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Il est toujours temps de mettre à jour ou de remplacer complètement le logiciel de gestion des donateurs de votre organisme sans but lucratif.
Quand savez-vous quand ce temps est venu, et alors que faites-vous? Plusieurs pros à but non lucratif ont donné ces réponses quand je leur ai demandé de compléter cette phrase: «Je savais qu'il était temps d'avoir un nouveau système de gestion des donneurs quand …»
- alors que celui que nous avions ne pouvait pas rapporter les données nécessaire.
- quand le chien a mangé mes fiches.
- quand je voulais savoir des choses sur mes donateurs, et il a fallu un temps absurde de personnel pour trouver la réponse.
- quand le dernier "système" l'a laissé dans sa tête.
- lorsque la seule personne qui savait comment utiliser le système (une ancienne base de données Access) prenait sa retraite.
- quand l'ordinateur d'un volontaire s'est écrasé et nous avons tout perdu.
Ces raisons valent-elles pour votre but non lucratif?
Décider que vous avez besoin d'un nouveau système est cependant la partie la plus facile. Il y a un monde d'informations déroutantes sur les systèmes concurrents et pas de moyen facile de tout mettre en place.
Je me suis tourné vers les "Consumer Reports" de la technologie à but non lucratif pour trouver les réponses. Idealware est un organisme à but non lucratif qui aide d'autres organismes sans but lucratif à prendre des décisions logicielles intelligentes en effectuant des recherches impartiales et en les traduisant ensuite en rapports, articles et formations faciles à comprendre.
Andrea Berry, directrice des partenariats et de l'apprentissage chez Idealware, a accepté de me parler de la façon dont une organisation devrait choisir un nouveau système de gestion des donateurs.
Voici les étapes suggérées par Berry:
Déterminez si vous avez vraiment besoin d'un nouveau système.
Berry dit de commencer par évaluer pourquoi vous n'aimez pas votre système. Le problème n'est peut-être pas ce que vous pensez, et il n'est pas facile de changer. Cela prend du temps, des efforts et de l'argent. Berry a dit, "Il n'y a aucun système de balle d'argent là-bas, alors assurez-vous que votre système actuel est vraiment insuffisant.
Par exemple, vous pouvez juste apprendre plus sur le système que vous avez à un nouveau système. "
Déterminez quel est le problème. Pourrait-il être l'un des suivants?
Vous avez besoin de plus de formation. Votre système actuel a peut-être des caractéristiques que vous ne comprenez pas ou que vous ne savez pas utiliser. Demandez à votre fournisseur s'il existe des options de formation dont vous pouvez bénéficier.
- Vous avez besoin de plus de soutien. Quelles sont les options de support pour votre système actuel? Existe-t-il un soutien disponible et abordable? Le fournisseur comprend-il vos problèmes et essaie-t-il de vous aider ou vous parle-t-il? Ont-ils une solution à votre problème particulier?
- Vous ne comprenez pas toutes les capacités de votre système actuel. Savez-vous vraiment qu'il ne fait pas ce que vous voulez? Y a-t-il une documentation accessible?Certains fournisseurs travaillent d'arrache-pied pour fournir plus d'aide, comme des vidéos, des forums où vous pouvez poser des questions et de la documentation écrite pour des non-techniciens
- Votre système est trop faible ou trop robuste. Le bon dimensionnement d'un système pour votre processus et votre budget est important.
- Votre système est trop cher. Payez-vous plus de fonctionnalités que vous n'en avez besoin? Berry dit: «Lorsque vous parlez à un vendeur, rappelez-vous que c'est une vente … la nature est de« vendre ». Comprendre vos besoins vous aidera à ne pas être distrait par le« syndrome des objets brillants ».
- Votre système est périmé. Peut-être qu'il manque de nouvelles fonctionnalités. Il devrait être mis à jour régulièrement, soit par vous ou le vendeur. La plupart des systèmes en ligne se mettent à jour régulièrement. Juste être conscient de la façon dont votre système reste à jour.
- Votre système n'est plus pris en charge par le fournisseur. Berry dit que ce n'est pas commun, mais arrive, surtout si un plus petit fournisseur est acheté par un plus grand.
