Conseils pour la gestion des fichiers informatiques numériques

Garder la trace de vos documents électroniques peut être une corvée dans le monde «câblé» d'aujourd'hui.

En plus de stocker des documents localement sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou des appareils mobiles, de plus en plus d'entreprises utilisent le cloud pour les applications de base et le stockage de fichiers. (Voir Pourquoi le Cloud Computing est idéal pour les petites entreprises et 5 désavantages du Cloud Computing.)

La nécessité pour de nombreuses entreprises de partager des documents entre les employés complique davantage le problème. ou un périphérique de stockage en réseau (NAS).

Si un accès mobile partagé est requis, les documents peuvent être stockés dans le cloud et partagés en attribuant des autorisations d'accès.

L'organisation est la clé

Partout où les documents sont stockés, il est important de les garder organisés et à jour. L'objectif de la gestion de fichiers électroniques est de s'assurer que vous pouvez trouver ce que vous cherchez, même si vous le cherchez des années après sa création.

La plupart des gens d'affaires ont, à un moment ou à un autre, été dans la position embarrassante d'avoir un appel client et de ne pas être en mesure de localiser rapidement la facture pertinente ou d'autres documents clients importants. Tout aussi ennuyeux est de se démener à la fin de l'année en essayant de trouver des documents concernant les comptes de la société pour le comptable ou, pire encore, le fisc.

Une organisation correcte des documents électroniques est particulièrement critique dans un environnement partagé - si l'un de vos employés est absent (temporairement ou définitivement!), Vous devriez être en mesure de localiser facilement tous les documents créés ou gérés par cette personne.

(Notez que la perte potentielle de problèmes de données avec des employés mécontents et en partance est une raison de plus pour protéger les données de votre entreprise (voir 6 Règles de protection des données de l'entreprise).

Ces conseils de gestion de fichiers vous aideront à garder vos fichiers accessibles:

1. Utilisez les dossiers d'installation par défaut pour les fichiers de programme.

Utilisez les emplacements de fichiers par défaut lors de l'installation des programmes d'application.

Sous Windows, par convention, les fichiers du programme d'application se trouvent dans le répertoire (Lettre de lecteur:) -> Program Files. L'installation d'applications ailleurs est déroutante et inutile.

2. Un endroit pour tous les documents.

Placez tous les documents sous un seul dossier "racine". Pour un utilisateur unique dans un environnement Windows, l'emplacement par défaut est le dossier Mes documents.

Dans un environnement de partage de fichiers, essayez de faire la même chose: créez un dossier racine unique (appelé "Documents partagés" par exemple) et stockez tous les documents dans les sous-dossiers du dossier racine. Avoir un seul emplacement pour tous les documents facilite la recherche de choses et l'exécution de sauvegardes et d'archives.

3. Créez des dossiers dans une hiérarchie logique.

Ce sont les tiroirs du classeur de votre ordinateur, pour ainsi dire. Utilisez un langage simple pour nommer vos dossiers; vous ne voulez pas regarder cette liste de dossiers dans le futur et vous vous demandez ce que signifie «TFK» ou toute autre abréviation intéressante que vous avez inventée.

4. Nicher les dossiers dans les dossiers.

Créez d'autres dossiers dans ces dossiers principaux au besoin. Par exemple, un dossier appelé "Factures" peut contenir des dossiers appelés "2013", "2012" et "2011". Un dossier nommé pour un client peut inclure les dossiers "customerdata" et "correspondence".

L'objectif est d'avoir tous les fichiers dans un dossier plutôt que d'avoir un tas de fichiers orphelins répertoriés.

Toutefois, ne créez pas de structures de dossiers complexes et à plusieurs couches. Dans la mesure du possible, utilisez plutôt des noms de fichiers descriptifs.

5. Suivez les conventions de dénomination de fichier.

Certains systèmes d'exploitation (tels qu'Unix) n'autorisent pas les espaces dans les noms de fichier ou de dossier, évitez donc cela si votre environnement informatique est mélangé - utilisez plutôt les traits de soulignement comme délimiteur (par exemple Doe_John_Proposal.doc). ? : * | "^ sont également interdits dans les noms de fichier ou de dossier sous Windows.

Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour faciliter l'identification et la récupération, mais ne dépassez pas les limites: les noms de fichiers / chemins ont des limites de longueur variables. La longueur du chemin pour un fichier (par exemple la lettre de lecteur + noms de dossier + nom de fichier) est de 260 caractères

Utilisez des abréviations communes autant que possible.

6. Soyez précis.

Donnez des fichiers logiques, des noms spécifiques et des dates Dans les noms de fichiers si possible, le but est de pouvoir dire de quoi il s'agit sans avoir à ouvrir et à regarder, donc si le document est une lettre à un client lui rappelant que le paiement est en retard, appelez ça quelque chose. comme "overdue_20120115", plutôt que quelque chose comme "lettre" .Comment saurez-vous à qui la lettre est sans l'ouvrir?

Si vous partagez des fichiers par e-mail ou des appareils portables, vous voudrez peut-être avoir le nom de fichier plus spécifique informations, puisque le dossier informa Cette option ne sera pas incluse dans le fichier partagé. Par exemple si votre document réside dans Mes documents Factures 2014 Customers Doe_John_20140416. doc et le fichier est partagé ou envoyé par courriel tout le destinataire verra est le Doe_John_20140416. doc et peut ne pas être en mesure de dire que le fichier est une facture client sans l'ouvrir.

7. Fichier au fur et à mesure

Le meilleur moment pour déposer un document est lorsque vous le créez pour la première fois. Alors prenez l'habitude d'utiliser la boîte de dialogue "Enregistrer sous" pour classer votre document et le nommer, en le plaçant au bon endroit en premier lieu.

8. Commandez vos fichiers pour votre commodité.

Si vous utilisez beaucoup de dossiers ou de fichiers, placez-les en haut de la liste en les renommant avec un! ou un AA au début du nom de fichier.

9. Éliminez vos fichiers régulièrement.

Parfois, ce qui est ancien est évident, comme dans l'exemple du dossier "Factures" ci-dessus.Si ce n'est pas le cas, gardez vos dossiers épurés en supprimant les anciens fichiers.

Ne supprime pas les fichiers liés à l'activité, sauf si vous êtes absolument certain que vous n'aurez plus jamais besoin du fichier. Au lieu de cela, dans votre collection principale de dossiers sous votre dossier racine, créez un dossier appelé "Vieux" ou "Inactif" et déplacez les vieux fichiers dedans quand vous les rencontrez.

10. Sauvegardez vos fichiers régulièrement.

Que vous copiiez vos fichiers sur un autre lecteur ou sur bande, il est important de configurer et de suivre un programme de sauvegarde régulier. Voir les 3 étapes pour un système de sauvegarde réussi.

Une bonne gestion des fichiers permet de trouver facilement ce dont vous avez besoin

La gestion des documents électroniques devrait faire partie d'une stratégie globale de gestion des documents pour votre entreprise. Un plan de gestion des documents approprié doit inclure tous les aspects de la gestion des documents, y compris le stockage, la récupération, les sauvegardes et la sécurité.

La fonction de recherche est une chose merveilleuse, mais elle ne correspondra jamais à la facilité d'aller directement dans un dossier ou un fichier. Si vous suivez ces conseils de gestion de fichiers de manière cohérente, même si vous ne savez pas où se trouve quelque chose, vous savez où il doit être - un énorme avantage quand il s'agit de trouver ce que vous cherchez. De bonnes pratiques de gestion de fichiers permettront à votre entreprise de gagner du temps et de l'argent.