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De nombreuses grandes réunions et conférences d'entreprises marquent le début du programme de l'événement avec ce que l'on appelle une session d'ouverture. Les séances d'ouverture, également appelées sessions plénières ou sessions générales d'ouverture, sont le plus souvent associées à des conférences, des congrès ou des congrès de plus grande envergure, mais peuvent également être utilisées pour de plus petits événements d'entreprise. Les séances d'ouverture sont toujours programmées pour une période de temps définie au début du programme, généralement entre une et deux heures.
Bien que tous les programmes ne commencent pas par une session d'ouverture, les présentations prévues au cours d'une session ouverte générale peuvent offrir aux organisateurs et aux hôtes une occasion unique de s'adresser à leurs participants.
Qu'est-ce qu'une séance d'ouverture est lors des conférences
Les séances générales d'ouverture se caractérisent par une présentation programmée ou une série de présentations par une variété de conférenciers qui visent à s'adresser à l'auditoire général. Certains programmes d'événements offrent éventuellement des sessions en petits groupes simultanées dans lesquelles les participants se divisent en petits groupes pour des présentations et des ateliers. D'autres divisent presque immédiatement le public pour des sessions consacrées à certains rôles, compétences ou intérêts. D'autre part, la session générale d'ouverture est l'occasion, au début du programme, de s'adresser à tous les participants à l'événement.
Lors de la session générale d'ouverture, les dirigeants de l'organisateur peuvent choisir de couvrir les points généraux de l'ordre du jour et de définir les objectifs du programme global.
Les séances d'ouverture comprennent généralement un conférencier d'honneur et d'autres conférenciers qui aident à donner le ton à la convention. Ces présentations peuvent être organisées dans une variété de formats, mais les sessions elles-mêmes par définition sont ouvertes à tous les participants.
Pourquoi débuter par une séance d'ouverture
Les séances générales d'ouverture les plus efficaces sont celles qui sont organisées pour les spectateurs et les participants à l'événement, pas pour les organisateurs de l'événement.
Alors que les organisateurs d'événements peuvent saisir l'occasion pour traiter des affaires de l'entreprise ou de l'association, de la logistique des événements et des points de l'ordre du jour, une excellente séance d'ouverture devrait également divertir et motiver le public. Les programmes efficaces exigent l'engagement et l'intérêt du public. Si les organisateurs d'événements perdent l'intérêt du public depuis le début, ils doivent se battre pour le récupérer. L'ouverture des sessions générales devrait démarrer le programme sur une note forte. Voici les objectifs que les planificateurs d'événements devraient accompagner les organisateurs de programmes dans leur séance d'ouverture.
Objectifs de la session d'ouverture
Compte tenu de l'importance de la session générale d'ouverture pour démarrer un programme sur une note forte, les sessions d'ouverture tendent à combiner les objectifs suivants:
- Motiver le public > Éduquer le public
- Divertir et attirer le public
- Définir le ton pour le programme
- Créer une expérience mémorable
- Partager Informations importantes
- Les sessions générales les plus intéressantes permettront d'atteindre tous ces objectifs.Par exemple, la séance générale d'ouverture d'une conférence annuelle peut inclure un message de bienvenue du président de l'organisation ainsi qu'une adresse du maître de cérémonie qui servira de modérateur pour l'événement de durée.
La séance d'ouverture se terminera sur une note forte avec un conférencier invité qui donnera une présentation sur la motivation de la force de vente à atteindre les objectifs de l'entreprise.
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