Comment rédiger un rapport annuel à but non lucratif

Bien que les organisations à but non lucratif rendent compte à l'IRS avec leurs années 990, ils savent également qu'ils devraient produire une publication qui présente leurs réalisations à leurs supporters et le grand public.

Un rapport annuel peut vous aider à démontrer vos réalisations aux donateurs actuels et futurs, à cultiver de nouveaux partenariats et à reconnaître les personnes importantes.

Cependant, les organismes sans but lucratif ont souvent du mal avec ce qui devrait être inclus dans un rapport annuel et ce qui devrait être omis.

Les rapports annuels ont également changé de manière significative au fil du temps.

Une fois les brochures plutôt lourdes écrites dans un langage que seuls les initiés pouvaient comprendre, les rapports annuels parlent maintenant à un groupe plus large de personnes et utilisent un texte facile à comprendre, plus beaucoup de photos et d'infographies.

Les rapports annuels sont disponibles dans tous les formats, tailles et présentations. Beaucoup sont affichés sur des sites Web plutôt que imprimés et envoyés. Un rapport annuel peut être une vidéo, une carte postale ou un diaporama. De nombreux rapports annuels deviennent le cas de soutien à but non lucratif, pour encadrer une campagne de collecte de fonds.

Les rapports annuels pourraient même ne pas être appelés ainsi. Ils pourraient être un «rapport à notre communauté» ou un «appel à l'action». "Ils utilisent souvent des thèmes pour organiser l'information, comme" un jour dans la vie de "ou" transformation ". "

La clé d'un rapport annuel réussi aujourd'hui peut-être simplement en utilisant votre imagination, la chasse de nombreux exemples d'organismes de bienfaisance similaires à la vôtre, et comprendre ce que votre public apprécie.

Un public plus jeune adorera quelque chose de numérique alors qu'un pool de donneurs plus âgés préférera peut-être une approche plus traditionnelle.

Les dix conseils suivants vous aideront à élaborer un excellent rapport annuel à but non lucratif, que vous vous en teniez à la version éprouvée ou que vous repoussiez les limites de tous les médias à votre disposition.

1. Concentrez-vous sur les réalisations, pas les activités.

Les donateurs veulent savoir ce que vous avez fait, mais plus important encore, ils veulent savoir pourquoi vous l'avez fait.

Quels ont été les résultats? Pourquoi avez-vous dépensé votre temps et votre argent comme vous l'avez fait? Quelle différence cela a-t-il fait?
Reliez les activités quotidiennes de votre organisation à votre énoncé de mission. Ne supposez pas que les lecteurs comprendront automatiquement comment vos activités vous aident à réaliser votre mission. Connectez les points pour eux.

2. Arrêtez de parler de choses internes.

Obtenir une connexion Internet haute vitesse au bureau et un nouveau logiciel de comptabilité peuvent être de grandes réalisations d'où vous êtes assis à votre bureau, mais ils n'ont rien à voir avec votre mission.
Inspirez les donateurs avec les accomplissements liés à votre mission dans votre rapport annuel et laissez tous les éléments administratifs pour votre rapport à votre conseil.

3. Ne vous vantez pas de vos accomplissements de collecte de fonds.

Les donateurs s'attendent à ce que vous récoltiez des fonds, mais les résultats de vos collectes de fonds ne devraient pas être célébrés dans votre rapport annuel au même niveau que vos résultats liés à la mission.
Les lecteurs préfèrent savoir ce que vous avez fait avec l'argent que la façon dont vous l'avez fait. Bien qu'il soit approprié d'inclure des informations sur la façon dont vos efforts de collecte de fonds vont, il est préférable de placer cette information dans la section financière de votre rapport, plutôt que de front et au centre.

4. Inclure des photos dans le rapport annuel.

Oui, les photos valent mille mots.

Beaucoup de personnes lisant votre rapport annuel ne le liront pas. Alors, montrez-leur ce que vous avez fait avec l'utilisation libérale des photos. Ces images doivent montrer les personnes ou les animaux que vous aidez, pas les membres de votre conseil d'administration, votre PDG ou les principaux donateurs. Les donateurs d'aujourd'hui attendent une histoire de vous, et cette histoire peut être encore mieux racontée avec de superbes photos.

