Comment créer des kits de presse efficaces

Vous avez peut-être entendu le terme «dossier de presse» utilisé dans les agences de publicité et de relations publiques, et vous avez peut-être même reçu un dossier de presse pour quelque chose. Bien que la forme et la fonction d'un dossier de presse puissent varier considérablement selon l'industrie, la définition acceptée est:

"Un ensemble de matériel promotionnel fourni aux membres de la presse pour les informer, en particulier sur un produit, service ou candidat "

C'est vraiment un terme général, et si c'est tout ce que vous avez à faire, vous ne créerez pas de dossiers de presse qui ont l'impact qu'ils sont supposés avoir.

Voyons donc un peu plus en détail les composants qui peuvent constituer un dossier de presse et comment en assembler un qui donne à votre produit ou service la meilleure chance de publicité gratuite, également appelée média gagné. Si vous remplissez correctement votre dossier de presse, vous obtiendrez un rendement plusieurs fois supérieur à votre investissement initial, surtout si le kit reçoit le temps d'antenne de votre produit ou service sur des stations de nouvelles ou des articles en ligne ou dans des magazines.

Création de votre dossier de presse

Il n'y a pas de livre de règles sur la création de dossiers de presse indiquant quels composants vous devez inclure. Vos dossiers de presse varient en fonction de ce que vous utilisez les RP à promouvoir et du type de lieu où vous distribuerez votre dossier de presse. La plupart des dossiers de presse sont expédiés, souvent à des personnes qui ont des assistants administratifs, et il est de votre devoir de créer un dossier de presse suffisamment intéressant pour dépasser cette personne. Le contenu et la présentation sont très importants.

Donc, ce que vous incluez est une décision très importante, car un dossier de presse est un moyen facile de mettre en lumière vos activités ou celles de votre entreprise.

Vous pouvez même y voir la compilation des plus grands succès de votre entreprise, car vous compilez les informations que vous voulez que les médias sachent sur vous et vos produits et services dans un seul paquet bien rangé. Cela dit, les principaux éléments du kit de presse que vous voudrez prendre en compte sont:

1. Le communiqué de presse
Le communiqué de presse de votre dossier de presse annonce toute l'idée.

Si vous avez un nouveau produit, le dossier de presse permet de l'introduire. Si votre entreprise fusionne avec une autre, le dossier de presse le défend.

Vous pouvez inclure plusieurs communiqués de presse dans votre dossier de presse, ou vous pouvez publier un communiqué de presse avant que le kit ne sorte. Par exemple, un dossier de presse peut contenir un communiqué de presse sur une fusion d'entreprise, trois communiqués de presse sur un nouveau produit et un communiqué de presse annonçant la nomination d'un nouveau PDG.

Un mot d'avertissement; N'emballez pas votre dossier de presse avec plus d'un communiqué de presse juste parce que vous le pouvez. Si vous envoyez un dossier de presse à un éditeur, vous n'avez besoin que d'un seul communiqué de presse. Si vous distribuez votre dossier de presse lors d'une foire commerciale, plusieurs communiqués de presse à l'intérieur ne sont pas rares. Mais rappelez-vous, plus vous incluez, plus vous faites du travail.Vous voulez rendre leur travail aussi facile que possible.

2. Une brève lettre / table des matières

Ceci est particulièrement utile pour tout type de dossier de presse qui comprend beaucoup d'éléments différents mais tout aussi importants. Votre lettre peut être adressée aux médias pour les remercier de leur intérêt pour votre entreprise, et vous pouvez ensuite fournir un résumé de ce qui est inclus.
Veillez à bien indiquer le nom de votre contact média et ses coordonnées, car il s'agira du premier contact qu'il verra.

Tous ces éléments aident votre contenu à se réunir et à se sentir beaucoup plus organisés que les papiers et les échantillons placés au hasard dans un dossier.

3. Une brochure

PR pro utilise des dossiers de presse pour annoncer un nouveau produit, mais vous pouvez également inclure votre brochure. Les brochures sont particulièrement utiles pour expliquer votre produit ou service en dehors d'un simple communiqué de presse. C'est une chose de créer un dossier de presse pour un nouveau type de collation santé; c'est tout autre chose de créer un dossier de presse qui apporte un nouveau produit financier au marché de l'investissement.

Pour un dossier de presse de salon, vous pouvez inclure un certain nombre de brochures qui fournissent à l'éditeur / journaliste une grande quantité d'informations sur votre produit / service. Cela les aide à déterminer s'ils veulent même couvrir ce que vous offrez pour une exposition médiatique gratuite.

4. Échantillons de produits

Si votre produit est assez petit et que vous pouvez vous permettre de le faire, vous devriez mettre un échantillon dans le dossier de presse.

Cela donne aux rédacteurs et aux journalistes la possibilité de tester le produit par eux-mêmes, et de lui donner un véritable coup de pouce ou un pouce vers le bas.

Si votre produit est trop volumineux et que vous organisez une démonstration dans votre établissement, incluez cette information afin que l'éditeur / le reporter puisse venir chez vous et mettre la main sur vos produits. Ou si votre stand est en train de faire une démonstration, c'est une autre excellente façon de donner à un grand nombre de rédacteurs et de journalistes de partout au pays un moyen de voir votre produit en action.

