ÉVénement Questions de planification à poser à vos clients potentiels

Vous ne pouvez pas gérer avec succès une entreprise de planification d'événements sans clients, vous devez donc impressionner chaque prospect qui se présente à vous. Mais le partenariat avec le mauvais client peut vous coûter du temps et de l'argent, qui pourraient tous deux être utilisés pour décrocher des projets plus adaptés.

La taille et la portée de tout événement peuvent changer rapidement, et vous devez vous sentir à l'aise avec la personne qui paie les factures. C'est pourquoi votre entrevue initiale avec le client est si importante.

Si vous n'obtenez pas les réponses dont vous avez besoin, ou si les choses vous semblent bizarres, vous voudrez peut-être prendre vos services ailleurs pour éviter une catastrophe.

Vous trouverez ci-dessous les questions clés que les planificateurs devraient poser avant d'établir un contrat pour leur client.

Quelle est la date et l'emplacement prévus pour votre événement?

C'est peut-être la question la plus élémentaire, mais il est important que votre client fournisse une réponse directe. Ce peut être un mauvais signe si vous sentez beaucoup d'indécision ou de conflit avec ce sujet. Maintenant, bien sûr, certains clients auront besoin de votre aide pour choisir un lieu, mais ils devraient vraiment avoir au moins quelques endroits à l'esprit. Vous pouvez passer beaucoup de temps à magasiner, et vous dépenserez encore plus si le client n'a aucune idée de ce qu'il veut.

Combien d'invités assisteront à l'événement?

La différence de coût entre 200 et 500 participants est énorme, donc si un client potentiel vous donne un compte étendu, alors ils n'ont probablement pas fait de recherche sur les coûts.

Dans ce cas, vous voulez immédiatement passer à la question suivante de la liste.

Quel est votre budget par personne?

Je préfère mener une enquête budgétaire «par personne», car elle permet de mieux comprendre la réflexion du client sur l'événement. Réponses avec des numéros de couverture comme 5 000 $ ou 20 000 $ sont trop éloignés de l'expérience de l'invité.

Quel que soit le nombre de chiffres que votre client utilise pour représenter son budget, vous devez le ventiler en un tarif par personne afin que chacun de vous puisse voir avec quoi vous devez vraiment travailler.

Quels sont les 3 éléments indispensables à votre événement?

Une fois que vous en savez plus sur le budget, il est temps de déterminer s'il est suffisamment grand pour répondre aux attentes de vos clients. Les must-haves peuvent présenter un obstacle majeur dans certaines situations. Imaginez que votre client souhaite qu'une célébrité particulière se produise lors de son événement, mais il n'a aucune idée du coût ou de la disponibilité de cette personne. Ce sont les types de problèmes que vous devez résoudre au début, et vous ne pouvez pas toujours compter sur le client pour les mentionner.

Quelles sont les 3 choses que vous ne voulez pas lors de votre événement?

Bien que très similaire à la question précédente, l'ajout de la connotation négative peut donner une meilleure idée au planificateur.Dire par exemple que le client est catégoriquement contre le service de poulet pour le dîner. Une répercussion de cela serait une augmentation des coûts de la nourriture. Sans poulet en option, vous devrez considérer le boeuf ou le poisson, qui sont généralement plus chers. Comprendre comment une «liste de non-non» affecte la vue d'ensemble est une compétence critique dans l'évaluation de la compatibilité du client.

Le vieux dicton de ne pas avoir de gâteau et de le manger illustre aussi parfaitement ce point.

Ces cinq questions simples de planification d'événements vous en diront long sur votre client avant que vous ne décidiez de travailler ensemble. Et même si de nouvelles perspectives sont essentielles à votre activité événementielle, le mauvais type de client consommera toutes vos ressources et vous coûtera de l'argent à long terme.