Comment intégrer votre entreprise au Canada

Cet article décrit les étapes générales de l'incorporation au Canada, du choix du lieu d'incorporation en réservant une dénomination sociale et en classant vos documents. Notez que les détails de chaque étape peuvent différer d'une province à l'autre.

1. Décidez si vous allez incorporer fédéral ou provincial.

Lorsque vous incorporez votre entreprise au niveau fédéral, les deux avantages sont:

• votre société pourra exercer ses activités dans toutes les provinces et tous les territoires (pourvu que vous enregistriez votre société dans toutes les provinces où vous ferez des affaires)
• et votre société sera pouvoir utiliser le même nom dans chaque province ou territoire, même si une autre entreprise fait déjà affaire sous un nom similaire.

Les inconvénients sont les suivants:

• L'incorporation fédérale coûte plus cher à mettre en place;
• Il y a beaucoup plus de documents annuels, car vous devez vous tenir au courant non seulement des documents exigés par le directeur fédéral des Corporations, mais de tous les documents exigés par les provinces.

Si vous vous incorporez à l'échelle provinciale, votre société a seulement le droit de faire des affaires dans la province ou le territoire où votre entreprise est constituée.

La décision de s'incorporer au niveau fédéral ou provincial dépend davantage de la portée de votre entreprise que de toute autre chose. Si vous établissez une personne ou une petite société non déclarante, si vous envisagez de faire des affaires dans une province pour l'instant, et peut-être une ou deux autres années plus tard, il n'y a probablement pas besoin de s'incorporer au fédéral. Vous pouvez toujours intégrer votre entreprise dans une autre province (appelée constitution extraprovinciale) au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

2. Choisissez un nom d'entreprise.

Il est plus difficile de choisir un nom d'entreprise que de choisir un nom pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, car les exigences en matière de nom sont plus rigoureuses lorsque vous intégrez votre entreprise. Généralement, un nom d'entreprise est composé de trois éléments;

• une partie distinctive qui identifie la société donnée;
• une partie descriptive qui identifie les activités particulières de la société;
• et un élément légal identifiant la société en tant que société, telle que Limited, Incorporated ou Corporation.

Une dénomination sociale ne peut pas inclure une fausse représentation de votre entreprise. Par exemple, cela ne peut pas signifier que vous êtes une branche du gouvernement, ou que votre entreprise est l'aviation lorsque vous vendez des chaussures. Le nom ne peut pas non plus contenir des obscénités ou laisser entendre que l'entreprise mène des activités illégales.

Notez que les dénominations sociales au Canada peuvent être en anglais ou en français, en anglais et en français, ou dans une version anglaise combinée.

Mais la procédure est compliquée par le fait que le registraire (du registre provincial ou de la Direction des sociétés fédérales) exigera une dénomination sociale qui n'est pas identique ou similaire à tout autre nom de société existant.

3. Ayez votre nom d'entreprise recherché et réservé.

Peu importe où vous intégrez votre entreprise au Canada, vous devrez effectuer une recherche de nom afin de déterminer la pertinence de la raison sociale que vous avez choisie.

Si vous effectuez une incorporation au niveau fédéral ou dans des provinces comme l'Ontario, vous devrez effectuer une recherche NUANS (puis soumettre le rapport NUANS qui en résulte avec vos statuts constitutifs).

Dans d'autres provinces, comme la Colombie-Britannique et la Nouvelle-Écosse, vous devez effectuer une recherche de nom une fois que vous avez soumis une demande d'approbation de nom ou un formulaire de demande de réservation de nom. Si les résultats de la recherche sont acceptables et que votre nom est accepté, il est alors réservé pour un nombre de jours déterminé - au cours duquel vous devez effectuer le processus de constitution de votre entreprise ou recommencer la procédure à nouveau.

Pour plus de détails sur le processus de recherche de nom et de réservation de nom dans différentes provinces, consultez ma bibliothèque Incorporation au Canada.

4. Préparez vos documents, tels que les statuts.

Généralement, pour constituer votre entreprise, vous devez préparer les documents suivants:

• Le Mémorandum énonce les règles de conduite de l'entreprise.
• Les statuts - les règles et les règlements qui régiront la conduite des membres de l'entreprise et des administrateurs.
• L'avis des bureaux - indique l'emplacement des deux bureaux requis pour votre société, le siège social et le bureau des documents.

Si vous incorporez au fédéral, vous devrez également préparer un avis d'administration (et soumettre un rapport NUANS biaisé par le gouvernement fédéral). Si vous déposez à l'échelle provinciale, assurez-vous de vérifier les exigences relatives aux documents pour votre province avant de passer à l'étape suivante.

5. Déposer vos documents et demander l'incorporation.

La Direction des corporations fédérales et les registres provinciaux ont des sites Web où vous pouvez incorporer votre entreprise en ligne. Vous pouvez également soumettre votre demande d'incorporation à l'ancienne en envoyant les formulaires et les frais au registraire approprié.

Pour savoir ce qu'il faut faire une fois que vous avez enregistré avec succès votre nouvelle société et reçu votre certificat de constitution, consultez la section Mise en service de votre nouvelle société.