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Vous retardez la planification de votre événement?
Dans la planification d'événements, la procrastination est votre ennemi. En tant que planificateurs d'événements, nous commençons notre travail plusieurs mois (même une année!) Avant qu'un événement réel ait lieu. Procrastination dans cette profession peut être mortelle et peut vous coûter de l'argent et votre entreprise. Heureusement, avec une liste complète de planification d'événements à vos côtés, vous pouvez vaincre la procrastination et la laisser en vie.
Tout le monde a tergiversé à un moment ou à un autre. Dans la planification d'événements, il est facile de se laisser submerger par les nombreuses tâches à accomplir. Cela peut conduire à ne rien faire du tout, car vous ne savez pas par où commencer.
Cependant, l'un des plus grands avantages de la planification d'un événement réussi est de commencer à planifier tôt. «L'oiseau lève tôt le ver», et d'autres idiomes nous rappellent que le premier à arriver au spectacle est souvent celui qui obtient le meilleur siège dans la maison.Le planificateur d'événement qui commence à planifier tôt a une meilleure chance d'accueillir un Événement réussi et moins stressant
Planification d'événements Impossible d'attendre
La planification d'un événement implique la coordination de plusieurs parties mobiles différentes et la gestion de nombreux détails au cours des différentes étapes d'un événement. de ces tâches ne peuvent pas être complétées quelques jours avant votre événement Selon le type d'événement et la portée, en planifiant un événement réussi, vous devez commencer tôt pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
La planification d'événements prend du temps
Si vous n'attribuez pas suffisamment de temps pour s'attaquer à une tâche, cette tâche ne sera pas exécutée et dans la planification d'événements, cette tâche inachevée peut déclencher un effet domino et plusieurs tâches. étapes du processus de planification qui étaient basées sur cette tâche commencent à se désintégrer. La pièce mise en place et les arrangements de sièges avec votre client, alors vous ne pouvez pas louer les tables et les chaises.
Si vous ne connaissez pas le nombre de tables et de chaises dont vous aurez besoin, le linge de table ne peut pas être commandé. Ni les centres de table ne peuvent. Vous avez l'idée. Une chose mène à une autre. Vous risquez de ne pas pouvoir réserver les articles dont vous avez besoin.
La liste de planification d'événements à la rescousse!
Considérez la planification de l'événement comme votre arme secrète dans la bataille contre la procrastination. Il vous donne un point de départ dans le processus de planification et vous permettra non seulement de rester organisé et de vous rappeler les détails que vous auriez pu ignorer, mais il vous tiendra également au calendrier. Une liste de planification d'événements vous aidera à vaincre la procrastination en vous guidant tout au long du processus de planification des événements avec des étapes claires qui ont défini des échéances.
Comment mettre en place une liste de planification d'événements
Commencez votre liste de planification d'événements dès que la date a été définie pour votre événement et que vous avez un contrat signé en main de votre client.Ne commencez pas de travail avant d'avoir effectué un dépôt initial, sinon votre travail aura été effectué gratuitement.
1. Mise en route
Lorsque vous vous asseyez pour préparer votre liste de planification d'événements, ne vous concentrez pas sur les dates d'échéance. Cela peut vous ralentir. Imaginez votre événement du début à la fin et pensez à toutes ces choses - grandes ou petites - que vous devez faire entre maintenant et l'événement lui-même.
Les planificateurs d'événements savent que les événements sont constitués d'une série de petits événements qui s'assemblent pour aboutir à l'événement final. Commencez à penser à toutes ces choses qui composent votre événement et notez-les comme elles viennent à l'esprit. L'organisation de ces articles viendra plus tard.
2. Idée de génie!
Faites une liste sur papier ou sur ordinateur, selon ce que vous trouvez le plus confortable. Pensez à la décoration, aux invitations, à la mise en place de la salle, au divertissement, au personnel, à la nourriture et à la boisson, aux permis, aux polices d'assurance, etc. Plus vous réfléchissez à l'événement et plus vous imaginez votre événement, plus il vous sera facile de trouver des tâches individuelles. Pensez-y comme votre session de brainstorming.
3. Ce qu'il faut inclure dans votre liste de planification d'événements
Certains éléments à inclure dans votre liste de planification d'événements:
- Confirmer la date et l'heure avec le client et
- Signer des contrats avec le client, le lieu et les fournisseurs
- Location de divertissements (conférencier, groupe, artistes, etc.)
- Invitations par courrier
- Sélectionner le menu
- Déterminer la configuration de la salle
- Location waitstaff
- Confirmer le nombre d'invités
- personnel au besoin
- Visite du site
- Confirmez tous les détails
- 4. Planifier les dates d'échéance anticipée
Une fois toutes les tâches inscrites, vous pouvez commencer à travailler en arrière à partir de l'événement pour déterminer à quel moment chaque élément doit être terminé. Tout ce qui peut être fait à l'avance doit être inscrit sur votre liste de planification d'événement avec une date d'échéance anticipée. C'est la nature humaine de penser que nous avons plus de temps que nous le faisons réellement. Alors ne le gaspillez pas.
Si vous pouvez louer votre divertissement plusieurs mois à l'avance, faites-le. Si vous pouvez sécuriser le traiteur de votre choix, continuez et obtenez un contrat d'événement signé. Faites des recherches sur les fournisseurs locaux si vous n'avez pas déjà de relations avec eux. Prenez une longueur d'avance sur tout ce qui peut être accompli tôt dans le processus de planification.
Assurez-vous d'inclure des suivis réguliers sur votre liste pour vérifier que certains éléments clés ont été complétés, par exemple en confirmant auprès de chaque fournisseur qu'ils ont reçu votre contrat signé et que la date est sur leur calendrier. Ajouter un article pour vérifier avec votre traiteur concernant le menu d'échantillonnage qui a été offert. Toujours accorder du temps supplémentaire pour chaque élément de votre calendrier.
Utilisez la liste de planification d'événements comme guide
Avec une liste complète de planification d'événements à vos côtés, vous pouvez battre la procrastination. La première étape consiste à préparer la liste elle-même. Une fois que cela est accompli, et les tâches sont détaillées avec les dates d'échéance, il est facile de passer d'un article à faire à la liste suivant le calendrier. La procrastination vaincue.
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