Budget Management Essentials for New Managers

Publié le 8/1/2015

Les chances sont que lorsqu'une personne est promue à son premier rôle de gestion, ce sera la première fois qu'elle gère un budget de département.

La plupart des nouveaux gestionnaires reçoivent peu ou pas de formation officielle sur la façon d'élaborer des prévisions budgétaires, de suivre leurs dépenses ou d'apporter des ajustements en milieu d'année. On leur remet souvent une feuille de calcul ou un rapport de leur gestionnaire ou du service des finances et on s'attend à ce qu'ils sachent comment le faire ou qu'ils apprennent par essais et erreurs.

Tandis que les «essais et erreurs» peuvent être un moyen efficace d'apprendre une nouvelle compétence, il serait préférable qu'un nouveau gestionnaire n'ait pas à faire trop d'erreurs douloureuses.

Voici quelques leçons tirées de mon propre apprentissage par essais et erreurs, dont je crois que la plupart des nouveaux gestionnaires pourraient tirer profit:

Investissez le temps d'apprendre dès le début

Il n'y a pas de meilleur moment pour poser des questions «stupides» que lorsque vous êtes nouveau à quelque chose et que vous ne l'avez jamais fait. Mieux vaut demander et passer le temps d'apprentissage initial, plutôt que d'attendre jusqu'à ce que quelqu'un doit souligner vos erreurs. Demandez à votre responsable (ou à son prédécesseur si vous le pouvez) de revoir la philosophie sous-jacente, les objectifs généraux, le format et chaque élément de campagne. Si votre organisation a une personne de finance, demandez à cette personne de passer du temps avec vous aussi. La plupart seront flattés et disposés à partager leur expertise. Après tout, s'ils peuvent vous apprendre à faire les choses en fonction de leurs spécifications dès le départ, vous aurez moins de mal à la tête plus tard.

Suivez le cours «Financez et budgétisez pour les gestionnaires non financiers»

Vérifiez auprès de vos écoles de commerce universitaires locales, sous la rubrique «Formation des cadres supérieurs». "La plupart des écoles de commerce offrent des cours de un à trois jours sans crédit. Pendant ou après le cours, prenez le temps d'examiner le rapport annuel de votre entreprise et de comprendre les différents ratios et rapports financiers.

Gérez le budget de votre département comme si c'était votre propre entreprise

Lorsque nous travaillons pour de grandes organisations, nous finissons par traiter l'argent de «l'entreprise» comme s'il poussait sur les arbres. Ce n'est pas le cas, et c'est maintenant votre rôle de gestionnaire de vous approprier personnellement les ressources de votre ministère.

Soyez un joueur d'équipe

Si possible, vérifiez le budget de votre responsable. Bien qu'il soit important de prendre en charge votre budget, votre unité fait partie d'une entité plus vaste. Demandez à votre manager de vous montrer où se situe votre budget et de prendre en charge une vue d'ensemble, ainsi que les interdépendances avec vos pairs. Il peut y avoir des moments où un autre département a besoin d'argent pour des objectifs qui sont plus prioritaires que les vôtres. N'attendez pas qu'on vous le demande ou qu'on vous l'enlève - soyez proactif et proposez d'aider votre pair manager. Vous serez considéré comme stratégique et collaboratif.

Ne jouez pas à des jeux stupides

Ce n'est pas parce que «tout le monde le fait» que ce n'est pas stupide et mauvais pour l'entreprise. Un exemple d'un jeu de budget stupide typique que les gestionnaires jouent est «l'utiliser ou le perdre dépenser. "C'est quand vous vous approchez de la fin de l'année, et votre budget est en cours d'exécution dans vos prévisions. Au cours des années précédentes, lorsque vous avez manqué de budget, votre budget de l'année suivante a été établi en fonction de la réalité de l'année.

Donc, pour ne pas avoir de nouvelles coupures budgétaires, vous faites des emplettes - vous achetez des choses dont vous n'avez pas besoin ou faites des provisions au cas où vous en auriez besoin.

Effectuez le suivi mensuel de vos dépenses et effectuez des corrections proactives

Ne présumez pas que «quelqu'un» vous dira que vous avez dépassé votre budget. En fait, vous pourriez même avoir à demander des rapports mensuels ou à suivre vous-même. N'attendez pas la fin de l'année, quand c'est une surprise (pour vous et votre patron). D'ici là, il est trop tard pour enquêter et apporter des corrections. Soyez responsable, mesurez-vous et signalez-le de façon proactive à votre gestionnaire.

Soyez transparent et impliquez votre équipe

Partagez votre budget avec votre équipe, peut-être même en les impliquant dans la mise en place de la prévision. Impliquer votre équipe et l'aider à comprendre le processus de budgétisation crée un sentiment d'appropriation partagée et encourage vos employés à trouver des moyens créatifs de gérer leurs dépenses.

Soyez stratégique

Ne prenez pas seulement les chiffres réels de l'année dernière et ajoutez dix pour cent aux prévisions de l'année suivante. Commencez par élaborer une stratégie et des objectifs, puis déterminez les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Si vous avez besoin de plus que l'an dernier, préparez une analyse de rentabilisation pour justifier votre demande de financement supplémentaire.

N'en faites pas trop

Tandis que la gestion du budget est un rôle important pour un gestionnaire, ne perdez jamais de vue les atouts les plus importants: votre personnel! Assurez-vous que vous consacrez au moins cinq fois le temps nécessaire au développement de votre équipe pour que vous compiliez des chiffres.