Pourquoi investir dans le logiciel de gestion de documents de construction

Imaginez votre bureau. À votre droite, vous voyez une petite montagne de papiers. Il y a des contrats, des factures, des mises à jour de projet, des applications, des formulaires LEED et des RFD. Ils ont tous une place spécifique dans votre classeur massif, mais certains doivent être signés, certains doivent être scannés, et certains doivent être envoyés aux clients.

Bref, votre bureau est en désordre.

Ce scénario vous semble-t-il trop familier? La surcharge de documents est un problème commun pour les gestionnaires de la construction.

Heureusement, le logiciel de gestion de construction offre une excellente solution à ce problème commun.

Les logiciels de gestion de la construction ont un énorme sous-ensemble d'options de gestion de documents. Ces solutions logicielles peuvent aider les utilisateurs à localiser rapidement leurs documents et formulaires et à réduire le temps passé à remplir les documents, ce qui libère du temps pour travailler avec les clients et se concentrer sur les travaux de construction.

Soyez organisé

Probablement le principe le plus important du logiciel de gestion de documents est sa capacité à organiser les fichiers. Plus besoin de fouiller dans des classeurs ou des piles de papier sur votre bureau - branchez simplement le document que vous recherchez dans le moteur de recherche du logiciel pour localiser votre fichier immédiatement.

Le logiciel vous permettra également de télécharger vos fichiers existants, il n'y a donc pas de séparation étrange entre les anciens fichiers physiques et les fichiers de votre solution logicielle. Et pour de nombreuses applications, vous pouvez accéder à ces documents sur le cloud et trouver vos documents en déplacement.

Quelques exemples de systèmes d'organisation remarquables incluent Aconex et Viewpoint. Aconex a suivi l'algorithme de recherche de Google afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement le document qu'ils recherchent. Viewpoint utilise un algorithme similaire et peut également rechercher et indexer les e-mails Outlook attachés à Vista.

Collaborer mieux

Si vous optez pour un service de gestion de documents de construction dans le cloud, vous constaterez que vous finirez plus rapidement vos documents

et avec plus d'efficacité. La clé?

Le logiciel facilite le travail avec votre équipe.

De nombreuses sociétés de logiciels de gestion de documents de construction proposent des options de collaboration innovantes et intuitives. Par exemple, l'outil de gestion de documents de projet de construction de Procore permet aux gestionnaires de distribuer différentes autorisations pour chaque utilisateur. Alors que Procore stocke les versions précédentes d'un fichier, il s'assure également que le contenu partagé est toujours sur le même brouillon afin que les utilisateurs n'éditent pas accidentellement la mauvaise version. Et comme il fonctionne sur iPad, iPhone et Android en plus du PC, votre équipe peut toujours accéder à ces informations lors de vos déplacements.

Économisez de l'argent

Il y a plusieurs façons évidentes de gérer les documents de construction pour économiser l'argent de votre bureau.Vous n'avez pas besoin d'investir autant dans les unités de toner, de papier, de photocopie et de classement. Mais le logiciel de gestion de documents de construction pourrait également sauver votre entreprise des milliers par an en travail. Hotel Executive rapporte qu'avec les logiciels de gestion documentaire, les entreprises peuvent économiser 5 000 $ par an en réduisant les tâches de classement - et ces économies ne s'arrêtent pas aux hôtels, elles s'étendent à toute entreprise ayant des besoins importants en gestion de documents.

Le logiciel de gestion de documents peut également débarrasser votre entreprise du coût de la recherche de documents perdus. Une société d'imagerie documentaire estime qu'il en coûte entre 120 $ et 250 $ pour recréer un document mal classé ou perdu.