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Identifiez une équipe de parties prenantes.
Vous avez donc pris la décision de changer. Quelle est la prochaine?
Berry a déclaré: «Ce que nous voyons tout le temps, c'est que le directeur du développement décide d'obtenir un nouveau système, mais ne consulte pas le département marketing, le directeur exécutif ou le coordinateur des volontaires, qui utiliseront tous système. "
Comprenez vos processus actuels.
Dressez une liste détaillée de vos processus de collecte de fonds. Puis les standardiser. Évaluez tout ce que vous faites avec vos bases de données. Demandez pourquoi nous le faisons de cette façon? Devons-nous continuer à faire les choses de cette façon?
"La standardisation vous donne la flexibilité dans le choix d'un système … les systèmes moins chers n'offrent pas une grande flexibilité, donc moins il y a de" bizarreries ", mieux vaut rechercher les meilleures pratiques sur le terrain et éviter complètement procédures uniques. "
Éliminez les licenciements avant d'investir. Combien de fois entrez-vous une adresse par exemple … avez-vous besoin de? Ne portez pas sur des tactiques originales qui ont proliféré au fil des ans.Prioriser une liste de souhaits de fonctionnalités.
Rassemblez tous ceux qui utiliseront le système ou qui recevront des rapports. Faites un remue-méninges sur tout ce que vous pourriez vouloir, puis rangez ces caractéristiques. Déterminez ce dont vous avez absolument besoin, sans lequel le système est inutile. Faire cela d'abord vous empêchera d'aller dans un niveau de complexité qui pourrait ruiner votre budget.
Berry recommande de créer une liste à trois niveaux:De quoi avez-vous besoin, sinon le système est inutile?
Qu'est-ce qui serait bien d'avoir, mais n'est pas un briseur d'accord?
- Que voudriez-vous si l'argent n'était pas une option?
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- Ceci est une continuation de "Comment choisir le logiciel de gestion des donateurs pour votre but non lucratif."Comment savez-vous quand vous avez besoin d'un nouveau logiciel de gestion des donneurs, et comment choisissez-vous le bon système pour votre organisme à but non lucratif?
Utilisez Idéalware, ils ont fait la recherche fondamentale pour vous. réduit le champ, choisi des systèmes qui sont des systèmes de gestion des donateurs dédiés, puis retiré les dix meilleurs systèmes et fourni une liste des fonctionnalités.
Consultez le Guide du consommateur à faible coût Systèmes de gestion des donateurs.
Utilisez le rapport pour faire une liste de trois ou quatre systèmes viables.Planifiez les démonstrations des fournisseurs.
Certains fournisseurs viendront à vous, ou vous pouvez les consulter.
Assurez-vous d'utiliser de vrais exemples pour voir comment chaque système fonctionnera selon vos besoins, une aide précieuse est de trouver les six conseils d'Idealware pour naviguer dans la démonstration du fournisseur.
Classez les systèmes par rapport à votre liste de souhaits - fantaisie vs besoins de base et coût élevé vs abordable - et choisissez le bon système pour vous
Vous pourriez être en mesure d'acheter votre nouveau système avec une carte de crédit en ligne, mais les plus gros systèmes peuvent avoir un contrat qui doit être traité et signé.
Berry a déclaré: «Parfois, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système immédiatement, alors que d'autres systèmes doivent être personnalisés.DonorPerfect Online est bien connu pour personnaliser un système avant de commencer, alors que d'autres systèmes, tels que GiftWorks, sont faciles à utiliser dès le départ.
Certains systèmes vont créer un besoin d'embaucher un consultant pour se mettre en place. "
Berry suggère également ces articles sur le site Idealware:
Quatre directeurs dans le choix d'un système de gestion des donateurs > Dix erreurs communes dans la sélection des bases de données des donateurs
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À But non lucratif et à but non lucratif pour les organisations à but non lucratif
Doivent être claires sur ce qu'est un don restreint ou sans restriction. Ne pas le faire pourrait provoquer un contrecoup du donneur ou même des problèmes légaux.
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