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Les secrétaires exécutifs et les adjoints administratifs fournissent un soutien administratif avancé à un ou deux cadres ou gestionnaires. Mais ce qui sépare ces postes de bureau des autres emplois de bureau plus cléricales et routiniers est le niveau de responsabilité et de confidentialité qui leur est associé.
Outre les fonctions de base, l'assistant administratif et le secrétaire exécutif sont également responsables de rédiger ou de préparer des rapports, d'organiser et de programmer des réunions, d'examiner les messages entrants afin de déterminer leur importance, de préparer les ordres du jour, minutes, effectuer des recherches, préparer la correspondance, superviser et former le personnel de niveau subalterne.
Ces postes peuvent nécessiter différents niveaux d'expérience et avoir l'un de ces titres d'emploi similaires:
- Assistant administratif de premier niveau
- Assistant administratif
- Assistant administratif principal
- Secrétaire exécutif
- Secrétaire exécutif principal
- Chef de bureau
- Chef de bureau principal
Note: Les postes d'assistants juridiques et médicaux sont très différents et nécessitent une formation spéciale exigée dans la profession dans laquelle ils travaillent.
Différences entre les adjoints administratifs et les secrétaires exécutifs
Les rôles des secrétaires exécutifs et des adjoints administratifs se chevauchent considérablement, et les différences dans les rôles peuvent varier selon l'organisation. Dans certains cas, le secrétaire exécutif se concentre sur plus de tâches administratives pour un gestionnaire ou des cadres, tels que la planification des réunions, la planification des voyages, la gestion des communications écrites et même la tenue de livres. Un assistant administratif peut se concentrer sur davantage de tâches liées aux opérations commerciales et assumer un rôle plus important dans certaines fonctions, en créant des ordres du jour pour des réunions ou des conférences, en gérant les budgets et en gérant la facturation des fournisseurs.
Les assistants administratifs peuvent être tenus d'avoir une formation plus spécialisée dans certains cas où la gestion des opérations commerciales est essentielle.
Compétences essentielles au travail
Les secrétaires exécutifs et les adjoints administratifs possèdent tous les deux un ensemble de compétences professionnelles essentielles dans l'un ou l'autre des rôles. Ceux-ci comprennent des compétences organisationnelles exceptionnelles, d'excellentes capacités de communication écrite et orale, ainsi qu'une grande attention aux détails et au professionnalisme.
Ils doivent posséder des compétences techniques dans les outils de bureautique, y compris les logiciels essentiels tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint, ainsi que des outils de tenue de livres tels que QuickBooks.
Assistant administratif ou secrétaire exécutif dans un petit bureau
Dans un petit bureau, les responsabilités d'un assistant administratif ou d'un secrétaire exécutif sont généralement assumées par divers employés de bureau.Certains travaux peuvent en fait être effectués par les cadres de l'entreprise eux-mêmes, et les rôles d'adjoint administratif ou de secrétaire exécutif peuvent englober une plus grande variété de responsabilités au besoin dans la petite organisation.
Assistant administratif ou secrétaire exécutif dans un bureau de taille moyenne
À mesure que la taille d'une entreprise augmente, le besoin d'une personne hautement organisée et capable d'accomplir une grande variété de tâches augmente. Cela est particulièrement vrai pour les dirigeants qui dirigent des entreprises exigeant des niveaux élevés de confidentialité et d'intégrité pour l'entreprise en cours.
Assistant administratif ou secrétaire exécutif dans un grand bureau
Il est courant pour un grand bureau d'avoir plusieurs assistants administratifs et / ou secrétaires exécutifs. À cette taille d'entreprise, il est généralement nécessaire d'avoir un gestionnaire de bureau qui coordonne le personnel qui dessert les cadres de l'entreprise.
Dans certains cas, un assistant administratif accompagne l'exécutif lors de longs voyages d'affaires afin de faciliter les réunions, les horaires et d'autres tâches organisationnelles importantes.
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