Comment les gestionnaires empêchent la collaboration d'équipe (sans sens)

Ceci est un article de Jason Westland, PDG de ProjectManager. com.

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La collaboration reste le mot d'ordre managérial du moment . Tous les dirigeants veulent que leur équipe collabore, car nous avons tous lu comment la collaboration mène à l'innovation. Mais si vous avez essayé une variété de stratégies et d'outils de collaboration, et que vous n'obtenez tout simplement pas l'innovation ou le retour sur investissement (ROI) sur lesquels vous vous êtes appuyés … eh bien, que se passe-t-il?

Chaque manager sait que le leadership commence au sommet. Donc, la question doit être posée … Est-ce que vous pourrait être le problème?

Dans une récente étude que j'ai menée avec le groupe LinkedIn de plus de 300 000 chefs de projet et gestionnaires, j'ai été surpris d'apprendre que seulement 15% des personnes interrogées ont déclaré utiliser les fonctionnalités de collaboration de leur logiciel. .

Une autre étude de Harvard Business Review a exploré les raisons pour lesquelles les cadres supérieurs ne collaborent pas, et encore une autre étude HBR a exploré la possibilité que beaucoup de gens se sentent surchargés par les pratiques de collaboration promues par leurs organisations.

Se pourrait-il que les chefs de projet qui pourraient le plus bénéficier de la collaboration empêchent eux-mêmes leurs équipes de récolter les bénéfices de la collaboration?

Collaboration, défini

Avant d'aller plus loin, parlons de ce que je veux dire par collaboration, en particulier dans le contexte de l'innovation.

En tant que fondateur d'une société de logiciels, notre équipe est de plus en plus Agile dans nos méthodologies de développement.

Agile est une méthodologie de gestion de projets informatiques de manière collaborative et itérative. Il définit une rupture claire par rapport aux méthodes de gestion de projet descendantes traditionnelles pour les projets structurés de plus grande envergure où les gestionnaires de projet dictent un effort horaire et le plan est inflexible dans ses exigences de délais et de productibilité.

Agile a été félicité pour sa capacité à promouvoir l'innovation dans le développement de produits, car les équipes de projet peuvent être plus adaptables aux conditions changeantes du marché et aux perturbateurs potentiels.

Et d'autres équipes ont commencé à voir les avantages du processus collaboratif agile, en particulier lorsque différents domaines de pratique ou départements sont invités à contribuer au produit global.

Alors que certaines personnes se réfèrent à la collaboration strictement en termes de outils comme les applications sociales ou le ralentissement qui encouragent les conversations multipartites, ou strictement en termes de idées pratiques comme brainstorming ou des ateliers de réflexion sur la conception, je pense que la collaboration devrait être intégrée en tant que culture au sein de chaque organisation, afin de récolter les bénéfices et de dégager un retour sur investissement (ROI) clair.

En parlant de ROI

Selon l'étude HBR précitée explorant pourquoi les gestionnaires ne collaborent pas , l'auteur de l'étude et Heidi Gardner, professeur à Harvard, ont noté que des avantages financiers évidents mesuré correctement.

Son étude portait sur les organismes de services professionnels, comme les cabinets d'avocats et les cabinets de consultation, où l'on trouve traditionnellement un environnement très compétitif pour stimuler les ventes de clients individuels. Pourtant, même dans ces cultures, le revenu moyen des clients a augmenté de 4 fois, car un plus grand nombre de groupes de l'entreprise ont collaboré pour servir le client.

D'autres études ont abordé les avantages évidents du retour sur investissement: éviter les perturbations grâce à de meilleures pratiques de collaboration qui favorisent les interactions et interactions inter-équipes.

Le défi, selon Gardner et d'autres, consiste à mesurer la collaboration avec d'autres membres de l'équipe dans le cadre des revues annuelles afin que les avantages de la collaboration ne se ressentent pas seulement au niveau des entreprises mais aussi des incitations individuelles.

Comment les managers renversent inconsciemment la collaboration

Si vous êtes déjà un manager et que vos équipes collaborent, vous savez peut-être que la collaboration est parfois plus une distraction du travail quotidien que l'innovation semble difficile à quantifier.

En fait, parfois la collaboration ressemble énormément au jeu, pas au travail.

Pour certains managers, le fait de voir votre équipe de développement passer du temps dans la salle de repos avec les responsables de compte peut les amener à voir le rouge.

Personne ne semble fonctionner, peut-être parce que vous n'avez pas reçu le mémo sur cette réunion.

Ou peut-être, vous avez des collaborateurs vedettes … Les personnes de référence pour lesquelles tout le monde vient demander de l'aide et des commentaires sur leurs projets. Vous pourriez encourager les gens à se référer à cette personne à plusieurs reprises, sans vraiment penser à l'impact sur votre étoile. Elle pourrait se sentir surchargée par plusieurs demandes de réunions (à votre demande), mais accablée par sa propre charge de travail.

Vous la voyez rester en retard pour travailler sur ses tâches principales et penser, "Garçon, que Linda est vraiment dévouée. " Ce que vous ne voyez pas, c'est une étoile stressée au bord de l'épuisement professionnel.

Enfin, vous avez peut-être promu de nouveaux outils de collaboration pour favoriser la transparence dans l'ensemble de votre organisation. Ceci est censé être bon pour la collaboration. Pourtant, vous vous trouvez en sirotant un café chaque matin et en balayant le chatter pour des signes de mésanges de chat ou des conversations excessives sur les sports.

