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Il y a quelques années, alors que je naviguais sur un lac intérieur avec un très petit engin de deux personnes, j'ai commis une série d'erreurs qui ont fait basculer le bateau dans un ralenti. Pendant une longue période, j'ai reconnu l'implication de mes erreurs et je me sentais impuissant à faire quoi que ce soit au sujet de la situation. J'étais dans un dunking et une dose d'humilité.
Il était légèrement bouleversant que ma participante involontaire, ma tante, finisse là aussi lors de son voyage inaugural dans un vaisseau que j'avais décrit comme incapable de basculer.
Alors que nous nous balançions dans l'eau chaude, harnachés dans nos gilets de sauvetage, nous avons tous deux commencé à rire de la situation soudaine qui comprenait maintenant le mât du voilier pris dans la boue. Après avoir récupéré de ma mésaventure et avoir acquis des connaissances et de l'expérience supplémentaires, j'ai reconnu que j'aurais pu facilement faire des ajustements pour redresser le bateau et continuer notre voyage sans entrave et un peu plus sec.
Presque chaque chef de projet expérimenté ou participant à une équipe de projet a vécu une situation analogue où les circonstances convergent pour faire basculer l'initiative et enfoncer fermement le mât dans la boue, laissant les gens se demander ce qui s'est passé. . Le défi pour nous tous est de reconnaître nos erreurs critiques à l'avance et de les contrer avant que nous n'atteignions un point de non-rétablissement. Cet article propose des conseils aux professionnels du projet pour inverser les 5 grands problèmes qui menacent de plonger trop de projets dans le lac.
1. But Dérive
Au-delà du parrain exécutif, du gestionnaire de projet et de quelques membres de l'équipe de base, la plupart des individus et des groupes de travail ne réfléchissent pas beaucoup au but primordial du projet au quotidien. Ils se concentrent sur leurs tâches, les délais, les problèmes et les obstacles qui se posent devant eux, et la grande image se confond dans le contexte de leur travail.
La perte de la vue à dessein jette les graines d'une variété de problèmes, y compris la motivation, le moral, la qualité, la créativité et l'innovation.
Pour éviter la dérive des objectifs, s'efforcer de garder ce contexte critique à la vue de tous les participants au projet. Certains responsables de projet examinent l'objectif au début de chaque réunion d'examen de statut ou de jalon. D'autres engagent les membres de leur équipe de base pour réaffirmer l'objectif des équipes de travail régulièrement. Le but est mis en évidence afin de fournir un contexte pour le besoin de trouver des solutions créatives à des dilemmes épineux. Une équipe avec laquelle j'ai travaillé incluait l'énoncé de l'objectif du projet en haut de chaque document de projet. Indépendamment de la tactique utilisée pour renforcer l'objectif, les équipes de projet de haute performance trouvent un moyen d'apporter un contexte critique au travail des membres de l'équipe presque tous les jours.
2. Confusion du client
Un cousin proche de la dérive du but, la confusion sur le vrai client pour l'initiative contribue à toutes sortes de problèmes déstabilisants. Pour les projets où le client est tangible et disponible, trouvez un moyen d'impliquer régulièrement le client dans l'équipe. Intégrer le client dans les principales étapes de la prise de décision et solliciter des commentaires sur les produits livrables en cours de route. Lorsque le client ne peut pas être présent, une équipe que j'ai rencontrée apporte un animal en peluche à la réunion en tant que proxy.
Lorsqu'une décision est requise, les membres de l'équipe pointent activement ce représentant du client et demandent: «De quoi a-t-il réellement besoin? "S'ils ne peuvent pas décrire la réponse en toute confiance, le client réel est engagé pour fournir un contexte supplémentaire.
Pour les projets où le projet est un groupe plus large ou un public cible, le propriétaire du client (souvent un membre de l'équipe marketing) doit être responsable de la construction et de la communication du client ainsi que des principaux défis que l'initiative vise à résoudre. cette audience. Cette étape est souvent court-circuitée ou laissée à l'abandon, ce qui entraîne inévitablement des problèmes en aval avec la hiérarchisation, le fluage et d'autres maladies qui garantissent pratiquement le blocage du mât dans la boue.
3. Scope Creep
Aussi documenté que soit le phénomène de fluage dans la littérature sur les projets, il reste épidémique dans nos organisations et dans nos initiatives de projets.
Il faut une discipline incroyable de la part du chef de projet et du sponsor exécutif pour minimiser la dérive et la distraction qui résultent de l'incorporation de bonnes idées et idées hors champ.
Bien que la portée ne soit pas nécessairement vêtue de fer, une modification de la production attendue du projet ne doit être envisagée que dans le contexte du véritable objectif du projet et des besoins du client. Et rappelez-vous, les clients vont invariablement dire «oui» à plus de fonctionnalités, alors qu'en réalité, l'équipe de projet doit se concentrer sur les problèmes à résoudre et évaluer si le changement de portée est important pour cette cause. Construire le processus pour évaluer les changements de portée à travers les filtres appropriés et très serrés ou vous risquez de contribuer à un basculement en aval de votre initiative.
4. Confusion autour de la structure de l'équipe
La vieille routine de comédie Abbot et Costello, "Qui est le premier", où les deux se livrent à un bavardage prolongé illustrant la confusion sur les rôles et les positions au baseball? ( Qui est sur le premier … un fait, quelqu'un nommé Ce qui est en deuxième et un autre personnage, Je ne sais pas , est en troisième position), souligne trop de situations d'équipe. Dans la littérature et l'étude des équipes, l'une des maladies courantes des équipes sous-performantes est la confusion sur qui est vraiment impliqué et quelles sont leurs responsabilités et responsabilités principales pour l'initiative. Dans tous les cas où j'ai rencontré une équipe de projet de haute performance, de grands efforts ont été déployés pour établir l'adhésion à l'équipe et définir les rôles et les responsabilités.Certaines équipes ont des membres qui définissent des documents de charte individuels énonçant les responsabilités fondamentales et les responsabilités, et ils s'assurent que ces documents sont visibles et accessibles à tous. D'autres surveillent soigneusement les limites des équipes pour s'assurer que l'adhésion n'est pas fluide lorsque des personnes se joignent ou partent au hasard.
5. Valeurs Insuffisance
Des chefs de projet efficaces travaillent avec les membres de leur équipe et le sponsor exécutif pour clarifier et codifier les valeurs et les rendre visibles à tous. Ils s'attachent également à renforcer ou à vivre quotidiennement les valeurs. En modélisant les bons comportements, ils aident à intégrer les valeurs au plus profond de la culture d'équipe. Bien qu'il soit idéal d'établir des valeurs d'équipe claires au début de l'initiative, cela peut se faire plus tard dans le processus, au besoin, pour aider à redresser un groupe qui échappe à tout contrôle.
Il existe une myriade d'influences déstabilisatrices qui peuvent se combiner pour faire basculer votre projet dans le lac et la boue métaphoriques, mais les cinq ci-dessus sont des causes profondes de problèmes . Si vous sentez que votre équipe de projet avance au ralenti, il est utile de revoir chacun de ces problèmes et d'éviter un résultat désagréable.
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