L'ABC d'une lettre de remerciement

Il y a deux étapes pour remercier un donneur. Le premier a trait à l'établissement d'une bonne relation avec chaque donateur, et l'autre a un but très légal.

Premièrement, vous avez besoin d'une lettre de remerciement chaleureuse, mais vous devez également inclure les informations requises par la loi afin que les donateurs puissent documenter qu'ils ont donné un don déductible d'impôt à votre organisme de bienfaisance.

L'IRS exige que les organismes de bienfaisance publics (également connus sous le nom d'organisations 501 (c) (3)) envoient une lettre de reconnaissance officielle pour tout don de plus de 250 $.

Le donateur peut utiliser cette lettre comme preuve de son don et demander une déduction fiscale. La plupart des organismes de bienfaisance envoient une reconnaissance pour tous les dons, même les plus petits.

Les deux objectifs, qui consistent à remercier le donateur et à satisfaire aux exigences légales, peuvent être atteints en même temps ou séparément. La plupart des organismes de bienfaisance parviennent à satisfaire aux deux exigences dans une seule lettre.

Quand vous devriez reconnaître un don à des fins fiscales

L'IRS dit que la reconnaissance doit être faite "par écrit, au moment de la sollicitation ou lorsque le paiement est reçu, et d'une manière qui viendra à l'attention du donateur. "(Voir Publication IRS 1771)

La reconnaissance de don doit avoir lieu au plus tard le 31 janvier ^st de l'année suivant le don. Cependant, les meilleures pratiques suggèrent que les organismes de bienfaisance devraient envoyer un accusé de réception le plus tôt possible après la réception du cadeau.

En outre, la plupart des organismes de bienfaisance envoient un résumé des contributions d'un donateur pour l'année précédente à la fin du mois de janvier.

À l'ère des appels et des dons de collecte de fonds multicanaux, envoyer ce résumé de fin d'année par la poste (que le ou les dons originaux soient par chèque ou en ligne), assure que votre organisation a notifié donneur.

Pouvez-vous envoyer ce résumé final des contributions d'un donateur pour l'année précédente par courriel?

Oui. Il n'y a aucune prescription légale pour le formulaire qu'une lettre de confirmation doit prendre. Par exemple, il peut s'agir d'une carte postale, d'un e-mail ou d'une lettre physique.

Cependant, à mon avis, il est préférable que le résumé de fin d'année soit une lettre physique envoyée par la poste. Un message électronique peut ne pas être remarqué dans une boîte aux lettres bondée ou même se retrouver dans le dossier spam du donateur.

Ce que vous devez inclure dans l'accusé de réception

• Le nom de votre organisation
• Une déclaration indiquant que vous êtes un organisme exonéré de taxe 501c3
• La date de réception du don
• Le montant de la contribution en espèces ( comptant signifie chèques, carte de crédit et retenue sur la paie)
• Une description (mais non la valeur) d'une contribution autre qu'en espèces. Le donateur estime la valeur des contributions non monétaires lorsqu'il les signale à l'IRS dans sa déclaration de revenus.
• Une déclaration qu'aucun produit ou service n'a été fourni par l'organisation, le cas échéant
• Une description et une estimation de bonne foi de la valeur des biens ou des services, le cas échéant, que l'organisation a fournis en contrepartie de la contribution.Un exemple pourrait être un dîner où une partie de l'argent paie pour le repas tandis que le reste est un don.
• Une déclaration que les biens ou les services, le cas échéant, que l'organisation a fournis en contrepartie de la contribution étaient entièrement constitués d'avantages intangibles, le cas échéant. Un exemple pourrait être un petit cadeau d'une valeur inférieure à 75 $, comme une tasse ou un sac fourre-tout avec le logo de l'organisation.

Qu'arrivera-t-il si mon organisation ne fournit pas une reconnaissance appropriée?

L'IRS a refusé les déductions fiscales aux donateurs qui ne peuvent pas offrir une reconnaissance appropriée pour leurs dons à un organisme de bienfaisance.

La "Chronique de la Philanthropie" en rend compte dans son article, IRS Crackdown met l'accent sur les dossiers-cadeaux. Dans un cas, le jugement reposait sur le fait que la reconnaissance n'était pas assez rapide et manquait de la langue requise.

ASTUCE: Développez votre langage de reconnaissance et faites-le évaluer par un avocat spécialisé dans les questions à but non lucratif. Ensuite, utilisez la même langue de manière cohérente.

Quelques exemples:

Il n'y a aucune raison pour que votre organisation ne puisse pas fournir un chaleureux remerciement qui encouragera vos donateurs à vous redonner et remplir votre obligation de fournir une reconnaissance IRS acceptable du don .

Bien que le langage de reconnaissance devrait être adapté à chaque organisme de bienfaisance, voici deux exemples d'énoncés qui répondent à toutes les exigences.

Le premier est arrivé à la fin d'une lettre écrite envoyée par la poste; la seconde faisait partie d'un mail merci.

1. «En tant qu'organisme de bienfaisance 501c3, les lois fiscales exigent que nous vous informions que cette lettre est la reconnaissance officielle de votre don et nous devons également certifier que vous n'avez reçu aucun bien ou service en contrepartie de cette contribution. , le montant total de votre don est déductible d'impôt Merci! "

2." Partners In Health, une organisation à but non lucratif 501 (c) (3), n'a fourni aucun bien ou service, en entier ou en en partie, à vous en contrepartie de cette contribution volontaire en espèces Si vous souhaitez demander la déductibilité fiscale de ce don aux États-Unis, veuillez conserver cette lettre d'accusé de réception pour vos dossiers Le numéro EIN de Partners In Health est xxxxx. "

Les deux de ces exemples travaillent pour des dons en espèces. Mais que faire si le don n'est pas en espèces, mais des biens ou des biens physiques de quelque sorte? Dans ce cas, utilisez un langage similaire à cet exemple:

"Merci pour votre contribution d'un réfrigérateur usagé et d'un poêle utilisé [nom de l'organisation à but non lucratif], 501 (c) (3) sans but lucratif, reçu le [ Rendez-vous amoureux]. Aucun produit ou service n'a été fourni en échange de votre contribution. "

Ressources:

Publication IRS 1771

Base de connaissances GrantSpace

Conseil national des organismes sans but lucratif