Comment remplir et déposer le formulaire W-3

Qu'est-ce que le formulaire W-3?

A W-3 formulaire est une forme de transmission qui est envoyé à l'administration de la sécurité sociale (SSA) indiquant le total des gains, les salaires de sécurité sociale, les salaires et les retenues d'assurance-maladie pour tous les employés de l'année précédente. Le titre du formulaire est «Transmittal of Wage and Tax Statements». Pour préparer un formulaire W-3, vous devez additionner les salaires de tous les employés de chaque catégorie, à partir de tous les formulaires W-2 des employés, et utiliser les totaux W-2 pour remplir le formulaire W-3.

Le formulaire W-2 est le total des salaires et taxes accordés aux employés afin qu'ils puissent soumettre ces informations dans leurs déclarations de revenus personnelles.

Quand doit-on déposer un formulaire W-3?

Vous devez soumettre un formulaire W-3, ainsi que tous les formulaires W-2 pour tous les employés, avant la fin janvier, après l'année d'imposition. Par exemple, si vous avez préparé des W-2 pour les employés pour 2016, vous devez soumettre tous les W-2 plus le formulaire de transmission W-3, au plus tard le 31 janvier 2017.

La date limite du 31 janvier est la même pour le dépôt des formulaires papier et le dépôt électronique.

La date limite du 31 janvier est nouvelle pour 2017. Cela signifie que vous devez remettre des formulaires W-2 aux employés avant cette date et envoyer également les formulaires W-2 et W-3 à la SSA à la même date. C'est une bonne idée de donner les formulaires aux employés plus tôt en janvier, donc il est temps de corriger les erreurs avant de tout soumettre à la SSA.

Comment obtenir des formulaires W-3?

Vous ne pouvez pas simplement copier un formulaire W-3 ou l'imprimer sur Internet, car le formulaire est imprimé avec une encre rouge spéciale.

Vous devez acheter le type requis de formulaires W-3 au même endroit où vous achetez des formulaires W-2, ou vous pouvez demander à votre processeur de paie ou à votre spécialiste en déclarations de remplir ces formulaires.

Comment remplir le formulaire W-3?

Voici les sections du formulaire W-3, si vous voulez les parcourir vous-même. Consultez également les instructions pour ce formulaire.

Renseignements sur l'employeur. Cette section (a à h) comprend des informations communes sur votre entreprise en tant qu'employeur. Quelques notes:

• Type de payeur. La plupart des entreprises cochent la case 941. Le formulaire 941 est le formulaire trimestriel de déclaration des salaires et des taxes rempli par la plupart des employeurs. D'autres options incluent l'employeur du ménage et d'autres.
• Genre d'employeur. La plupart des entreprises cocheraient la case «sans objet». Les autres cases sont réservées aux organismes à but non lucratif et aux employeurs du gouvernement fédéral.
• Numéro d'établissement. La section du numéro d'établissement est fournie afin que les employeurs puissent identifier différents secteurs de l'entreprise, soit par emplacement, filiale ou division. Si vous identifiez les numéros d'établissement, vous devez séparer les formulaires W-2 et W-3 pour chaque établissement. Ou, vous pouvez combiner tous les établissements et soumettre tous les formulaires W-2 ensemble, avec un formulaire W-3.

Renseignements sur les salaires et les taxes. La deuxième section, numérotée de 1 à 19, correspond aux sections numérotées du formulaire W-2. Sur ce formulaire W-3, vous devez fournir des totaux pour tous les W-2 que vous soumettez.

Coordonnées de l'employeur. Cette dernière partie du formulaire requiert que vous fournissiez des informations de contact, y compris une adresse e-mail.

Quand et comment dois-je déposer le formulaire W-3?

Le formulaire W-3 doit être envoyé à la SSA au plus tard à la fin du mois de février, avec une copie A des formulaires W-2 W-2 pour chaque employé.

Les totaux pour chaque article sur le W-3 doivent être égaux aux totaux pour tous ces articles sur tous les formulaires W-2 des employés. Le W-3 comprend également le salaire total de l'État et la retenue à la source pour tous les employés.

Vous devez produire le formulaire W-3, ainsi que les formulaires W-2 pour tous les employés, le dernier jour ouvrable de février. Voir cet article sur les délais de dépôt de la taxe sur les salaires pour des informations spécifiques sur la date de dépôt pour cette année.

La date limite pour déposer l'année d'imposition 2016 W-2 et W-3 est le 31 janvier 2017,

Si vous produisez des formulaires W-2 par voie électronique

Si vous décidez de déposer électroniquement les formulaires W-2. Administration de la sécurité sociale, vous n'avez pas besoin de compiler toutes les informations W-2 et de soumettre un formulaire W-3.

L'IRS suggère fortement de fournir des formulaires W-2 par voie électronique à l'Administration de la sécurité sociale. La SSA dispose de deux options pour le dépôt électronique, à travers sa section Business Services Online:

• W-2 Online. Vous pouvez utiliser un formulaire W-3 à remplir pour envoyer jusqu'à 50 formulaires W-2 à la fois.

• Téléchargement de fichier. Vous pouvez utiliser un logiciel de taxe sur la masse salariale spécifique qui formate les fichiers selon les spécifications SSA pour les formulaires W-2 Electronically (EFW2).

Pour plus de détails sur le dépôt électronique des formulaires W-2 de la sécurité sociale.

Et si je fais une erreur sur un W-3?

Si vous avez une erreur sur un W-3, à la suite de calculs ou si un ou plusieurs W-2 sont incorrects, vous devrez remplir un formulaire W-2c et W-3c auprès de l'Administration de la sécurité sociale . En savoir plus sur la façon de corriger les erreurs dans les formulaires W-2 et W-3.