Aperçu des dépenses de planification d'événements

Il est difficile de planifier un budget d'événement à moins d'avoir une bonne idée des dépenses que vous devrez engager. Cela semble assez évident, mais les coûts associés à la planification d'événements peuvent provenir d'un certain nombre d'endroits différents. Juste au moment où vous pensez avoir identifié toutes vos catégories de dépenses, une autre s'affiche pour vous renvoyer à la planche à dessin. Pour éviter que cela ne vous arrive, j'ai dressé ce plan de dépenses de planification d'événements à garder à l'esprit lors de la création de votre budget.

Dépenses sur site

Inclus ici les coûts et les frais généralement facturés par le lieu de l'événement. C'est souvent la catégorie la plus coûteuse, mais c'est aussi la plus facile à prévoir puisque vous obtiendrez une estimation formelle des coûts à examiner à l'avance. Cela étant dit, n'oubliez pas de prendre en compte les coûts variables qui changent avec vos numéros de présence. La restauration est un bon exemple de ce que les coûts de votre nourriture augmenteront avec chaque ajout à votre liste.

Coût des lieux

• Location de salle
• Dépôt de garantie
• Couverture d'assurance
• Parking

Alimentation et Restauration

• Repas
• Boissons
• Barman / Serveur Frais de main-d'œuvre
• Taxes et services / Gratuité

Audio / Visuel

• Microphones
• Écrans et projecteurs
• Accès Internet
• Autre équipement spécialisé

Fournisseurs tiers

Cette catégorie représente tous les articles et services fournis par les fournisseurs en dehors du lieu d'accueil. Chacun vous facturera indépendamment, il est donc important de garder un œil sur tous ceux avec qui vous travaillez.

L'utilisation d'une feuille de calcul vous aidera à organiser vos contacts fournisseurs ainsi que les coûts associés à leurs services.

Location d'événements

• Linge de maison, plinthes et housses de chaises
• Tentes, échafaudages et attractions
• Articles non fournis par le lieu
• Travail et livraison pour l'installation / la démolition

Fournisseurs de décor

• Éclairage d'accentuation
• Fleurs et centres de table
• Ballons

Divertissement

• Musiciens ou DJ
• Frais de conférencier
• Cavaliers contractuels (nourriture, hébergement, transport)

Frais de production

La production comprend tout le personnel et les ressources nécessaires pour planifier et exécuter l'événement. Ces dépenses commencent au moment où l'événement est imaginé et continuent à travers les documents post-événement. En bref, cette catégorie représente le coût de l'organisation de l'événement, l'attraction des participants et la gestion des éléments administratifs.

Marketing et enregistrement

• Travail d'impression
• s
• Invitations
• Gestion des inscriptions

Planification et organisation

• Planificateur d'événements
• Employés à temps partiel et temporaires
• Fournitures de bureau
• Frais de communication
• Frais de voyage

Frais d'administration

• Affectations d'employés
• Frais de comptabilité
• Frais juridiques
• Frais de consultant

Dépenses et fonds d'urgence

Ce n'est pas un nombre magique pour ce que vous devez mettre de côté pour les dépenses imprévues, mais vous devez absolument vous attendre à l'inattendu.Certains planificateurs d'événements suggèrent de budgétiser cinq à dix pour cent de plus que les dépenses prévues, tandis que d'autres choisissent un nombre rond pour travailler avec. Les événements plus importants devraient, bien sûr, allouer plus, car un oubli qui est facturé par personne pourrait atteindre des milliers de dollars.

Cet aperçu a pour but de vous faire connaître les différents types de dépenses de planification d'événements qui peuvent se produire. Chaque événement est unique, donc le vôtre peut inclure plus ou moins des éléments listés ici. L'important est de savoir d'où proviendront vos coûts. Le fait de négliger les dépenses associées à un fournisseur ou à une catégorie particulière peut faire des ravages sur votre budget, mais le pire scénario consiste à complètement oublier une dépense jusqu'à l'arrivée de la facture.