Si vous ne pouvez envoyer que quelques échantillons, créez un envoi de kit de presse à plusieurs niveaux. Le niveau supérieur ne peut être composé que de cinq à dix prospects, mais ils seront les plus importants. Ils reçoivent l'article réel. Les autres niveaux obtiennent moins, en fonction de leur influence. Certains peuvent simplement obtenir une carte postale ou une lettre qui couvre les informations de base.

5. Couverture médiatique antérieure

Si vous avez déjà reçu une couverture médiatique gratuite auparavant, vous pouvez inclure une feuille qui détaille ces supports médiatiques. Certaines entreprises aiment inclure des copies d'articles écrits à leur sujet dans leur dossier de presse, ce qui ajoute un niveau de crédibilité à la campagne. Juste ne va pas à la mer. Faire connaître les réussites passées est une chose, mais une séance de vantardise est décourageante.

Si vous incluez des articles, quelques pages suffiront amplement pour votre dossier de presse. Déterminez si une simple feuille identifiant ces points de vente servirait mieux votre dossier de presse et l'éditeur / reporter.

6. Une fiche d'information

Cela peut être un excellent ajout à un dossier de presse parce qu'il détaille les caractéristiques, les avantages et d'autres informations spécifiques d'une manière qui éduque le journaliste ou l'éditeur sur votre entreprise et / ou ses produits.Les fiches d'information peuvent être utilisées pour les lancements de produits, les dossiers de presse sur les nouveaux employés, les conférences de presse et d'autres domaines dans lesquels vous souhaitez donner à l'éditeur les faits clés qu'ils peuvent utiliser mot pour mot.

7. Contexte de l'entreprise

La rédaction d'une page d'historique de l'entreprise peut être utile pour les dossiers de presse actuels et futurs. Ce contexte détaille les débuts de votre entreprise. d'où vous avez été, où vous allez, et vos plans d'expansion et de développement de produits. Assurez-vous de le mettre à jour avec les réalisations récentes et d'autres bonnes nouvelles dans votre histoire.

8. Executive Bios

Qu'il s'agisse d'un nouveau PDG, d'un nouveau responsable des relations publiques ou d'un nouveau membre de votre conseil d'administration, c'est l'endroit idéal pour informer les gens à ce sujet.

Les biographies exécutives, accompagnées d'images haute résolution, fournissent à l'éditeur les informations de base dont il a absolument besoin sur les personnes derrière l'entreprise. Certaines publications impriment un mot biographique pour mot, écrivez donc la biographie au point de vue de la troisième personne plutôt que le point de vue de la première personne. Et, il va sans dire, assurez-vous que le bios sont précis et à jour. Il peut être embarrassant d'inclure des informations de contact sur les personnes qui ont démissionné ou qui ont été lâchées.

9. Une feuille de soumission et une FAQ

Les informations de votre contact média devraient être très faciles à trouver pour tout autre éditeur concernant des questions supplémentaires concernant votre dossier de presse. Mais une feuille de devis (avec des citations directes des personnes de votre entreprise) peut également être utilisée pour donner aux éditeurs les citations dont ils ont besoin pour compléter un article sans traquer la personne de relations publiques d'une entreprise.

Cette feuille peut contenir des citations de vos cadres, des développeurs de produits et même des contacts RP. Une feuille de citations peut répondre aux questions les plus évidentes d'un éditeur, et peut être mise dans un format professionnel et informatif. Vous voulez que chaque citation apparaisse bien sur le papier puisque cette citation sera probablement utilisée textuellement.

10. Images haute résolution sur un lecteur flash

Les images sont-elles pertinentes pour votre dossier de presse? Si c'est le cas, assurez-vous qu'il s'agit d'images haute résolution stockées sur un périphérique multimédia très pratique tel qu'un lecteur flash ou un CD / DVD.

Vous pouvez également inclure des images haute résolution sur votre site Web pour les médias à télécharger également. Assurez-vous d'inclure le lien direct vers votre galerie d'images dans les documents de votre dossier de presse.

11. CD, DVD, clés USB, logiciels et vidéos

Ces matériaux peuvent être coûteux lorsque vous créez des dossiers de presse en nombre de masse. Sont-ils nécessaires? Pas toujours. Mais leur efficacité dépend de la couverture que vous recherchez.

Si vous créez un dossier de presse pour un groupe, un CD de démonstration ou un lien vers de la musique téléchargeable vous apportera plus de kilomètres dans un dossier de presse qu'une simple annonce. Si vous essayez d'obtenir une couverture pour les jeux vidéo de votre entreprise, un CD qui a plusieurs versions de démonstration de vos nouveaux titres est une bien meilleure façon d'obtenir l'intérêt d'un éditeur que cinq communiqués de presse. Si vous venez d'ouvrir une nouvelle usine de fabrication et que vous envoyez votre matériel à des journalistes / journalistes trop loin pour voyager, un DVD peut offrir une visite vidéo de l'établissement.Et, bien sûr, à mesure que la technologie évolue, il en va de même pour vos dossiers de presse. Vous pourriez inclure un code QR qui envoie les gens à un site Web unique, avec un message adapté uniquement à eux.