.
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Comment puis-je payer mes impôts sur le revenu des entreprises?
Méthodes de paiement pour l'envoi de paiements d'impôt sur le revenu des entreprises à l'IRS, y compris le transfert électronique de fonds et le courrier.
Dois-je facturer à mes clients une taxe de vente hors de l'État?
Votre obligation de percevoir une taxe de vente hors d'état dépend en grande partie de votre activité dans un pays d'origine ou de destination.