Investissez dans un bon appareil photo numérique ou dépensez de l'argent pour un photographe professionnel. Il est également bon d'utiliser la photographie de stock si vous êtes sur un budget serré, aussi longtemps que vous choisissez ces images avec soin. Tapez «photos libres de droits» dans votre moteur de recherche préféré, et vous trouverez de nombreux sites. Vos photos devraient présenter des visages plus que des choses.
Pour obtenir des idées sur l'utilisation des photos dans votre rapport, reportez-vous à la section 14 Exemples d'utilisation optimale des photos dans les rapports annuels à but non lucratif.

5. Rédigez des légendes qui racontent votre histoire.

Maintenant que vous les avez en train de regarder les photos, racontez une histoire avec vos légendes. Ne dites pas simplement ce qu'il y a dans l'image. Connectez la photo à un accomplissement.
Si les gens ne lisent que les légendes dans votre rapport annuel, ils devraient avoir une idée du bon travail que vous avez fait l'année dernière.

6. Inclure des profils personnels.

Les donateurs adorent de vraies histoires sur de vraies personnes. Les résumés généraux de votre travail mettront vos donateurs à dormir.
Expliquez ce que vous avez accompli globalement, puis humanisez vos statistiques avec des profils personnels. Mettez en évidence comment votre travail a aidé une personne en particulier. Partagez l'histoire d'un bénévole de la façon dont ils ont fait une différence positive.

7. Expliquez vos finances.

Beaucoup de vos donateurs ne sauront pas lire un état financier ou ne prendront pas le temps de le lire. Inclure un paragraphe ou deux qui explique en anglais clair ce que les tables disent. Essayez de mettre une partie de cette information dans une infographie. L'acte même de concevoir une infographie vous oblige à simplifier et à simplifier un peu plus. Le texte à propos des chiffres rend les yeux des gens glacés. Une infographie attire leur attention et on se souviendra probablement de ces chiffres.
Quels numéros devriez-vous inclure? Que diriez-vous d'où vient votre argent et comment vous le dépensez? Combien de personnes avez-vous atteint? Quelles sont vos principales stratégies de collecte de fonds? Avez-vous créé des tactiques d'économies de coûts cette année?

8. Si vous avez besoin de plus d'espace pour les photos et les infographies, coupez les listes de donateurs dans le rapport annuel.

Les organismes sans but lucratif doivent trouver un équilibre entre l'utilisation de l'espace dans leur rapport annuel pour discuter de leurs réalisations et l'utiliser pour reconnaître les donateurs.
Si la moitié de votre rapport annuel contient des listes de donateurs, vous devriez envisager de redimensionner les listes afin de laisser plus de place au texte et aux photos. Les petits donateurs peuvent être reconnus d'autres façons, comme les listes dans les bulletins d'information. Envisagez également d'honorer les donateurs d'autres façons, par exemple en les appelant sur les médias sociaux ou en publiant des photos d'eux après un événement.

9. Vérifiez trois fois vos listes de donateurs.

Il n'y a pas de meilleure façon de saboter un futur don que d'épeler le nom du donateur dans votre rapport annuel. Si vous n'êtes pas certain d'un nom, ne le devinez pas. Vérifiez avec le donateur.
Vérifiez également soigneusement les noms des agences gouvernementales et des fondations qui vous ont accordé des subventions. Les noms que les gens appellent ces organisations dans la conversation sont souvent abrégés pour les noms légaux complets qui appartiennent à votre rapport annuel.

10. Dites aux donateurs comment ils peuvent aider.

Ne laissez jamais un supporter potentiel suspendu, se demandant comment il peut vous aider. Une fois que vous avez inspiré à vos lecteurs les bonnes œuvres de votre rapport annuel, terminez en leur expliquant comment ils peuvent vous aider à en faire plus.
Comment peuvent-ils vous soutenir avec leur argent ou leur temps? Demandez-leur de faire du bénévolat. Rappelez-leur les options de dons planifiés. Parlez-leur de cadeaux de stock. Orientez-les vers des façons d'utiliser leur carte de crédit pour faire un don. Soyez clair sur les meilleurs moyens d'aider.