Courriel Étiquette - Règles de correspondance commerciale

Beaucoup de gens qui envoient des courriels d'affaires par courrier électronique ne se rendent pas compte qu'il y a une grande différence entre les utiliser à cette fin et pour communiquer avec leurs amis et leur famille. Lorsque vous envoyez un message à un ami ou un parent, vous pouvez être assez décontracté. Vous pouvez utiliser l'argot si vous le souhaitez ou même le pimenter avec un langage inapproprié si vous savez que le destinataire n'aura pas de problème avec cela. En d'autres termes, vous pouvez écrire comme si vous parliez à cette personne.

La correspondance d'affaires est très différente. Une bonne étiquette d'email, en fait l'étiquette d'affaires en général, dicte que vous vous conduisez avec professionnalisme. Lorsque vous êtes trop décontracté, utilisez un langage argotique ou un langage inapproprié, ou envoyez des messages remplis d'erreurs, cela laisse une mauvaise impression sur les destinataires de votre message. Voici quelques règles de base de l'étiquette d'email.

Mind Your Manners

Même dans un monde où nous semblons toujours pressés de faire les choses le plus vite possible pour que nous puissions passer à la tâche suivante, les bonnes manières n'ont pas sorti du style. Vous n'aurez pas l'air démodé si vous utilisez toujours les mots «s'il vous plaît» et «merci». Votre destinataire appréciera votre politesse.

Une autre façon de montrer les bonnes manières est de s'adresser à des personnes que vous ne connaissez pas, ou seulement d'avoir une relation officielle avec, par exemple, leur nom et prénom, M. White ou Mme Gray. Si le destinataire de votre e-mail préfère être appelé par son prénom, il ou elle vous corrigera probablement.

Lorsque vous répondez à un e-mail et que l'expéditeur du message d'origine n'a utilisé que son prénom, vous pouvez en toute sécurité supposer qu'il est également possible d'utiliser le prénom de cette personne.

Regardez votre voix

La tonalité est celle d'un locuteur ou, dans le cas d'un courriel, d'un écrivain, d'une façon d'exprimer son attitude. C'est une chose difficile à transmettre par écrit, mais vous pouvez généralement obtenir le ton correct en relisant votre message plusieurs fois avant de cliquer sur Envoyer.

Assurez-vous que vous êtes respectueux, amical et accessible. Vous ne voulez pas paraître brusque ou exigeant.

Si vous écrivez à quelqu'un avec qui vous avez déjà communiqué, commencez par quelque chose d'amical comme "J'espère que vous allez bien". Les auteurs d'e-mails utilisent souvent des émoticônes ou des emoji pour exprimer un sentiment particulier: heureux, triste, confus ou excité. Utilisez un bon jugement ici. Si vous écrivez à quelqu'un fréquemment et avez une relation moins formelle avec lui, alors les émoticônes et les emoji peuvent être corrects. Pour les courriels officiels, par exemple, lorsque vous écrivez à un employeur éventuel, ne tenez compte que des mots.

Il est toujours considéré que l'étiquette d'email pauvre emploie toutes les lettres majuscules. On dirait que vous criez. N'utilisez pas non plus toutes les lettres minuscules.Certaines personnes disent que cela donnera l'impression que vous marmonnez.

Soyez concis

Le temps de chacun est précieux et vous devriez le respecter. Votre destinataire peut avoir juste un moment pour lire votre email et y répondre. Lorsque vous rédigez votre message, soyez aussi bref que possible tout en veillant à inclure toute l'information pertinente. Fournissez autant de détails que votre lecteur aura besoin de comprendre ce que vous essayez de transmettre.

Évitez d'utiliser les abréviations textuelles

En tant que société qui consacre beaucoup de temps à l'envoi de textos sur les téléphones, nous nous sommes habitués à utiliser des abréviations pour un mot de deux lettres ou plus.

Nous utilisons U au lieu de vous, UR au lieu de votre, 2 au lieu de ou, plz au lieu de s'il vous plaît, et merci au lieu de merci. C'est bien si votre destinataire est un ami. Le courrier électronique professionnel devrait être plus formel. Bien sûr, les abréviations couramment utilisées telles que M. et Mme, FYI (pour votre information), inc. , et etc sont bien.

Utiliser une adresse e-mail professionnelle

Utilisez toujours l'adresse e-mail que votre employeur vous a assignée pour la correspondance professionnelle, mais évitez de l'utiliser à d'autres fins. Par exemple, si vous recherchez un emploi, utilisez un compte de messagerie personnel, mais assurez-vous que votre adresse est professionnelle. Considérez ce qu'il dit de vous. Êtes-vous un sexymom @ isp. com ou hotdad @ isp. com? Peut être. Mais voulez-vous qu'un employeur éventuel le pense? Pensez à obtenir une adresse qui utilise votre prénom et votre nom de famille ou votre nom complet.

Si vous êtes tellement attaché à votre adresse que vous ne souhaitez pas la modifier, pensez à en ajouter une seconde pour un usage professionnel uniquement. Si votre FAI (fournisseur d'accès Internet) ne fournit qu'une seule adresse, cherchez à obtenir un compte gratuit.

Rappelez-vous que l'orthographe et la grammaire

Relisez toujours votre courriel avec soin. Vous voulez être attentif à l'orthographe correcte et à la grammaire correcte. Utilisez un vérificateur d'orthographe automatique si vous le souhaitez, mais faites attention à ne pas trop compter dessus. Si vous utilisez une mauvaise orthographe pour une utilisation particulière d'un mot, par exemple, deux contre ou trop, cela ne reprendra pas votre erreur. N'essayez pas de deviner l'orthographe d'un mot. Vous devriez le rechercher dans un dictionnaire en ligne gratuit.

Une bonne grammaire est essentielle. Vous pouvez utiliser des contractions lorsque vous souhaitez transmettre un ton plus conversationnel. N'utilisez jamais d'argot ou de langage offensant.