ÉVénement Gestion vs. Planification: quelle est la différence?

L'industrie de la planification d'événements est l'hôte de nombreux titres d'emploi et descriptions de travail. Planificateur d'événements. Planificateur de réunions. Coordinateur d'évenements. Convention Planner. Responsable de l'événement. La liste semble infinie. Au fur et à mesure que l'industrie se développe, la liste des fonctions du travail augmente également. Bien que la croissance de l'emploi soit toujours une bonne chose, la gamme des fonctions de planification d'événements et des titres d'emploi de gestion d'événements peut être source de confusion pour ceux qui débutent dans l'industrie.

C'est aussi frustrant pour les professionnels chevronnés confrontés à des clients qui se méprennent sur les services offerts.

Les termes "gestion des événements" et "planification d'événements" sont souvent associés de façon interchangeable, même s'il s'agit de deux choses très différentes. Tout simplement, la planification et la gestion ne sont pas les mêmes. Alors que les ensembles de compétences de ces deux fonctions se chevauchent, ce sont deux fonctions distinctes. Cela crée des problèmes pour ceux qui traitent avec des clients qui pensent à tort qu'ils ont besoin d'un gestionnaire d'événements alors qu'ils ont besoin d'un planificateur d'événements. Et pour les clients qui ont l'impression que tous les gestionnaires d'événements gèrent également la planification d'événements. Donc, clarifions la confusion parce qu'il est important que vous et vos clients ayez la même compréhension.

Planification d'événements

Commençons par la planification d'événements. Le mot clé clé ici est planification . Tous les événements - des douches nuptiales aux célébrations anniversaires importantes en passant par les grandes réunions d'entreprise - commencent par un plan quelconque.

Les discussions initiales avec les clients concernant les idées d'événements, les thèmes, les dates souhaitables et les directives budgétaires font partie du processus de planification de l'événement.

La planification de l'événement commence au début, depuis les toutes premières étapes du concept jusqu'à la réalisation de l'événement. Et, honnêtement, pendant quelques semaines après l'événement, les planificateurs d'événements concluent les détails et traitent les éléments de suivi.

La planification d'événements implique de travailler en étroite collaboration avec le client pour concevoir un événement qui reflète la vision du client et qui répond à l'objectif de l'événement. Les clients qui engagent un planificateur d'événements embauchent quelqu'un pour planifier tous les aspects de l'événement, y compris les détails et les actions connexes, et pour voir cet événement jusqu'à son achèvement.

Les responsabilités de planification d'événements peuvent inclure:

• sélection d'un thème général pour l'événement
• élaboration d'un budget
• sélection d'un lieu
• négociation de contrats d'hôtel
• recrutement de fournisseurs extérieurs > planifier le menu
• engager un traiteur
• organiser des conférences ou des divertissements
• coordonner le transport
• choisir le jeu de couleurs
• développer des invitations
• la planification d'événements .Cette fonction s'inscrit dans le cadre plus large de la gestion des événements.

Gestion des événements

Chaque type d'événement est composé de nombreuses pièces qui s'emboîtent comme des pièces d'un puzzle. Toutes ces pièces se rejoignent pour créer un événement. Les événements réussis ont toutes ces pièces liées se réunissant au bon moment et au bon endroit, en douceur et efficacement et selon le plan. Ce processus est appelé gestion des événements. C'est, en termes simples, la gestion de projet de l'événement lui-même.

La gestion d'événements consiste à créer, coordonner et gérer toutes les composantes d'un événement ainsi que les équipes de personnes responsables de chaque aspect. Certains aspects de la gestion des événements peuvent inclure, sans s'y limiter:

réserver un emplacement pour un événement

• coordonner des fournisseurs extérieurs
• élaborer un plan de stationnement
• concevoir des plans d'urgence
• normes de sécurité
• gestion du personnel responsable de chaque fonction
• supervision de l'exécution d'un événement
• suivi de l'événement
• résolution des situations sur le site
• Gestionnaires d'événements et planificateurs d'événements travaillent ensemble

Définir ces deux fonctions est difficile parce que, non seulement elles sont étroitement liées, mais les responsabilités se chevauchent souvent. Les planificateurs d'événements individuels peuvent offrir des services de gestion d'événements, et les gestionnaires d'événements peuvent également offrir la planification d'événements.

Tout dépend du planificateur individuel ou de l'équipe de gestion d'événements corporatifs, du lieu et de l'événement lui-même.

Il est important de comprendre les différences entre les deux et de déterminer quels services vous fournirez. Par exemple; Si vous proposez des services de planification d'événements pour un événement de grande envergure, vous travaillerez avec un gestionnaire d'événements qui coordonnera vos services avec ceux du responsable de la restauration, de l'équipe audiovisuelle, etc. Définissez votre rôle et les services que vous fournirez ceux-ci à des clients potentiels pour éviter toute confusion au cours du processus de planification.