Confus par le cloud? Conseils pour choisir un fournisseur

Même les avocats avertis en informatique cherchant à se passer de serveurs basés sur des bureaux pour fournir un stockage de bonne foi peuvent facilement se laisser submerger par la variété des services de stockage en nuage accessibles aujourd'hui. Comme ils abandonnent une dernière attache à un ordinateur de bureau ou même un ordinateur portable, les avocats font face à un éventail d'options pour le stockage en nuage. Autant certains d'entre nous sont tentés de choisir le premier fournisseur qui promet de le faire fonctionner et le sécuriser, d'autres pourraient préférer une approche plus rigoureuse avant de remettre leurs données au grand ordinateur dans le ciel.

Cet auteur a parlé à Joe Kelly, Fondateur et PDG de Legal Workspace basé à Dallas, sur la façon dont les avocats et les autres dans le domaine juridique pourraient envisager de passer du serveur au cloud. Notre discussion suit.

Lori Tripoli: Y a-t-il encore beaucoup de résistance de la part des avocats à stocker leurs documents dans le cloud?

Joe Kelly: Il y a un petit peu. Mais il existe une nouvelle génération d'avocats qui apprécient de ne pas être liés à un serveur dans leur bureau, de sorte qu'ils peuvent travailler en toute sécurité n'importe où. Certains holdouts pensent que les données sont plus sûres dans leur bureau ou dans leur salle de serveurs, mais en réalité, s'ils sont connectés à Internet, leurs données sont beaucoup plus sûres avec des firewalls, des sauvegardes de puissance, des systèmes de détection d'intrusion et de prévention. et toutes ces choses qui viennent avec les centres de données.

LT: Comment les avocats ont-ils tendance à décider quelle société de stockage en nuage utiliser? Existe-t-il d'autres facteurs que le prix, la facilité d'utilisation et la sécurité?

Joe Kelly: Il y a beaucoup d'options de qualité grand public qui sont bonnes mais qui n'offrent pas d'applications et de services spécialisés pour les avocats. Là où nous sommes vraiment différents, nous embauchons des gens de soutien qui ont travaillé pour des cabinets d'avocats, et nous obtenons leur certification sur toutes les applications que nous soutenons, ce qui est très utile pour les questions de migration ou d'exportation.

Qu'est-ce qui rend le produit de votre entreprise meilleur que, disons, Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox est juste un système de stockage de fichiers sans les nombreuses fonctions et garanties que la plupart des cabinets d'avocats jugent nécessaires. Par exemple, certains documents stockés électroniquement sont protégés en vertu de la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), exigeant que les entités couvertes telles que les médecins et les assureurs maintiennent des normes de sécurité strictes pour les informations confidentielles. Si un cabinet d'avocats travaille pour une entité couverte, il peut également être soumis aux exigences de la loi HIPAA. Nous avons une offre conforme à la HIPAA qui répond à ces normes, que les solutions disponibles sur le marché ne peuvent pas offrir.

Quel type de support technique offrez-vous?

Joe Kelly: Nous incluons un support illimité de 8 a. m. à 5 p. m. dans le fuseau horaire de nos clients, ils n'ont donc pas à acheter des blocs de temps pour les services techniques. Nous sommes disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais des frais d'assistance technique sont facturés en dehors des heures indiquées.

Offrez-vous une formation?

Joe Kelly: Nous pouvons fournir toute la personnalisation et la formation dont nos clients ont besoin, avec des frais minimes pour le temps et les matériaux.

Qu'advient-il de l'information dans le nuage si un cabinet d'avocats se sépare?

Joe Kelly: Si les avocats se lamentent pour lancer une nouvelle entreprise et ne veulent pas faire d'énormes dépenses en capital, ils peuvent nous contacter pour nous assurer que nous sommes prêts à les aider, et nous travaillons avec toutes les parties pour assurer que les données correctes sont migrées vers la nouvelle entreprise.

Ce processus prend généralement moins d'une semaine. Une chose à considérer est quelle entreprise va maintenir le nom de domaine de l'ancienne firme et transmettre les courriels qui pourraient arriver.

Comment savez-vous si vous avez été piraté?

Joe Kelly: La première ligne de défense est le pare-feu et un système de prévention de détection d'intrusion (IDPS). En outre, nous enregistrons tous les accès utilisateur aux fichiers et dossiers. Nos administrateurs de sécurité parcourent régulièrement les journaux et recherchent des tendances étranges, par exemple si un utilisateur tente d'accéder à un grand pourcentage des fichiers d'une entreprise. Nous sommes en face de tout problème avec notre IDPS. Un IDPS bloque automatiquement les adresses IP (Protocole Internt) si un trafic étrange est détecté. Nous surveillons actuellement les journaux de sécurité et IDPS.

Si un client résilie un contrat, ses données sont-elles détruites?

Joe Kelly: Nous envoyons une copie de toutes les données au client sous forme cryptée.

Nous conservons uniquement les données pendant 14 jours. Si jamais nous mettons des serveurs hors service, nous utilisons le logiciel Level 7 du département de la Défense pour effacer complètement ces disques afin d'éviter toute fuite de données.

Comment vous êtes-vous impliqué dans cette affaire?

Joe Kelly: J'ai étudié les systèmes d'information de gestion à l'école, puis j'ai lancé Business Network Consulting, une entreprise de technologies de l'information et de services dont les bureaux étaient initialement à Denver. Cette entreprise est devenue un chef de file dans l'impartition des technologies de l'information et le conseil pour les entreprises de taille moyenne. Alors que nous continuions à nous développer, nous avons continué à nous intéresser aux solutions cloud et en avons ajouté de nombreux clients. Avec l'évolution de la vitesse Internet et de la technologie améliorée, nous avons pu créer un modèle et proposer une suite d'applications multiples. entreprises.