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Chaque année, les administrateurs des ressources humaines et des avantages sociaux attendent avec impatience la courte période pendant laquelle ils peuvent engager les employés à prendre le contrôle de leur santé en s'inscrivant à des régimes d'avantages sociaux collectifs. C'est aussi un moment de stress important pour tout professionnel des ressources humaines qui doit travailler très dur pour s'assurer que les employés sont formés et encouragés à choisir les bons avantages sociaux. Il n'est pas étonnant qu'à la fin de la saison d'inscription ouverte, de nombreux administrateurs de prestations soient prêts pour de longues vacances.
- 9 ->Planification pour l'inscription libre
La bonne nouvelle est que la saison des inscriptions ouvertes (OE) se déroule à peu près à la même période chaque année, ce qui permet aux administrateurs de planifier à l'avance. C'est le moment opportun de rencontrer les membres de votre équipe de gestion pour commencer à partager des informations et des dates limites afin qu'ils soient prêts à discuter avec leurs groupes d'employés. Prenez une minute pour examiner l'environnement d'exploitation de l'an dernier, les offres de services actuelles et nouvelles, ainsi que les communications qui ont été envoyées précédemment.
Pour se préparer à OE, il est possible de:
- affecter une équipe de base d'administrateurs RH qui seront «propriétaires» des tâches Open Enrollment et disponibles pour les questions
- .
- Évaluer la demande et l'utilisation des différents types de prestations pour déterminer si elles seront offertes cette année ou non
- Concevoir de nouveaux supports pour les campagnes marketing des avantages sociaux, y compris des dépliants, des messages électroniques et des informations vidéo
- Créer un plan et un calendrier pour le déploiement des instructions d'inscription, la promotion d'OE et la gestion des problèmes
- Commencez à organiser une foire du bien-être ou une autre série d'activités de bien-être pour éveiller une culture de travail soucieuse de la santé durant l'OE
- Résolvez vos problèmes de données et de technologie à l'avance, avec un plan d'urgence.
Maintien de la santé pendant les périodes d'inscription ouvertes
Une fois la préparation terminée, il sera beaucoup plus facile de gérer les OE et les exigences qui accompagnent cet effort. Maintenir la santé mentale est l'objectif. Voici quelques façons de rester concentré et de ne pas le perdre.
# 1 - Faites de cet effort un travail d'équipe
Avec l'équipe RH, observez OE comme un travail d'équipe entre tous les membres de l'équipe de direction, l'équipe de support technologique et les employés. N'essayez pas de s'attaquer à aucun aspect de OE seul.
# 2 - Tenez-vous-en à une liste de contrôle quotidienne
Lorsque vous saisissez les jours avant, pendant et après l'inscription ouverte, assurez-vous de conserver une liste des choses à faire et des réalisations accomplies.Cela réduit le stress et évite tout snafus de dernière minute.
# 3 - Prenez soin de l'équipe des ressources humaines
Lors de l'inscription ouverte, il est important d'avoir un contrôle constant pour savoir qui ressent le stress, qui a besoin d'une pause et qui ne se sent pas à la hauteur. . Assurez-vous de mettre l'accent sur l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et de planifier des activités amusantes à mi-chemin.
# 4 - Suivi des données d'inscription
Tenez-vous au courant de l'évolution de l'inscription en vérifiant fréquemment les données et en vous assurant que les personnes s'inscrivent bien avant la date limite.
N'attendez pas la dernière minute pour attirer les gens qui sont à la traîne.
# 5 - Traiter les conversations difficiles dès le départ
Souvent, lors d'une inscription ouverte, les RH doivent tenir des discussions stimulantes sur les changements apportés aux régimes d'avantages sociaux et sur l'augmentation des primes. Soyez honnête et franc, expliquant que toutes les entreprises font face à ce problème en raison des coûts de l'industrie des soins de santé.
# 6 - Amusez-vous avec un peu de compétition
Il n'y a rien de tel qu'une petite compétition amicale pour alléger l'ambiance lors des inscriptions ouvertes. Affectez des points à certaines tâches que les employés peuvent accumuler pour gagner des prix intéressants. Avoir quelques événements amusants, comme une marche de 1 K pour un organisme de bienfaisance ou un défi de conditionnement physique, pour inspirer les employés.
Si vous suivez les conseils ci-dessus, vous serez en mesure de gérer les facteurs de stress causés par l'équipement d'origine et de prendre tout cela dans la foulée.
Rappelez-vous que vous n'êtes pas seul, car des milliers d'administrateurs des ressources humaines et des avantages partagent la même expérience.
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