Sauvegarde de vos données (Sauvegarde des données professionnelles)

La protection des données est cruciale pour la protection de la continuité de votre entreprise. Si votre seule sauvegarde de données est sur un ordinateur et que le disque dur tombe en panne ou est endommagé par une surtension, les données de votre entreprise ont disparu. Et avoir des copies papier des données d'entreprise n'est pas une protection adéquate des données; Que se passe-t-il si vos locaux professionnels brûlent ou subissent de graves inondations? Encore une fois, les données dont vous avez besoin pour exploiter votre entreprise pourraient être irrémédiablement perdues.

Pour une protection adéquate des données, vous devez établir un système de sauvegarde des données qui suit ces trois étapes:

• archiver régulièrement les données d'entreprise;
• créer des sauvegardes de données sur des supports fiables;
• conserver les sauvegardes de données mises à jour dans un emplacement sécurisé hors site.

La règle de base pour la protection des données professionnelles est la suivante: si la perte des données interfère avec le fonctionnement de l'entreprise, sauvegardez-la. Vous pouvez réinstaller les logiciels si vous le souhaitez, mais il est impossible de récupérer les détails des transactions ou de la correspondance commerciale si ces fichiers sont perdus ou endommagés de façon irréparable. Le reste de cet article décrit chacune des étapes répertoriées ci-dessus afin que vous puissiez établir un système de sauvegarde de données qui protégera efficacement vos données d'entreprise critiques contre les sinistres.

1) Archiver des données commerciales critiques

L'archivage des données d'entreprise est plus qu'une affaire de bonne gestion; cela pourrait être une question de survie de votre entreprise. L'archivage des données métier pour la sauvegarde des données s'effectue en deux étapes.

• identifier les données critiques devant être archivées
• et utiliser une méthode d'archivage des données selon un calendrier régulier.

Qu'est-ce qui doit être archivé dans une sauvegarde de données? Les exécutables, tels que les logiciels, n'ont pas besoin d'être. Vous ne créez pas de nouvelles versions de programmes exécutables et, comme je l'ai dit, si un logiciel a été perdu ou corrompu, vous pouvez le réinstaller assez facilement.

Cependant, tous les fichiers que vous avez créés et / ou modifiés doivent être régulièrement sauvegardés. Pour de nombreuses entreprises, cela inclut tout, des fichiers comptables aux courriels.

Vous pouvez simplifier l'archivage de vos sauvegardes en conservant tous les fichiers devant être archivés sur un seul disque de votre ordinateur. Supposons par exemple que vous deviez sauvegarder des fichiers de comptabilité, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des photos et des e-mails. Mettre Simple Comptable, Microsoft Office (y compris Outlook) et Paintshop Pro sur le lecteur D: / facilite l'archivage de tous les fichiers que vous avez créés ou modifiés à l'aide de ces programmes. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder le lecteur. Même si vous n'avez pas besoin de sauvegarder les exécutables, cela ne les blesse pas si vous le faites.

Une fois que vous avez sélectionné les données critiques à archiver, il est très simple d'installer et d'utiliser un logiciel de sauvegarde pour archiver vos données professionnelles régulièrement.

Je recommande de sauvegarder vos données tous les soirs. Il existe de nombreux logiciels de sauvegarde disponibles qui vous permettent de définir un calendrier qui archivera vos données automatiquement. Recherchez un logiciel de sauvegarde qui zippe et crypte les fichiers pour économiser de l'espace disque et augmenter la sécurité des données.

Si possible, sauvegardez sur votre réseau informatique, en conservant vos fichiers de sauvegarde de données sur un disque dur séparé des fichiers d'origine.

Si cela n'est pas possible parce que vous disposez d'un ordinateur autonome, placez vos fichiers de sauvegarde de données dans un répertoire distinct et augmentez votre planning de création de sauvegardes physiques.

Quel type de système de sauvegarde de données physique est le meilleur pour la protection des données?

La deuxième étape de la protection des données consiste à créer des sauvegardes de données - pas une seule fois, mais régulièrement. Mais avant de faire cela, vous devez être conscient des différents systèmes de sauvegarde disponibles et des limites de certains supports de sauvegarde.

2) Création de sauvegardes de données physiques

Des sauvegardes de données physiques sont nécessaires en raison de la possibilité d'une défaillance ou d'un endommagement de l'ordinateur. Même un accident mineur tel que renverser une tasse de café sur votre ordinateur portable pourrait détruire toutes vos données si c'est le seul endroit où vos données résident. Vous devez créer des sauvegardes physiques des données de votre entreprise au moins une fois par semaine, voire plus souvent si votre entreprise génère quotidiennement de grandes quantités de nouvelles données.

