3 Erreurs courantes d'opérations événementielles à éviter

Au-delà de la pure expérience, la meilleure façon pour un planificateur d'événements de devenir un planificateur d'événements encore meilleur est d'assister à une autre fonction en tant qu'invité. La plupart des planificateurs d'événements passent la durée d'un événement en coordonnant les coulisses, mais l'expérience d'un événement à travers les yeux d'un invité peut être, bien, révélatrice.

En tant qu'invité, plutôt que planificateur d'événements, vous avez l'opportunité d'observer le personnel des opérations en action, une perspective à partir de laquelle il est souvent plus facile de remarquer ce qui fonctionne bien - et ce qui ne fonctionne pas.

Voici trois erreurs que vous verrez probablement lors d'événements mal gérés, ainsi que des conseils pour éviter de telles erreurs lors de vos événements.

Table d'enregistrement mal gérée

Lorsque les invités se rendent à une table d'inscription, le personnel de l'événement doit être accueillant et prêt à aider les invités, quelle que soit la situation.

Il n'est pas axé sur le service ni même poli de supposer que quelqu'un qui se présente à la table d'inscription n'appartient pas à l'événement. Pourtant, c'est exactement ce qui peut arriver si le personnel n'est pas correctement préparé ou informé. Rappelez au personnel de l'événement qu'une table d'inscription représente l'image de l'hôte et de l'organisation derrière l'événement. Le personnel devrait accueillir tous les invités à la table d'inscription et leur demander s'ils sont là pour s'inscrire à l'événement par l'événement ou le nom de l'hôte. Si une erreur a été commise, la plupart des invités se corrigeront et s'excuseront. Sinon, le personnel devrait recevoir des instructions sur la meilleure façon d'aborder la situation.

La gentillesse va loin dans les opérations événementielles.

Configuration de l'événement malpropre

Dans la plupart des sites, l'entretien ménager nettoie un espace événementiel, et le personnel des opérations de banquet complète alors la configuration. Si les opérations de banquet laissent tomber un verre et ne nettoient pas les éclats, les éclats restent sur le sol, à moins que le personnel de l'événement ne nettoie.

Les éclats de verre brisé et autres débris non seulement laissent une image terrible, mais ils peuvent aussi créer un danger pour la sécurité. Par conséquent, les meilleurs organisateurs d'événements arriveront toujours 1 à 2 heures avant l'heure de départ pour observer la configuration et effectuer une série de visites guidées de la zone et chercher du verre et autres objets 30 minutes et encore 15 minutes avant l'événement. Si quelque chose n'est pas à sa place, le planificateur d'événements peut l'apporter à l'attention du personnel de banquet.

Nettoyage inopportun

Quel que soit l'événement, il y aura deux horaires (parfois concurrents): l'ordre du jour des organisateurs et l'horaire de travail du personnel des opérations du site. Il est de la responsabilité du planificateur d'événements de s'assurer que les deux sont correctement synchronisés.

La présentation ou le discours principal du programme se déroule généralement juste après une sorte de réception d'arrivée qui peut inclure des tables d'inscription, de la nourriture et des boissons.Le calendrier des activités de nettoyage et de démolition doit donc être soigneusement planifié de manière à ne pas interférer avec le programme ou à ne pas l'interrompre. Lorsque le personnel des opérations événementielles ne discute pas à l'avance du nettoyage et du démontage, un planificateur d'événements peut constater que les tables et autres éléments peuvent être supprimés directement devant les hôtes ou les conférenciers, distrayant tout le monde dans la pièce.

Les planificateurs d'événements doivent-ils rappeler aux gestionnaires de banquets quand ils doivent faire travailler leur personnel et quand ils doivent rester silencieux? La réponse est oui.

The Bottom Line

Bien que les gestionnaires et les employés des opérations bien gérées soient bien gérés dans les sites bien gérés, le travail d'un planificateur d'événements est plus facile, une telle exécution parfaite n'est pas toujours le cas. Les grands planificateurs d'événements font de chaque détail d'un événement l'exécution de leur entreprise. Ils prennent le temps de discuter de tous les aspects de la configuration, du service événementiel et de démêler avec les gestionnaires de banquets avant l'événement lui-même et supervisent les opérations avant, pendant et après pour assurer le meilleur événement possible pour le client.