Ce refroidisseur d'eau virtuel a été promis d'être avantageux pour les affaires, mais il semble plutôt que rien ne se passe, mais bavardage inutile. Vous décidez de tenir une réunion d'entreprise pour transmettre vos préoccupations. Pendant ce temps, vous avez contrarié l'équipe qui a l'impression que vous les espionnez d'en haut.

Bientôt, toute collaboration effective est stoppée et une culture de méfiance a prévalu.

Alors, comment encouragez-vous (et n'empêchez pas) une culture de collaboration?

Vous devriez maintenant être convaincu que malgré quelques obstacles à franchir, la collaboration a plus de contre-coups que de contrefaçons lorsqu'elle est exécutée correctement.Mais comment commencez-vous à soutenir une culture de collaboration avec vos équipes et votre organisation afin que vous puissiez obtenir les avantages promis d'un retour sur investissement et d'une innovation accrus?

1. Promouvoir une communication transparente

Votre équipe ne collaborera pas si elle se sent incapable de communiquer librement sans censure. Mais la communication est plus que d'avoir accès à un outil de discussion. La communication est une voie à double sens, et un vrai leader écoute et promeut un libre échange d'idées tout le temps .

La collaboration est basée sur une communication qui sollicite la contribution de tous les membres de votre équipe, du haut vers le bas et à travers les silos, en particulier. Assurez-vous d'encourager verbalement et activement les communications interministérielles, et soyez ouvert à recevoir (et à agir) le produit de ces conversations.

2. Règles de configuration (et indicateurs clés de performance) pour la collaboration

Pour que la collaboration fonctionne, tout le monde doit avoir accès aux documents, aux personnes et à la liberté d'interagir avec les autres membres de l'organisation. Cependant, ils doivent également être habilités et encouragés à trouver leurs propres réponses et documents pour eux-mêmes , plutôt que de demander des conseils aux collaborateurs vedettes ou de leur donner ce document ou, en premier recours.

De plus, personne ne veut de surcharge de réunion. Il doit y avoir un objectif principal à la collaboration, avec des objectifs et des résultats définis qui peuvent être mesurés.

La collaboration nécessite des règles d'engagement. Il ne s'agit pas de saison ouverte à travers l'organisation. Mais définissez des processus structurés, des indicateurs de performance clés qui prennent en charge la collaboration et des outils pour interagir efficacement avec des équipes distantes et mondiales. Vous y trouverez des sessions de collaboration dédiées sur des objectifs ciblés avec des résultats mesurables.

3. Offrir de la formation

Il ne suffit pas de fournir des outils, il faut également offrir une formation en collaboration et l'utilisation d'outils qui favorisent la collaboration.

Modélisez les types de collaboration productive que vous espérez voir au sein de votre organisation, puis définissez la manière dont les autres peuvent répliquer votre modèle.

4. Construire la confiance

La collaboration exige beaucoup de confiance entre les équipes et les leaders. Culturellement, vous pourriez avoir des équipes qui ont de l'animosité envers les autres équipes. Et lorsque ces équipes sont dispersées à travers le monde, il peut être d'autant plus difficile d'établir cette confiance, car il est plus difficile d'en être témoin.

Tout d'abord, vous devez féliciter vos équipes pour leur collaboration et les récompenser lorsqu'elles atteignent leurs objectifs. Vous pouvez mettre en place des mesures incitatives basées sur le travail interministériel ou avec des équipes mondiales innovantes.

Mais il est essentiel de définir des objectifs clairs, afin que tout le monde sache comment ils peuvent mesurer leur propre performance collaborative. Cela peut se faire à travers une revue de portefeuille, ou à travers des données telles que des mesures définies sur la fidélisation de la clientèle ou de nouvelles ventes issues de missions inter-équipes.

L'objectif est de promouvoir une atmosphère où le succès est possible et mesurable grâce à des collaborations, et que les équipes sont récompensées de travailler ensemble, plutôt que contre une autre.

5. Avoir les bons outils en ligne

Une industrie artisanale d'outils en ligne a vu le jour récemment pour aider les équipes à communiquer de façon plus collaborative. Vous devez connaître ces applications et décider celles qui correspondent à vos pratiques de collaboration.

Regardez les outils que vous utilisez déjà et les fonctionnalités de collaboration intégrées à ces outils. Par exemple, dans le logiciel de gestion de projet que j'ai développé, nous avons une collaboration intégrée dans tous les aspects du projet, du niveau de la tâche jusqu'à un flux social global capturant toutes les conversations liées au projet.

Les équipes sont plus productives lorsqu'elles utilisent les outils intégrés dans des applications d'entreprise existantes, car les informations liées à ce travail sont regroupées au même endroit. Alors, voyez où vous avez des outils existants.

Mais il existe déjà des applications que votre équipe utilise déjà, que ce soit dans de petites grappes ou dans des équipes entières. Ne pas inhiber ces outils, les embrasser en les intégrant dans des outils existants, afin qu'ils puissent se lier à l'organisation mondiale.

L'essentiel:

En tant que PDG d'une équipe internationale, j'ai constaté que les méthodes collaboratives fonctionnent lorsque vous appliquez ces principes fondamentaux de collaboration. Les gestionnaires devraient consacrer l'investissement et le temps nécessaire pour que la collaboration produise des avantages et s'assurer qu'ils ne sont pas les obstacles.

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À propos de l'auteur:

Jason Westland est le PDG de ProjectManager. com. Jason a fondé ProjectManager. com en 2008. Il est l'auteur du best-seller "The Project Management Life Cycle" et écrit pour Computerworld et CIO Magazine.