Il existe plusieurs méthodes pour transférer vos fichiers de sauvegarde sur un autre support, mais certains systèmes de sauvegarde de données sont plus fiables que d'autres.

Quels supports de sauvegarde devez-vous utiliser?

Utilisation de lecteurs USB (pouces)

Les clés USB augmentent constamment en capacité et sont très utiles pour les sauvegardes de données rapides. Tout en n'ayant pas la capacité de disques durs externes, ils ont des taux de transfert de données rapides et sont très portables. Vous pouvez facilement sauvegarder des données sur un lecteur USB et le retirer hors site. Comme ils n'ont pas de pièces mobiles, les clés USB sont très fiables.

Utilisation de disques durs externes pour les sauvegardes de données

Pour les petites entreprises, l'achat et l'utilisation d'un disque dur externe pour les sauvegardes de données est la méthode recommandée. Les disques durs externes sont peu coûteux par rapport aux systèmes de lecteur de bande. Ils sont également faciles à utiliser. branchez simplement le disque dur dans le port USB de votre ordinateur. La plupart des disques durs externes sont livrés avec un logiciel de sauvegarde.

Utiliser les services de sauvegarde en ligne comme sauvegardes de données
L'utilisation de services de sauvegarde en ligne simplifie la sauvegarde de vos données, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles le cloud computing est idéal pour les petites entreprises.

Mais la sauvegarde des données dans le cloud est-elle une bonne idée pour votre petite entreprise? Il y a aussi des inconvénients, dont le principal est la sécurité. Les données de votre entreprise sont sensibles. les problèmes de confidentialité sont toujours une préoccupation avec les données des clients et la propriété intellectuelle. Choisissez votre fournisseur de sauvegarde cloud attentivement si vous choisissez cette méthode.

Utilisation de bandes comme sauvegardes de données

Si vous avez de grandes quantités de données à sauvegarder (ou souhaitez conserver et conserver des archives de données complètes pour un stockage à long terme), les sauvegardes sur bande sont la meilleure option. Ils sont très fiables mais sont nettement plus chers que d'autres formes de sauvegarde.

Utilisation de DVD comme sauvegardes de données
L'utilisation de DVD comme sauvegardes de données n'est plus populaire. Les DVD vierges sont peu coûteux et la copie de données sur DVD est facile. Cependant, les DVD ont une faible capacité de stockage et sont la méthode la moins fiable de toutes les méthodes de sauvegarde de données répertoriées ici. Qui n'a pas eu l'expérience de mettre un DVD dans un lecteur seulement pour trouver que les données sont illisibles et le disque "ne fonctionne pas"? Les DVD ont une durée de conservation limitée. Je ne recommande pas cette méthode de sauvegarde de données pour une petite entreprise.

3) Sauvegarde des données hors site

Les seules entreprises à conserver leurs sauvegardes de données sur site sont celles qui possèdent des coffres-forts ignifuges et indestructibles. Investir dans un lecteur de bande ou un disque dur externe et suivre méticuleusement un calendrier régulier de sauvegarde de données n'aidera pas si toutes vos copies de sauvegarde de données sont dans un endroit et que cet endroit est frappé par un désastre. Vous devez stocker des copies de vos sauvegardes hors site si les données de votre entreprise doivent être réellement sécurisées. (La sauvegarde en nuage n'élimine pas totalement cette préoccupation, mais elle est certainement meilleure que beaucoup d'emplacements physiques.)

De nombreuses entreprises conservent leurs copies de sauvegarde de données dans des boîtes de sécurité dans les banques. (Les frais pour une boîte de sécurité est déductible d'impôt, si vous avez besoin de plus d'incitation.) Certains propriétaires de petites entreprises conservent plusieurs copies de sauvegarde de leurs dossiers au domicile de différents amis ou membres de la famille. Peu importe où vous choisissez de les conserver, tant que le site que vous choisissez pour la sauvegarde des données hors site est sécurisé et que vous avez un accès régulier à celui-ci.

Sauvegardez-le ou risquez de le perdre

Ne courez pas le risque de perdre vos données professionnelles. La meilleure défense contre une telle catastrophe est la protection des données. En créant un système de sauvegarde qui inclut l'archivage et la sauvegarde des données de votre entreprise régulièrement et correctement, vous vous assurerez que votre entreprise sera en mesure de faire face à toute tempête.