Quand dois-je payer les employés pour le temps de déplacement?

Qu'est-ce que le voyage d'un employé?

En général, le temps passé par les employés pour des activités liées au travail devrait être payé. Les frais de déplacement occasionnés par les tâches de l'employé et le temps passé à faire la navette entre le domicile et le travail ne sont pas payés. Le temps de voyage peut inclure les voyages locaux et les voyages loin de la maison.

Temps de déplacement et temps de déplacement

Le navettage va et vient au travail. Tout le monde (au moins tout le monde qui ne travaille pas à la maison) se rend à un travail.

Le temps de trajet est un temps personnel, pas un temps d'affaires. L'IRS ne permet pas aux entreprises de déduire le temps de transport comme une dépense d'entreprise, et les employés ne devraient pas être payés pour le temps de trajet.

Le ministère du Travail (DOL) discute des employés qui conduisent des véhicules fournis par l'employeur. Le DLO tient compte du temps passé en déplacement domicile-travail par un employé dans un véhicule fourni par l'employeur, ou dans des activités effectuées par un employé qui sont accessoires à l'utilisation du véhicule pour se rendre au travail, généralement non «heures travaillées» et par conséquent, n'a pas à être payé.

Voici une règle empirique: si vous autorisez un voyage, peu importe la façon dont l'employé voyage (voiture, train, autobus, etc.), le temps de déplacement devrait être payé.

Indemnité de déplacement des employés horaires

La rémunération versée aux employés pour le temps de déplacement local s'applique uniquement aux employés non exemptés (horaires) et non aux employés (professionnels ou de gestion) exonérés. Les employés exonérés sont payés pour leur expertise par le travail, pas à l'heure.

Exemples de voyages: payés ou non payés?

• Un employé se rend au travail à son domicile tous les jours. Vous lui demandez de s'arrêter et de ramasser des bagels pour la réunion du personnel. Ce temps de conduite n'est pas payé. Le temps de trajet pour aller au travail n'est jamais payé; le temps d'arrêt pour les bagels est «accessoire» aux déplacements et ne fait pas partie du travail de l'employé.
• Vous demandez à un employé de se rendre à un magasin pendant son temps de travail pour acheter des bagels pour la réunion de bureau. Si l'employé fait ce voyage pendant les heures normales de travail, il ou elle devrait être payé.
• Une IAA (infirmière professionnelle autorisée) travaille pour un établissement de soins infirmiers et se déplace entre les deux emplacements de l'établissement, selon les directives, pour prodiguer des soins aux patients des deux endroits. Son temps de déplacement quotidien doit être inclus dans son salaire parce qu'elle ne fait pas la navette, mais qu'elle se déplace entre les lieux de travail.

Rémunérer les employés qui ont passé du temps loin de chez eux

Les employés qui se rendent à un autre endroit à des fins professionnelles constituent un cas différent. En général, vous devez payer les employés pour le temps passé sous votre contrôle et le temps qu'ils ne peuvent pas dépenser comme ils le souhaitent. Donc, si un employé voyage de Cleveland à Pittsburgh pour un séminaire de deux jours à la direction de l'entreprise, une partie du temps de l'employé devrait être compensée.

Dans le cas des salariés, le paiement du temps de déplacement n'est pas un problème, car les salariés sont rémunérés pour le travail et non pour les heures travaillées. Payer pour le temps de voyage d'affaires peut être un problème, cependant, dans le cas d'un employé à l'heure.

Il est compliqué de payer pour un voyage d'une journée ou d'une nuit.

Communiquez avec le bureau de district du ministère du Travail des États-Unis le plus proche pour obtenir des renseignements sur des cas précis de temps de déplacement qui touchent votre entreprise. Vous pouvez également contacter un avocat pour discuter de ces questions.

Payer pour les frais de voyage

En plus de payer les employés pour le temps de déplacement, vous devriez payer leurs frais de voyage. Le ministère du Travail n'exige pas de remboursement pour les frais de déplacement, mais il est logique de payer les employés si vous leur demandez de voyager. Les frais de déplacement sont déductibles pour votre entreprise et les employés peuvent déduire les frais de déplacement non remboursés. Si les employés mélangent leurs déplacements professionnels et personnels, vous devez régler la partie liée aux affaires et ne payer que ces frais.

Règlement d'État sur le paiement des frais de déplacement des employés

Vérifiez auprès de votre service du travail de l'état pour voir s'il existe des règles qui pourraient remplacer les règles fédérales.

Pour plus d'informations

The Balance propose quelques conseils pour réduire les frais de déplacement des employés.

SHRM (la Société pour la gestion des ressources humaines) a plus d'informations sur le paiement du temps de déplacement des employés.

Pour plus de détails de l'IRS sur le temps de déplacement des employés, voir la publication IRS 535: Frais d'entreprise.