Réceptionniste juridique Aperçu des tâches et fonctions

Les réceptionnistes juridiques sont les gardiens d'un cabinet d'avocats ou d'un service juridique. Ils travaillent à la réception dans le hall ou la salle d'attente du cabinet d'avocats, accueillent les clients et les visiteurs et répondent aux appels entrants. Puisque la réceptionniste est souvent la première personne avec laquelle interagissent les clients et les visiteurs, elle est importante pour l'image de l'entreprise et doit être polie, professionnelle et articulée.

Travailler comme réceptionniste juridique est un excellent moyen de pénétrer dans le domaine juridique ou de se mettre les pieds dans un cabinet d'avocats.

Les réceptionnistes juridiques ont la possibilité de faire du réseautage avec tous les niveaux de personnel du cabinet - du personnel de la salle de photocopie aux partenaires principaux - ainsi que les clients, les avocats adverses, les vendeurs légaux et les autres visiteurs.

Tâches

Les tâches de la réceptionniste varient en fonction de l'environnement de travail et du type de pratique. Dans les bureaux plus petits, la réceptionniste juridique peut également doubler en tant que secrétaire juridique pour un ou plusieurs avocats. Les fonctions légales typiques de réceptionniste incluent:

• Accueillir les clients et les visiteurs et répondre aux demandes des visiteurs;
• Répondre et acheminer les appels entrants sur un système téléphonique multiligne;
• Planification et routage des clients;
• Maintenir et planifier les salles de conférence;
• Entretenir la zone d'attente, le hall ou d'autres lieux publics;
• Servir du café ou du thé aux invités;
• Commande de fournitures;
• Numérisation, photocopie, télécopie et archivage de documents;
• Collecte et routage de colis de courrier et de colis livrés à la main;
• Vérification de l'identification des employés et délivrance des laissez-passer visiteurs.

Dans les petites entreprises, la réceptionniste peut s'occuper de tâches administratives supplémentaires telles que la facturation, la saisie de données, le traitement de texte, l'établissement de nouveaux dossiers et la rédaction d'une simple correspondance.

Éducation

Un diplôme d'études secondaires est généralement exigé. Certains employeurs peuvent préférer une formation ou une formation officielle au bureau ainsi qu'une expérience dans un cabinet d'avocats.

De nombreux employeurs offrent une formation en cours d'emploi.

Compétences

Les réceptionnistes juridiques doivent posséder d'excellentes aptitudes interpersonnelles et de service à la clientèle pour communiquer avec les avocats chevronnés, les partenaires, les clients, les avocats adverses, les sténographes judiciaires, les vendeurs, le personnel et autres. Ils doivent également pouvoir utiliser des systèmes téléphoniques multilignes et des équipements de bureau tels que des ordinateurs, des imprimantes, des scanners, des copieurs et des équipements de vidéoconférence.

De bonnes compétences en orthographe et en grammaire sont importantes pour prendre des messages efficaces et rédiger de la correspondance et des rapports. La familiarité avec les termes juridiques et le jargon et la compréhension des divers formulaires de bureau et des documents juridiques est également cruciale pour le travail. Certains réceptionnistes légaux, en particulier ceux qui travaillent dans de petits cabinets d'avocats, doivent également être familiers avec les plateformes de traitement de texte, de tableur, de base de données et de facturation.

Traits personnels

Puisque les réceptionnistes juridiques sont souvent les premiers contacts d'affaires d'un visiteur avec l'entreprise ou l'entreprise, une apparence professionnelle et un comportement poli sont importants. Les autres traits personnels nécessaires à l'emploi sont:

• Respect de la confidentialité et de la discrétion;
• Attention aux détails;
• Attitude positive et optimiste;
• Patience face aux visiteurs difficiles;
• Fiabilité.

Occasions d'avancement

Les réceptionnistes juridiques qui excellent au travail sont souvent promus à d'autres postes au sein de l'entreprise, comme le superviseur de réceptionniste légal, le secrétaire juridique ou le parajuriste.

Environnement de travail

Les réceptionnistes juridiques travaillent dans des cabinets d'avocats, des bureaux gouvernementaux, des services juridiques d'entreprises, des lieux d'intérêt public et des palais de justice.

La plupart des réceptionnistes travaillent une semaine de travail normale de 40 heures, bien que des heures supplémentaires occasionnelles puissent être nécessaires. Comme les réceptionnistes voyagent ou travaillent rarement le week-end ou le soir, cette profession procure un excellent équilibre travail-vie personnelle aux élèves, aux parents et aux autres personnes qui ont des responsabilités importantes à l'extérieur du lieu de travail. Le partage d'emploi et d'autres arrangements flexibles sont disponibles avec certains employeurs.

Parfois, les exigences d'un cabinet d'avocats chargé et l'interaction avec des personnalités difficiles et des délais serrés peuvent créer un environnement de travail stressant.

Comme les réceptionnistes légaux sont souvent assis pendant de longues périodes et passent beaucoup de temps à claquer, ils peuvent ressentir des troubles de la vue ou des mouvements répétitifs, tels que le syndrome du canal carpien.

Salaire réceptionniste légal

Les salaires des réceptionnistes juridiques varient en fonction de la taille de l'entreprise, de sa situation géographique, de son expérience et d'autres facteurs. Le salaire horaire médian des réceptionnistes (dans toutes les industries) en mai 2015 était de 20 $. 77. Étant donné que les réceptionnistes juridiques sont spécialisés, les réceptionnistes juridiques ont tendance à gagner plus que les réceptionnistes dans leur ensemble. Dans les petites entreprises et les zones rurales, les réceptionnistes juridiques inexpérimentés peuvent commencer au salaire minimum. Sur le haut de gamme, les superviseurs réceptionnistes juridiques à New York ou à Los Angeles peuvent gagner plus de 43 200 $, selon le Bureau of Labor Statistics. Les 50% du milieu gagnaient entre 15 $. 94 et 27 $. 76. Les 10% les plus bas gagnaient moins de 12 $. 86, et les 10% les plus élevés ont gagné plus de 35 $. 05. Les salaires annuels se situaient entre 26 760 $ et 72 890 $.

Les réceptionnistes juridiques qui travaillent dans des cabinets occupés ont souvent des revenus supérieurs à leur salaire de base grâce aux heures supplémentaires.

Perspectives d'emploi

L'emploi devrait croître plus rapidement que la moyenne des réceptionnistes, selon le Département du travail du Bureau of Labor Statistics. La croissance de l'emploi, associée à la nécessité de remplacer les travailleurs qui passent à d'autres professions ou quittent la population active, générera un grand nombre de possibilités d'emploi pour les réceptionnistes, selon les rapports du BLS.