5 Façons de créer de l'harmonie avec les clients japonais

Lorsque nous négocions avec d'autres Américains, nous pensons généralement que nous pouvons lire l'autre partie. Au fil du temps, nous apprenons à nous serrer la main ferme et le contact visuel sincère, et sur le décalage, la nervosité et l'indifférence. Nous avons nos propres instincts d'harmonie et de conflit. Mais quand nous traversons l'océan, les conflits et leur résolution sont très, très différents.

Regards sur la culture japonaise

Les idées que je vais partager sont le résultat de sept années passées à développer un marché au Japon - dont quelques-unes ont été consacrées uniquement à la création de relations clients novatrices et cultivées.

Comme je n'avais encore rien à faire, je pouvais me concentrer sur ce qui se passait vraiment de façon interpersonnelle. Ce n'est pas une leçon pratique sur la résolution des conflits avec les associés japonais, mais un ensemble de directives générales importantes.

Pour les Occidentaux, la première étape vers l'établissement d'une harmonie de groupe est la résolution des conflits. Les Japonais, cependant, refusent généralement de confronter le conflit, ou même de reconnaître qu'il existe! Imaginez les conséquences lorsque ces deux styles interpersonnels différents entrent en collision: votre initiative franche de mettre toutes les cartes sur la table et de résoudre toutes vos différences, si louable parmi vos associés américains, pourrait être considérée comme le summum de l'impolitesse au Japon.

Outre l'évitement des conflits, les Japonais s'efforcent d'établir des relations dans lesquelles les obligations sont réduites au minimum. S'ils doivent encourir des obligations, ils aiment beaucoup laisser le temps de les remplir. C'est parce que les obligations et leur accomplissement sont très importants dans la culture japonaise.

Toute interaction interpersonnelle est susceptible d'entraîner un certain degré d'obligation, et la conséquence de ne pas l'accomplir est la perte de confiance et de soutien, non seulement de la part de la partie concernée, mais aussi de tout observateur.

Cette culture de l'obligation a, de manière intéressante, été une excellente opportunité pour les entreprises japonaises.

L'industrie japonaise de la confiserie s'est emparée de la Saint Valentin et l'a promue avec succès au Japon. Les études de marché ont montré que la plupart des cadeaux de bonbons vendus ce jour-là étaient donnés par des femmes aux hommes. Sachant que les cadeaux reçus doivent être remboursés au Japon, les fabricants de bonbons ont lancé un deuxième jour férié quelques jours après la Saint-Valentin, qu'ils appellent "White Day". Ils l'ont facturé comme le jour où les hommes pouvaient (en effet, devaient) acheter du chocolat blanc et le donner à tous ceux dont ils recevaient du chocolat le jour de la Saint-Valentin. La plupart des cadres japonais redoutent maintenant cette période de l'année parce qu'ils peuvent recevoir le chocolat de la Saint-Valentin de 10 à 15 dames de bureau, dont chacun doit recevoir un cadeau en chocolat de plus grande valeur que celui qu'elle a donné au patron.Pour le dirigeant masculin moyen, les achats totaux de chocolat pour White Day peuvent dépasser une centaine de dollars.

La culture de l'obligation est également liée à la résolution des conflits. En Amérique, lorsque nous nous préparons à affronter notre adversaire au-dessus de la table de négociation, nous anticipons une situation de gagnant / perdant. Au Japon, un conflit peut être l'occasion de créer une obligation. Par exemple, si deux hommes d'affaires japonais négocient un contrat de distribution et que l'un d'eux cède combien d'unités doivent être vendues en une année, il n'a pas perdu de terrain.

En cédant, il a endetté l'autre partie - et il peut faire appel à l'obligation plus tard.

Lignes directrices pour faire des affaires au Japon

Deux directives importantes pour faire des affaires au Japon sont les suivantes: respectez scrupuleusement toutes vos obligations, mais aidez vos associés à ne pas les contracter. Voici cinq façons de mettre ces principes en pratique:

1. Manipuler le contexte. Dans une situation de groupe, soyez sensible aux relations entre vos associés japonais et modifiez les circonstances et l'environnement jusqu'à ce que vous obteniez la réaction que vous recherchez. Par exemple, si vous êtes dans une réunion de groupe et que vous avez des difficultés à communiquer, trouvez un moyen de parler au chef de groupe japonais loin de tout le monde afin que vous puissiez créer une situation privée. Cela supprime la pression de ses obligations envers les membres de son groupe afin qu'il puisse développer une confiance en vous et être assuré d'une limite gérable aux obligations qu'il va encourir.

2. Ne perds pas ton sang-froid. En négociant, les Américains posent des questions directes et attendent des réponses directes. Les Japonais donneront généralement une réponse vague ou une pause indéfiniment. Vous savez ce qui se passe dans ces situations: vous êtes ébranlé et donnez trop. Dites que vous passez en revue un contrat avec un Américain prudent. Après une brève discussion, vous demandez: «Cela vous convient-il? La partie s'assoit silencieusement, les yeux collés au papier. Désireux de conclure l'affaire, vous vous écrivez: «Et si on réduisait le volume projeté de 15%, cela vous aidera-t-il? Avant que vous le sachiez, vous avez joué à faire une concession qui n'a peut-être pas été nécessaire. Au Japon, cette situation est la règle plutôt que l'exception.

   Au lieu de sauter pour remplir la pause, reconnaissez le besoin de temps de votre client potentiel. Reculez. Essayez un "Voulez-vous prendre le temps de réfléchir et de revenir à moi?" Ou, plus insinuant, "Y at-il quelque chose dans le contrat qui ne rencontre pas votre approbation sans réserve? Parce que c'est important que c'est le cas." L'astuce consiste à les inviter à prendre la prochaine initiative.

3. Éliminer les surprises avant les réunions. Les parties à une négociation devraient essayer de résoudre autant de différences que possible en privé afin qu'elles ne fassent pas surface pendant les négociations. Les Japonais sont très mal à l'aise avec la résolution de conflits majeurs dans le contexte public d'une réunion, et pourraient ne jamais revenir à la table s'ils sont "surpris" de cette manière.

4. Utilisez un tiers. Un médiateur indépendant peut aider à réduire les conflits de fond au fil du temps, de sorte qu'au moment où les deux parties se réunissent pour une réunion, seules des différences mineures ne sont pas résolues.Choisissez votre troisième partie à bon escient. Votre client japonais devra connaître et faire confiance à cette personne et croire que sa culture sera comprise et que ses valeurs seront servies.

5. Déplacez-vous lentement et parlez doucement. N'insistez pas pour des progrès rapides dans les négociations. Soyez patient et faites de petits changements et des compromis, que vous soyez dans la salle de réunion ou sur le terrain de golf. Si vous devez soulever des questions ou des préoccupations, faites-le dans un murmure - gardez-le privé! Vos clients japonais ne veulent pas entendre le cuisinier dans la cuisine, et (je l'espère) vous non plus!

Photo de courtoisie. xchng