ÉQuilibrer une caisse enregistreuse - Comment, pourquoi et quand

Même avec les systèmes de point de vente modernes d'aujourd'hui, vous avez toujours besoin d'une procédure pour comptabiliser les liquidités du magasin. Ces contrôles internes sont nécessaires pour éviter les manipulations d'argent et protéger les actifs contre les pertes. Non seulement des contrôles internes solides favorisent l'efficacité opérationnelle, mais ils garantissent également des enregistrements comptables fiables. L'une des causes les plus courantes de rétrécissement ou de perte dans votre magasin est la mauvaise manipulation de l'argent.

Et lors d'une enquête, la cause la plus fréquente du vol est l'absence d'une procédure ou de contrôles appropriés.

Le processus consistant à compter l'argent, à rapprocher les recettes et à équilibrer le tiroir-caisse crée une obligation de rendre compte des transactions de la journée. Ce système de gestion de trésorerie peut être créé en même temps que les politiques de magasin sont établies. Beaucoup de systèmes POS (points de vente) d'aujourd'hui ont des instructions étape par étape pour fermer (également connu sous le nom d'équilibrage) le tiroir-caisse pour guider l'employé.

Pourquoi l'équilibre?

La direction du magasin ou les caissiers peuvent générer un rapport de vente à tout moment pendant un quart de travail. En ajoutant l'encaisse de départ dans le chiffre d'affaires quotidien, un détaillant saura exactement combien d'argent devrait être dans la caisse enregistreuse ou le système de caisse à un moment donné. Ceci est extrêmement utile:

• Pour éviter de détenir trop d'argent sur le plancher de vente.
• Si le magasin est volé.
• Lorsqu'un client se plaint de trop peu de changements.

• Pour avoir découvert les manques / pénuries fréquents pour des caissiers particuliers.
• Pour supprimer la tentation de retirer de l'argent sans documentation du tiroir-caisse.

Comment équilibrer un tiroir-caisse

L'équilibrage d'une caisse enregistreuse a généralement lieu à la fin de la journée ou à la fin d'un quart de caisse. Le tiroir-caisse et son contenu doivent être transportés dans un bureau ou dans une autre zone isolée pour préparer le rapport.

Si vous équilibrez le tiroir après la fermeture, assurez-vous que les voyants de vente sont éteints et que la porte est verrouillée. Pour beaucoup de vendeurs, ils se pressent et ont tendance à commencer à fermer avant que le magasin ne soit fermé. Ce n'est pas une pratique sûre. Cependant, si vous avez plusieurs employés dans le magasin, il est possible de fermer l'un des registres pendant les heures d'ouverture.

Tout dépassement et / ou pénurie doit faire l'objet d'une enquête. La nature humaine devrait être prise en compte pour les erreurs mineures et les petites quantités. Nous entendons par là de simples erreurs de changement lors du traitement d'une transaction. Cependant, des divergences fréquentes peuvent être le signe d'un vol d'employé ou peuvent indiquer qu'une formation supplémentaire est requise pour un caissier particulier. En règle générale, vous voulez vous assurer que pas plus de 2 $ est éteint la nuit. Bien que cela dépende du nombre de transactions ce jour-là (en d'autres termes, plus il y a de transactions, plus il est possible de compter les erreurs), la règle de 2 $ est utile.

L'argent de départ en main est remis dans le tiroir-caisse et stocké pour le soir, tandis que le dépôt est préparé pour la banque. Tous les bordereaux de carte de crédit, rapports de terminal et autres reçus de caisse peuvent être agrafés au rapport quotidien des tireurs d'espèces et classés par date.

Séparation des tâches

Pour plus de responsabilisation, pensez à utiliser deux personnes pour équilibrer la caisse enregistreuse. Une personne va compter le tiroir et créer le rapport de caisse quotidien, tandis que l'autre personne prépare un dépôt bancaire. Les deux membres du personnel doivent signer le rapport indiquant qu'ils sont responsables des chiffres indiqués. Bien qu'aucun système ne puisse empêcher la fraude, cette piste de vérification aidera à décourager la collusion entre les employés.

Au début du prochain quart de travail, chaque caissier devrait avoir son propre tiroir-caisse. Demandez au caissier de recompter l'argent dans le tiroir pour vérifier le solde de départ. Si vous êtes un petit magasin avec un seul registre, l'argent reste probablement dans le tiroir pendant la nuit. Si c'est votre situation, la procédure est la même.

Une dernière remarque, puisque l'erreur humaine fait partie du jeu, assurez-vous d'inclure les écarts dans votre argent dans le cadre de votre P & L.

Ajoutez une ligne à votre compte P & L qui budgétise et affiche la perte due à un calcul erroné. C'est une autre façon de vérifier et de gérer la perte.